如何做好会务与接待工作.ppt

* 2015年一季度综合系列培训 陕分 综合管理部 与接待工作 如何做好会务 Contents Page 目录页 什么是会务 如何密切配合 基本流程是什么 怎样细致服务 做哪些准备工作 怎样避免疏漏 一、会务 工作概述 二、会务 流程 三、注意 事项 四、总结 导语 举例：下月中旬综合条线将举办二季度技能强化班，作为负责人的你该如何策划本次会务工作？ 1.时间、地点、参会人员等都确定好了么？通知、签报起草了么？ 2.会务分工是怎样的？都清楚自身职责么？ 3.物料准备、文秘工作、食宿安排都到位了么？ 4.会场布置如何安排？会中服务有跟进么？ 5.确保与会人员顺利退场、退房了么？ 【引入：会务工作有多重要】 据不完全统计，2014年分公司（含中支）已开办培训班 161次、启动会16次、高管会8次、接待会7次、大型活动会3次…会议经营作为重要经营手段之一，在全年工作安排占比可见一斑。 会务工作基本内容 会务工作总体思路 第一章 会务工作概述 会务工作是围绕会议全过程、全方位工作而开展的一系列参谋性、协调性和事务性的服务工作，包括会前准备、会中服务、会后总结等。做好会议的会务组织、管理工作，才能有效发挥会议的作用，达到会议应有的良好效果。 通过会议可以起到：商量方法、解决问题；经营分析，推动发展；资源共享，协调矛盾；激励士气，优化团队；宣传政策，开展培训等效果。 概述 总体思路 将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量 每项任务均有专人负责 任务分解 责任到人 周密计划 每项任务均须制订周密的工作计划 逐项落实 计划的每个环节、步骤均须严格落实 基本流程是什么 做哪些准备工作 第二章 会务流程 流程 会务接待繁杂且细致，但梳理起来大致可分为三大部分：会前准备—会中服务—会后服务 会中服务包括： 现场控制：流程安排、环境准备 后勤保障：指引用餐及住宿、茶 水服务等 会议记录：摄影摄像、会议纪要 会后服务包括： 会场清理：清理现场、追踪退房等 会议小结：梳理出色及不足之处 资料存档、撰写稿件等 事项督办：落实要求、账务报销等 会务接待具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。 会前准备包括： 周密计划：考虑会议所需要素 职责分工：召开筹备会议各负其责 组织实施：物料准备、安排食宿、 会场布置、人员报到等 会前准备 周密计划 01 02 03 职责分工 组织实施 1.周密计划 会议事由确定：确定会议主题、时间、地点、与会人员，确定会议室大小及酒店客房间数，组织人员联系相关事宜。 会议内容确定：根据会议时长安排课程、节目即会议流程。 财务要素确定：会议所需场地、物品计算好后起草签报，如预算费用较大可先借款。 组织、安排一次会议，尤其是大型正规的会议，就是一项系统工程。会务人员既是这个系统的设计者和筹建者，又是管理者和服务者，同时还担负着一定的领导职能。 2.职责分工 该阶段由负责人组织召开筹备会议，根据会议类型、规模等因素安排相应组别负责落实准备工作，保证工作明确到人、追踪到人。 文件课件准备 ②文秘组 会议主持 ③主持组 流程顺畅保证 ④现场控制组 人员到会接洽 ⑥接待组 物料准备 后援保障组 迎宾与颁奖 ⑤礼仪组 突发事件处理 ⑦应急保障组 组别 各自职责 后援保障组 会议核心组，负责物料采购、食宿安排、嘉宾接送、摄影摄像、会场服务、会后整理、账务报销等 文秘组 负责撰写领导讲话、课件制作、编写会议流程、会议记录等，有关材料的电子版、纸质版准备及印刷 主持组 负责主持词编写、服装租赁、美妆联系等 现场控制组 负责各个流程紧密衔接，保证会议顺利进行 礼仪组 负责领导及嘉宾迎送、颁奖、会场指引等 接待组 负责参会人员确定及入住、用餐协调、签到等 应急保障组 负责突发事件处理如：接送嘉宾、物料缺失提供（注意携带打印机）、现场急救、电力供应 陕分目前召开规模以上会议大致包括：小型条线类(领导视察会、条线培训班等）、中等综合类（高管会、月度启动会）、大型综合类（年度启动会、公司年会、全体内勤会、总结表彰会、客户服务节活动）等 小型条线类 中等综合类 大型综合类 备注 该类会议议程简单且固定，需要安排： ①后援保障组 ②文秘组 ③主持组 ⑥接待组 该类会议人员较多且稍复杂，需要安排： ①后援保障组 ②文秘组 ⑥接待组 ⑦应急保障组 该类会议人员众多议程多变，需要安排：①后援保障组 ②文秘