会议管理实务(项目三).pptVIP

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(3) 合理调度:根据身份、规模确定交通用车;能固定车辆的尽可能固定;印发车辆通行证;专人负责会场周围交通指挥和管理 (4) 加强驾驶人员管理:车辆调度表发给每一位司机;元有安排出现变化时提前告知司机情况变化 (5)意外事故应急处理:车子抛锚有备选方案;意外交通事故的应急机制也需要事先准备好 任务二 进行会间服务 3、会议车辆的停放管理 指挥到会车辆的集结和疏散、维护通车秩序,保证行车安全与畅通 (1) 准备好停车所需场地:事先预计车辆情况;租借场地事先洽谈;分类停放、保证重点、照顾一般 (2) 确定指挥停车方法: 会场门前停车,停车后,客人下车 会场门前下车,下车后,车辆开到集中地点 首长、外宾下车需事先选择临时停车场 任务二 进行会间服务 三、会议参观、考察、游览和娱乐服务 1、会议参观、考察、游览 (1)策划项目:切合会议主题、照顾参加对象的兴趣、考虑接待能力、内外有别 (2)安排落实:及时联系接待单位、制定参观计划、落实好车辆(固定乘坐车辆)安排车长组长、安排好食宿、准备必要的资金和物品(摄像机、照相机、手提扩音机、对讲机、团队标志和卫生急救药品) 任务二 进行会间服务 (3) 陪同安排:相当身份的领导陪同;专业性强的参观考察,应当有专业人员讲解;陪同人员不宜过多;每到一处,有一定身份的领导出面接待并作概况介绍;单纯的游览要配备导游 (4) 介绍情况:每游览一处,由接待人员、解说员、导游人员作具体的解说和介绍,介绍信息准确 (5) 摄影:可以安排拍摄集体照、不让摄影的地方要提示宾客 (6) 注意安全 任务二 进行会间服务 2、会议娱乐服务 会议在3天左右的,娱乐活动不少于1次;会议在4至7天的,娱乐活动不少于2次 (1) 选择娱乐项目:电影、文艺演出、社交娱乐活动、自娱联欢 (2) 安排具体时间:一般做为议程安排在日程表中;娱乐活动安排在休会时间,如晚上或周末,不影响会议活动的进行 (3) 安排好接送:组织观看演出或电影,应集体行动 任务二 进行会间服务 (4) 组织好专场演出的入席与退席 专场演出即专为欢迎双边会议活动的客人而安排的会议演出;演出前,普通观众先入席;主宾由主人陪同入场,全场起立鼓掌欢迎;进行中观众不得退场;演出结束后全场起立向演员鼓掌表示感谢;主人和主宾退场后观众再离去;主宾如果向演员献花篮,观众不应立即散去,应在主人与主宾与演员合影结束离去后方能退出。 任务二 进行会间服务 能力目标:能够完成一场会议记录的准备和整理工作 知识目标:掌握会议记录的格式;掌握会议记录的技巧 会议记录特点:会议记录是会议进程的可挂、原始、真实记录,是编写会议简报、会议纪要等文字材料的基础性材料。某些会议记录具有一定的法律效力。 注意两点:1、记录项目要完整,相关会议信息要齐全;2、记录内容要客观、准确、真实、完整 记录人员必备的能力:较广的知识面、快速记录能力、良好的语言组织能力,较强的记忆力 任务三 编写会议记录 一、会议记录的作用 (1)会议总结的重要依据;可作为日后分析、研究、处理相关问题的参照依据 (2)会议记录可作为向下级传达的文件,也可以作为向上级汇报的原始材料 (3)可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料 (4)重要的档案资料,核实历史的原始资料 (5)法定刑会议的会议记录经发言人和领导签字后,具有法律效力 任务三 编写会议记录 学习目标: 掌握接站、报到、签到、引导的工作程序和要求 一、接站工作:一般跨地区、全国性和国际性会议需要接站,让客人感觉宾至如归 接站程序: 1、确定迎接规格 了解对方到达时间、对方身份、己方对应身份、接站地点 项目三 会中服务工作 2、做好接站准备 了解与会人员人数、姓名、性别、年龄、身份、职务、级别;了解清楚飞机、火车班次及到达时间 3、树立接站标志 机场到达大厅或火车站出口树立标志、手机联络、接站人员举欢迎牌 4、掌握抵达情况 随时掌握抵达情况,注意晚点人员,避免漏接 任务一 接站和报到工作 5、介绍宾主双方 主动握手;先介绍主办方欢迎人员职务最高者,再介绍来宾身份最高者,再依次以主客顺序介绍 介绍时头衔要清楚 尊者优先了解对方情况的原则介绍:先把男性介绍给女性、年轻人介绍给老人、未婚者介绍给已婚者、把亲密一方介绍给另一方 手部动作:手心向上、不能用手指指指点点 介绍之后握手 任务一 接站和报到工作 6、安排与会人员上车 小轿车:右为上、左为下;后为上、前为下 后排右位为上座,安排坐客人 后排左位为次座,安排做主办方领导 接待人员坐司机旁边 接待人员单独陪车时坐客人左侧 悬挂国旗,严格主左客右;平时可随客人心意 任务一 接站和报到工作 二、报到工作 一般报到是针对需要集中住宿的大型会议,与会者到达会场办理的登记注册手续 大型会议与会者报名后

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