办公室管理方案(草案)规划书.docxVIP

办公室管理方案（草案）规划书 目 录 壹 库管………………………………………………………………1-4 二 人事专员…………………………………………………………5-10 三 项目经理……………………………………………………… 11-12 四 外勤专员……………………………………………………… 13-13 五 财务专员……………………………………………………… 14-14 六 行政助理………………………………………………………15-16 七 总负责人………………………………………………………17-17 八 采购专员………………………………………………………18-18 九 报名负责人……………………………………………………19-19 十 名词解释………………………………………………………20-20 壹 库管 （1）现场整理资料确保甲方携带所需资料 （2）与招标项目有关文件的整理 （3）发现与排除隐患 （4）及时对物品安排出入库，并对物品完好性负责 （5）及时整理仓库之外的物品，可重复使用的应入库 （6）定期清理库房。 （7）根据公司需要参加招标会和各种公共活动。 = 1 \* GB3 ①招标会结束返回后库管应立即整理招标文件和投标文件以及 电子版档案归档，同时填写《投标文件入库登记表》和《电子档案入 库登记表》。招标文件和报名资料等由库管交予项目经理予以整理， 同时库管对项目经理所整理的招标文件、评审报告和报名资料以及电 子档案等文件提醒其归档入库。 = 2 \* GB3 ②内部相关人员在长时间借用已入库的相关项目文件时，由 库管提供相应的借阅表格，借阅人应按照表格的要求填写所要借阅相 关项目的详细内容，之后由库管根据所填内容向借阅人提供相应的文 件，借阅人须签字确认，并负有按时、完好的归还所借阅文件的责任。 借阅人有权利当场查看所借阅文件的完好性，有权利拒绝借阅现场发 现已损坏的文件等（非人为原因造成的情况除外）。 内部相关人员在短时间内借阅已入库的相关项目文件时，库 管只需按照借阅人提供的文件名称借阅相关的文件并督促借阅人及时 归还所借阅文件，之后由库管登记相关借阅情况并记录入册。 库管在发生借阅后，如有特殊情况离场，相关借阅文件应由 借阅人暂时保管，待库管返回后应及时归还，并由库管注明相关情况。 借阅人在借阅发生后，如有特殊情况离场，应妥善保存所借 阅的文件，并对此期间借阅的文件无条件负责。借阅人在返回后根据 实际情况决定是否继续借阅或归还。所借阅的文件须在下午下班前归 档，如有续借的需求可于第二天继续借阅该文件。 = 3 \* GB3 ③库管即时核对各个登记表中登记不清楚、未归还、破损的文件， 以便第一时间进行妥当处置。 在一个月要有俩次整理库房和查验安全隐患的工作安排，对可能 出现的问题或已出现的问题根据出现问题的原因进行解决。 = 4 \* GB3 ④库管在采购专员采购回所需办公耗材或固定资产后，有需要归 库的须采购专员填写《办公用品入库登记表》。经查验入库的办公耗 材或固定资产完好符合入库条件后，采购专员签字确认即可入库。 人事专员或相关人员领取办公耗材或固定资产时，需要填写《办 公用品出库登记表》。其有权利查验所领取的办公耗材或固定资产是 否完好，如完好即签字确认。否则有权利要求调换或拒绝领取。 在库存期间损坏的办公耗材或固定资产，库管须上报领导。经查 实为非管理不当造成损坏的，填写《固定资产与办公用品报废登记表》 后经领导签字确认后按废品处理；经查实为管理不当所造成损失的， 须库管人员写一份总结改进管理方法的书面检讨书呈交领导和接受相 关数额的罚款。 = 5 \* GB3 ⑤如发现办公室等场所有暂时用不上的物品或将要报销的物品有 可用部分时，库管应将其入库并登记备案，以备不时之需。 = 6 \* GB3 ⑥库管对办公室所有的办公耗材和固定资产进行登记造册，同时 登记所有物品的使用者和物品的现状。对可以修复的进行修理，无法 修复的进行报废。 在填写《固定资产和办公用品报废登记表》后，由领导根据实际情况 进行查验，经确认无误后签字报废。 = 7 \* GB3 ⑦库管根据公司要求参加招标会和其他活动。 二 人事专员 （1）统一管理通用的办公耗材和固定资产， （2）对岗位新员工和老员工的有效管理 （3）招聘内容的编写 （4）招聘新员工和组织对新员工的培训以及定期组织对员工的培训。 （5）各种与工作相关的表格的制定 （6）绩效考核 （7）简报的报送 （8）会议的安排 （9）根据公司的需要参加招标会和各种公共活动。 = 1 \* GB3 ①员工有采购新办公用品的需求时，由人事专员根据实际情况鉴 定是否需要进行采购；