临港新城主城区工程档案管理办法.doc

PAGE PAGE 1 临港新城主城区工程档案管理办法 第一章 总 则 为了做好临港新城主城区内各工程竣工档案的归档和编制工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案体系，根据国家建设部和国家质量监督检验检疫总局联合发布《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）, 上海市建设委员会上海市档案局沪档[1988]第34号关于转发国家档案局、国家计委《关于印发基本建设项目档案资料管理暂行规定的通知》的通知，上海市城市规划管理局沪规法[2002]287号文的通知有关《上海市建设工程竣工档案的编制验收及报送规定》及各相关行业有关工程施工技术资料管理规定等，结合临港新城主城区工程建设的实际，特制定本办法。 各有关单位和部门在项目立项阶段（初期）、设计阶段、施工阶段、竣工阶段做好文件材料的形成和积累工作。各有关单位和部门在工程管理过程中，应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节，落实到工程各参建单位的职责范围内（建设、勘察、设计、施工、监理），确保建设工程竣工档案归档的质量，保证档案的完整、准确、齐全和有效利用。 1.1工程竣工档案的含义及其重要性 1.工程竣工档案是指建设过程中从立项、设计、施工至竣工全过程中直接记述和反映工程活动全部内容的技术文件，具有保存备查价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。 2.工程档案是今后使用单位日常维护、使用和改建的重要的依据。所以工程竣工档案必须真实地反映建设工程全过程和工程竣工后的实际情况。而竣工后的工程档案必须要求做到真实、可靠、完整、准确、系统，物实相符，签证完备，不允许涂改、严禁伪造。 3.工程档案是申请评定部、市优秀工程项目的必要条件之一，有关主管单位在项目竣工验收前应对工程档案先行验收，凡工程档案收不合格，其工程不得交付使用，财务不予结算，同时不得参加各类优秀工程的评审。 1.2本管理办法适用范围 1.凡是在临港新城主城区，北以护城河为界，西以人民塘为界，南至芦潮引河，东临东海共计74平方公里范围内的所有建设工程。 2.凡是由上海港城开发（集团）有限公司所投资建设的项目工程。 第二章 工程竣工档案编制原则、职责要求、归档程序 2.1 工程竣工档案编制原则 在工程项目建设过程中，本着“谁做谁负责谁编制”的原则，建设单位、设计单位、代建单位、施工单位、监理单位根据各自承担的工作内容、职责范围，分别做好工程文件材料的收集、分类、整理、组卷工作。 2.2 各单位、部门职责和要求 1. 各单位和部门职责 （1）建设单位负责收集、整理立项文件材料、征地拆迁文件材料、设计文件材料、招投标文件材料、各专业竣工验收证书等包括电子文档。对施工单位，监理单位的交工资料及竣工图进行指导和检查，并协同上级业务主管部门对工程档案进行检查及验收。 （2）设计单位负责提供设计阶段的地质勘察报告、设计文件、设计计算书（或代保管证明）、设计变更汇总以及设计阶段的电子文档等材料（包括施工图电子版）。 （3）监理单位负责收集、整理及提交监理过程中形成的文件材料，并同时对施工单位所形成的档案（特别是竣工图）进行检查、审核。同时需要对施工单位所形成工程档案的内容和编制情况作出专题审核报告。 （4）施工单位负责收集、整理及提交施工过程中形成的各种技术文件材料及编制竣工图。 （5）工程管理部门，代建单位或总包单位要认真督促、检查、指导施工单位以及监理单位做好竣工档案的收集及编制工作，同时收集、整理、所管理的工程项目的前期、设计、以及竣工验收文件材料，并编制该部分的档案和档案的索引目录、编制说明，负责向建设单位移交已完成编制的合格的工程竣工档案。 2. 职责要求 （1）按照统一领导、集中管理的原则，工程档案编制工作必须在上海港城开发（集团）有限公司的统一管理下进行，分清工作职责，做好档案的编制验收和移交工作，确保档案工作与工程进展同步。 （2）施工单位技术负责人、监理单位的总监为工程档案技术负责人，下设专（兼）职资料员、工程资料员应委派有上岗证或经过档案培训的人员担任。 （3）工程建设开始后，施工单位必须明确工程资料员，并交建设单位（代建单位）备案。工程档案尚未交验合格前，档案员不得随意调换。如确因工作需要， 必须调换的，应及时与建设单位（代建单位）取得联系，必须在办好档案资料的交接工作后，档案员方可离开。档案机构必须在做好档案交验工作后方准撤离。 第三章 工程竣工档案的收集、整理和排列要求 3.1 工程档案的收集、整理 1.工程档案是随着工程建设同步形成的，有关职能部门应指定专人负责，按工程建设的程序，做好工程档案的积累、收集、登记工作，在工程建设告一阶段，应及时鉴定、整理、立卷、做到档案的完整、齐全、系统。 2.逐件整理收集文件材料，剔除不需归档的文件，