国际会议开幕式管理流程.docxVIP

国际会议的大型活动现场管理 工作步骤 第一步 策划开幕式的程序并编制开幕式工作计划。 会议组织委员会召开会议策划程序、编制工作计划并确定邀请贵宾名单。 第二步 邀请出席开幕式的贵宾。 按名单发出邀请。 一一落实贵宾参加开幕式的情况。 第三步 调整开幕式程序。 根据邀请到的贵宾调整开幕式程序和工作计划。 开幕式的程序要在会议日程手册上公布。 第四步 设计背景板、横幅、桌签和开幕式请柬。 第五步 布置开幕式会场。 主席台的布置。 代表席的布置。 记者活动管理设备的安装和测试。 第六步 开幕式的现场管理。 贵宾活动管理。 会议代表管理。 记者活动管理。 安全保卫管理。 车辆安排和交通管理。 特别提示 邀请贵宾参加开幕式是一件政策性很强的工作，要安排有经验的工作人员负责。 由于邀请贵宾的变化引起开幕式活动程序相应变化，新的开幕式程序要摆放在会场入口处。 开幕式的持续时间尽量不要超过30分钟。 国际会议开幕式是所有国际会议活动中重要的活动，有的开幕式甚至有多位国家领导出席，需要认真策划和仔细安排，特别需要加强现场管理。 开幕式的时间 国际会议开幕式既可以安排在会议专业交流活动正式开始前一天的下午，也可以安排在会议专业交流活动正式开始的第一天上午，时间通常是由东道国会议组织者来决定。例如，国际自控联合会在美国举办第1 3届大会时，开幕式就是安排在会议正式开始前一天的晚上，而第14届大会在我国举办时就是安排在会议正式开始的第一天上午。如果开幕式安排在上午，出席了会议开幕式的代表人数就会比安排在前一天时要多一些。这是因为来自世界各国的会议代表搭乘的航班有许多是在傍晚之后到达，这部分代表就没有机会参加会议开始前一晚的开幕式。 开幕式的地点 开幕式的地点取决于会议代表的人数。在举办大型会议时，经常会出现人数多而用于开幕式的会场小的情况。有的国家在举办大型国际会议时将开幕式安排到体育馆或者国家音乐厅。而目前在北京举办大型会议最多的北京国际会议中心，容量最大的1号会议厅总共可容纳2 500人，若会议规模超过这个规模，一种方式是将开幕式安排到其他场所，如在人民大会堂举办，这需要安排接送车辆，增加了会议的开支和管理的难度。另一种就是采用主会场和分会场并用方式，主会场举办开幕式，分会场采用电视技术进行现场直播。2004年北京国际会议中心举办第28届国际心理大会的开幕式，将近4500名代表参加，会议组织者安排在1号会议厅举办开幕式，将可容纳600人的2号会议厅和可容纳1000人的17号会议厅作为两个分会场进行现场直播，效果也比较理想，甚至有些代表就在走廊席地而坐，收看电视转播。 开幕式会场布置 国际会议开幕式的会场布置比较简单，形式也基本相同，主要包括主席台的布置和代表席的布置等内容。 (1)主席台的布置 会场的标志物是背景板或横幅。背景板是最近十几年流行起来的，大型国际会议都采用这种方式。通常，能够举办大型会议的会场都有固定尺寸的背景板，会议只要按照这个尺寸制作有关内容即可。背景板由3部分内容组成。意识会议的会徽和有关组织的徽章；二是会议的（中英文）名称、缩写和会议举办时间和地点；三是会议的主办单位。背景板的设计要简洁、色彩明快、主色调应与各轮通知书封面的色调相同。横幅的制作相对简单，颜色选用以红色居多，有些会议也选用其他颜色。为了醒目，横幅上的字一般均采用白色，内容是会议的（中英文）名称。根据不同会议的要求，主席台有各种各样的布置方式。最常用的方式是在主席台的中央正前方摆设长条桌．长度根据主席台的就座人数而定。长条桌上摆放桌签、鲜花、茶杯或矿泉水、会议专用的纸和笔等。会议主持人通常坐在长条桌的一侧，座位处摆放台式麦克风。长条桌后侧摆放椅子，长条桌的前侧摆放花草。桌签的制作也非常简单，将人员姓名打印在纸上，插在有机玻璃制作的标准桌签壳中即可。人名的用法有下列几种方式：全部用英文，中国人用中文而外国人用英文，全部用中英文目中文在上、英文在下。主席台右侧摆放1个讲台和1个台式麦克风，讲台上摆放灯和鲜花。 (2)代表席的布置 会议代表席的布置采用如下两种方式：工作性质的国际会议通常用课堂式；而交流性质的国际会议选用剧院式。代表席可以分成3部分，贵宾席、代表席和记者席。贵宾席一般安排在会场中区前几排，为了表示对贵宾的尊重，有的会议还在座位前摆上长条桌，摆成课堂式，桌上摆放桌签和饮料。桌子两侧竖立指示标牌．采用中英文两种文字书写“贵宾席和Reserved for VIP”。代表席通常要按剧院式摆放座位，座位的数量应比代表人数略多一些。在面积允许的情况下，排与排之间的距离应尽可能摆放得宽一些。横向和纵向都要留出必要的通道。参加重要国际会议开幕式的记者很多，有时可达上百人，这么多的人在会场走来走去，会议将无法正常进行。会