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秘书手册 深圳市共济科技有限公司 总经办秘书处 深圳市共济科技有限公司 目 录 前言 3 第一章 秘书必备的素质 4 一、职业化秘书的标准: 4 二、秘书的职业态度 5 第二章 秘书的重要职业技能 6 第一部分：日常事务处理 6 一、拨打/接听电话的程序和技巧 6 二、传真 7 三、邮件 7 四、文件管理（参看集团《秘书手册》第 33-36页）（附文件处理流程） 8 五、名片 8 第二部分 日程安排 8 控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。 8 （一）总体原则： 9 （二）经验与技巧 9 二、出差日程安排 9 附件一：出差物品携带表 10 附件二：授权书模版11 授 权 通 知 11 附件三：国内出差日程范例11 附件四：国外出差日程安排表 12 三、会议安排 13 四、媒体采访 19 五、大型活动 22 六、突发来访接待 26 第三部分 沟通协调 27 第四部分 文字支持 29 秘书文字支持应达到的要求： 30 秘书文字支持的种类： 30 程序：准备——撰拟——审核修改、发布 30 参考模板附件： 31 第五部分 会议支持 32 附件：《会务手册》 32 2 深圳市共济科技有限公司 前言 在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。 秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持 沟通的桥梁 ，为此，他们必须全心全意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。 优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们 脸上那一惯展现胸有成竹的样子…… 无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 。然而,秘书的工作到包 括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在共济，秘书及行政助理、部门文员是一 只庞大的队伍，在共济的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项 工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演 更多角色，，以适应工作安排和领导需要。别看都是秘书，但由于所服务的对象不同,各部门性质不同,其 所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为 我们提供了依据。事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一 类的。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉 这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素 质，什么样的秘书会得到领导的认可，在共济,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢 ？ 这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。 我们--作为总经办秘书处的秘书，在长期的工作之中，在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工作 中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积累了