如何做好办公室任工作.docVIP

如何做好办公室主任工作 ?? ????????? 办公室是企业行政管理的综合部门，也是一个承上启下、协调各方的综合办事机构，是上情下达、下情上达的枢纽，是一个单位的窗口，其主要职能是管理日常事务、搞好服务、当好领导参谋、上传下达及综合协调。要着重搞好以下几个方面的协调工作： ????第一方面，强化服务意识，搞好各部门之间的协调工作。办公室处于承上启下，联系内外，沟通左右的信息网络中心，应该综合信息，及时汇总、分析、筛选，提交主管领导，作为主管领导了解工作或修正决策的依据。同时，要协助领导对各方面的工作做出妥善的安排，再将有关信息传递回有关部门，使整个业务、管理部门形成一个完整的、协调一致的、有效运转的循环系统。坚持从实际出发，实事求是，顾全大局，统筹安排。 ????第二方面，注重综合协调，为各部门服务。协调上下左右关系是一项重要职能。在具体工作中，要做到以下工作： ????首先，办公室是具体办事部门，要严格按领导意图办事，不随意表态，不擅作主张。要注意自身形象，坚持做到不越权限，不超出自己的工作范畴，未经过领导允许，不擅自作出超越权限的决定。办公室只能按照工作流程，按照制度处理出现的问题。但是，要主动引导各部门在工作中放宽思路，在原则下灵活处理工作事务。做到“既主动，又不越权”的原则。 ????二、对协调的事项，在确定处理方法之后，积极主动地开展工作； ????三、坚持原则、秉公办事、把握全局是办公室工作的基本。坚持局部利益服从全局利益，确保总体奋斗目标的实现，从全局出发进行协调，这样才能使协调工作顺利完成而有意义。 ????四、注重调查，加强沟通。在协调处理问题的过程中，坚持深入实际，尽可能搜集第一手材料，多找有关单位沟通，决不当然断事，力求做到协调工作有理有据，处理问题不留隐患，不留后遗症。 ????第三方面，树立团队力量意识，增强各部门之间的团结，注意做好领导之间的协调。办公室在履行“管理事务、服务企业”职能过程中，经常来往于各个部门、各分管领导之间。 ????在各个部门之间，办公室应该做到将各个部门业务信息沟通和汇总，及时上报总经理管理决策层，或者在制度、工作流程的框架下，在权限之内，引导各个部门相互协作，完成业务目标值。 ????办公室工作人员穿梭在各分管领导之间，做到只能传递工作信息，反映业务情况，以及分管领导对业务的处理决定。这些事情处理不当，会造成工作上的矛盾，影响领导之间的团结。做好领导之间的协调，是一项十分重要的工作。为此，要从以下入手： ????一、要事事处处维护领导集体的团结。领导有分工不同的工作。因此，办公室在请示、报告工作时应注意对口，不得越级请示，严禁多头请示。在转达领导之间的意见时，可用委婉的征询的语气，准确地表达各方的意见。当领导之间的意见不一致时，应不偏不倚地当好参谋，根据多方的意见和客观实际，婉转如实地提出自己的看法，求取领导之间意见的一致。当两个或两个以上领导下达的指示相互矛盾，或者不统一的时候，应及时请示主持全面工作的领导裁决，并向其他领导人作必要的解释。 ????二、要设法避免和缓解领导之间的矛盾。办公室工作做得好不好，很大程度上取决于领导之间的关系顺不顺。因此，应设法做好避免和缓解领导之间矛盾的工作。在处理某些问题时，如果领导之间的分歧是原则问题，办公室应该协调各方领导在和谐的会议气氛中磋商，以求达成一致，同时，尽可能向领导提供一些办事的法律、政策规定与事实根据，达到不误工作任务的完成，又让领导在法律、政策规定和事实根据的情况下自行淡化、消除矛盾，处理好业务。 ?三、提高效率意识，努力做好办公室内部关系的协调和基础工作。 ????做到文档归类，专人管理。事事有记录，做到行政公务凭证化。 ????1.会议应该有会议记录，必要时要出会议纪要。 ????2.公章使用记录制度化，即有批准、有使用签名；公章使用应该严格按照《公章管理条例》。 ????3.文档使用登记制度化，不论是谁，公司所有文档，如果相关人员需要使用，则应该办理借阅登记。 ????4.公司下级机构或者派出机构，上报办公室所有信息，应该以标准A3纸张书面报告，并签上报告人的姓名。这样做到办公室处理事务有凭据，文档归类可以标准化，同时也可以提高工作效率。 ????第四方面，办公室是一个具体办理实际事务的机构，人员少，事务繁杂。因此，要做到用最少的人，干最多的事，工作有节奏、有计划、有组织步骤，这就需要努力搞好内部的自我调节和协调。 ????1.明确人员分工，确定工作目标，落实岗位责任制。只有这样才能按各自的工作分工和岗位职能保持正常的运转，才能使整个运行机体处于最佳的工作状态。同时，在工作上应配合默契，取长补短，在承担重大工作任务或组织大型活动时，应打破分工界限，全员动手，密切配合，形成一体化工作群体； 2.办公室工作人员要相互