归档文件整理规则.pptVIP

▲ 《规则》选择了年度、保管期限和机构（问题）作为通用的分类方法，因为这3种分类方法在各级企事业单位档案部门使用率最高。 ◆ 特别注意：保管期限、年度是必选项，任何复分式分类法都必须具备，也就是说任何单位整理归档文件都必须分年度、保管期限进行。机构（问题）作为选择项。 （三）排列 ★ 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 ★（四）编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。 ▲ 编号是指将归档文件在全宗中的位置标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。目的是为了固定归档文件在全宗中的位置。 ▲编号项目的作用与档号作用相似，作为存取档案的标识，并具有统计、监督作用。 ▲加盖归档章 归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项(如图所示)。 归档章图示: 16 8 3×15 单位：mm 比例：1:1 （全宗号） （年度） （室编件号） *（机构或问题） （保管期限） （馆编件号） （五）编目 ★编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。 ★归档文件应逐件编目。 ▲ 《规则》中的编目是指编制归档文件目录。 ▲编目以“件”为单位进行，在目录中“一件”只体现为一条条目。 ★归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。(如图所示)。 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 归档文件目录式样 ★归档文件目录：应单独装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(如图所示)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 *全宗名称 ____________ *年 度 ____________ *保管期限 ____________ *机构（问题）_________ 归档文件目录 归档文件目录封面 ◆《意见》第十八条：归档文件目录应一式两份，一份装订成册作为对外查阅的检索工具，一份装入所对应的盒内作为盒内目录备查。归档文件目录在区分保管期限后，可一年一本或几年一本。 ★（六）装盒：将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。 归档文件应严格按照室编件号的顺序装入档案盒，与归档文件目录中相应条目的排列顺序相一致，以保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。 装盒时，应按照分类方法的不同，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。 装盒的具体要求： （1）不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒； （2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； （3）不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 ★档案盒： 档案盒封面应标明全宗名称。档案盒的外形尺寸为310mmX220mm（长X宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等(如图所示) （全宗名称） 归档盒封面式样 ★ 档案盒按照摆放方式的不同，可以分为竖式和横式两种，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项(如图所示)。 全宗号 年度 保管期限 *机构（问题） 室 馆 盒号 起止件号 档案盒盒脊式样 ★ 备考表：置于盒内文件之后， 项目包括盒内文件说明、整理人、检查人和日期。 (1)盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 (2)整理人：填写负责整理归档文件的人员姓名，以明确责任。 (3)检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，以示对整理质量的监督检查；也可与机关内部机构负责人联署。 (4)日期：填写文件整理完毕的日期。 备考表 盒内文件情况说明：