内部信息沟通管理办法.docx

文件编号： 版 本 号： V1.0 内部信息沟通管理办法 状 态： 草稿 页 次： 第PAGE \* MERGEFORMAT- 8 -页 共NUMPAGES \* Arabic \* MERGEFORMAT8页 AUTONET 内部信息沟通管理办法 文件编号：*********** [经营管理部] 2013-01-17 版本修订历史记录 版本号 修订内容 修订者 修订时间 V1.0 初稿 2013-1-17 拟 制: 部门主管： 会 签： 签发核准： 发布日期： 内部信息沟通管理办法 总则 目的：为提高工作效率，建立公司内部正常、顺畅的沟通渠道，根据公司管理要求及公司实际工作的需要，特制定本办法； 解释：本办法自发布日起开始执行，由经营管理部负责解释修订； 沟通渠道 会议沟通 会议种类及要求 例会 A 部门例会：每周一各部门召开部门例会，由部门负责人召集，进行部门工作总结并确认本周工作计划安排； B 公司例会：每周二 9:30召开公司例会，由经营管理部召集，进行上周工作汇报及本周工作计划沟通； 临时性会议：由总经理或相关权责主管依需要临时召集，包含经营会议、工作汇报、项目会议、各评审会议、头脑风暴会议等； 会议管理 例行性会议如有变更原则上应提前半个工作日通知，如无变更则不另行通知； 发起非常规临时性会议原则上应至少提前1小时通知与会人员,并且应采用邮件及口头并行方式通知（邮件中须明确会议时间、地点、与会人、会议主题及会议议程）； 与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)，确保会议效果；在公司级会议中未按要求提交资料者，将依照规定通报并给予行政处罚； 主持人及会议室管理人员应提前进行会场布置（具体参照《会议管理制度》）； 与会人员须准时出席并签到，因故无法到会者,须提前向主持人请假并取得许可，或派代理人出席(代理人应向主持人报备)，迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意； 由会议主持人把控整体会议进度，讨论范围需紧扣主题，并尽量在规定的时间内结束会议； 各类会议由主持人指定人员做《会议记录》，（副）总经理主持召集的会议原则上由总经理秘书负责《会议记录》；重要会议的《会议记录》，经主持人签名确认后，由会议记录者发放给与会人员及相关人员； 会议决议及相关工作安排，应由会议记录者在会议结束一个工作日内发布《会议决议事项追踪表》，明确责任人及追踪人，并及时将事项结果反馈给相关人员； 会议决议的落实实施情况，应作为下次会议议题之一。 文件 规章、制度类 此类文件包含红头文件、各种规章制度流程、规范、标准等，需统一使用公司模板及标准格式并严格按照文控制度完成会签、审批流程； 此类文件须在受控条件下通过邮件及OA两种形式发布，并且仅限在受控级别内流通，严禁外泄； 公司制定的制度规章等，由经营管理部统一颁布、发放，相关人员需仔细学习阅读，并严格遵守。 公告、联络、通知类 此类文书包含各种公告、通知、联络函、指令、呈报等，需按其级别完成相应的签发流程，建议使用统一公司模板及格式； 公司范围的公告、通知类文书需同时通过公告栏、OA和邮件的方式通知到相关部门及个人，尽量覆盖较为全面的范围，避免信息遗漏； 各部门之间、上下级之间的具体事务联络、指令传达呈报等事宜建议使用电子文件进行沟通、传递。 签（呈）、报告、报表类 此类文件包含下级呈报上级，下属部门呈报直接主管部门，各级主管向公司或总经理的述职报告、专项工作汇报、签呈及各项业务报表等，分为定期及不定期的呈递； 须定期呈报有： 报告/报表 形式 提报周期 报告对象 级别 公司大事记周报 报告 次/周 公司管理层及各经理人 公司级 部门周工作计划及汇报 报告 次/周 总经办/经管部收集 公司级 项目流转报告/项目周报 报告 次/周 公司管理层及各经理人 公司级 部门月度工作计划汇报 报告 次/月 总经办/经管部收集 公司级 业务体系数据报表 报表 次/月、年终 经管部收集 公司级 财务体系数据报表 报表 次/月、年终 经管部收集 公司级 供应链体系数据报表 报表 次/月、年终 经管部收集 公司级 部门工作分析报告 报告 次/季度、年终 总经办/经管部收集 公司级 个人周工作计划汇报 报告 次/周 部门负责人 部门级 个人月度工作计划 报告 次/月 部门负责人 部门级 不定期呈报：根据公司管理需要，临时组织呈报的文件，包含专项工作报告、具体事项呈报核准、项目评审报告等。 非正规场合、形式的沟通 交流沟通：除工作接触外，各级主管应定期或不定期与下属进行交谈沟通，以增进彼此了解，掌握各层次人员的动态信息，帮助决策层把握方向，适当准确地制定相关政策 沟通建议： 总经理同各中心负责人等直接部属每个月应有一次交谈沟通，总经理同下二级部属，