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《办公室6s(正式)》课件
张贴和看板的要求 1.清理过期的张贴物。 2.所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域; 3.公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上,不可有随处张贴的现象。 4.工作台需要张贴物(备忘录等)不可以随意贴,要有规定位置,规定数量贴附玻璃窗上不宜张贴通知资料。 5.保持看板的清洁。 四.电脑文件6S 1、建立电脑文件目录文档 2、个人文件与公司文件区分放置,并标识清楚个人文件不做要求 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚(思路见后) 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚 C盘 我的文档 私人文件 *****文件 品质文件 培训文件 JIT文件 *****文件 效率文件 电脑文件分类 (例): 美克工厂JIT文件分类实例 五. 其他管理对象 1 、茶具、水杯的定点放置 设立饮水区,将茶具,水杯定点放置,让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。如果将水杯放在台面,也不要用画框线的办法来定位,那样很不美观,可以采用其他方法,如用杯垫的形式。 2 、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识 办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线,但放置的位置一定要合理。 五. 其他管理对象 3、办公用品的标识 五. 其他管理对象 不利于6S的问题: 个人办公桌内办公用品太多,使用过程中浪费大(没有用完就过期或作废); 办公用品重复库存多(公司、部门、班组、个人层层库存); 办公用品品种繁多,购买的随意性大。 办公用品控制途径: 尽可能控制个人持有量; 尽可能让办公用品发挥最大的功效; 最大限度的减少办公用品的品种; 最大限度的减少办公用品库存; 6S管理之 文件 6S 文件6S的目的 1.文件的共享和有效利用 2.减少寻找文件的时间,提高工作效率 3.办公室空间的有效利用 4.办公环境的改善 5.提高办公效率 办公室文件资料6S的基本原则 1.文件不重复保管:一种文件只在一个位置保管 2.对原件实施管理:不随意复印或使用复印件 3.分类归档管理:不要使文件私有化 4.文件统一规格:原则上统一为A4纸 5.简化报告文件:原则上报告限定在1~2张A4纸 6.文件去放方便:能够快速的取出保管文件 一.整理:留下有必要保管的文件 明确哪一类文件需要,哪一类文件不需要。无效和不需要的文件及时清理。明确废弃基准是必要的。 (1)使用之后废弃 (2)保管后废弃 (3)保管、保存后废弃 二.整顿:将文件分门别类,归入文件夹,文件架,并做好标识 1.使用合适的文件夹 2.在文件夹的封面,侧面上注明类别名称,保管担当,保管期限 3.在首页建立目录表,必要时每一类设一张分页纸,便于迅速寻找 4.设置专门的文件柜存放文件 参考范例 6S管理之办公室6S 推进6S目标 提高工作效率 建立舒适办公环境 改善和提高企业形象 提高员工精神面貌和组织能力 确保安全,减少隐患 目录 一、办公室6S的八大原则 二、文件夹管理标识方法 三、公共区域的管理 四、电脑文件的6S 五、其它管理对象 六、文件6S 七、其它(范例等) 1.共独明确 共:公共使用; 独:个人使用; 公共使用的放在所有人都方便去拿地方,个人专用的放在他的附近。 一、办公室6S的八大原则 4、资料分类 文件资料要分类整理放置,通过行迹管理等方法,使文件拿走了能够马上发现。 PS:行迹管理是指 一、办公室6S的八大原则 5、桌面整理 桌面允许放置的物品(较长时间离开时): 文件夹(盒); 电话机(传真机); 文具盒(笔筒); 电脑; 水杯; 台历。 桌面文件夹需明确文件夹处理状态(待处理、处理中、已处理)。 一、办公室6S的八大原则 6、抽屉物品 抽屉的整理、整顿: 不要的或不应该放在抽屉内的物品清除; 抽屉内物品要分类,做分类标示; 办公用品放置有序; 个人用品放置在底层; 有措施防止物品来回滑动。 一、办公室6S的八大原则 参考范例 7、墙面张贴 在墙上随意张贴的做法必须纠正 公告尽量使用看板方式 一、办公室6S的八大原则 8、公告管理 公告栏规划要美观大方,明确管理责任人,发布的信息要明确张贴期限。 对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来,提高工作效率和管理透明度。 一、办公室6S的八大原则 1 、外部标识 侧面标识要素: 文件夹序号; 文件夹名称; 文件夹管理部门; 文件夹管理责任人。 正面标识: 正面标识一般可省略; 在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。 1文件名称 部门 管理人 二、文件夹标识方法 2、扉页索引 在文件夹的扉页(或文件盒的
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