策划7课堂第四讲商务写作.ppt

商务报告中活学活用各种类型信息 任何一种商务报告首要的目的都是“沟通”，都是要让对方“理解”，知晓了信息的“种类”，也必须在“促进沟通”的前提下活学活用。 一般来说，这种情况属于“记述信息”表达不确切。例如你使用一些专业术语让对方看不懂（我的电脑装有4GRAM。4G？RAM？是什么）这时候，你需要按照对方理解的程度加以说明，例如你可以继续说RAM是随机存取内存，可以暂时记忆计算机数据的一种装置，如果把一台计算机比喻成工作间的话，RAM就是一个桌子。 当别人说“看不懂”的时候，怎么办？ 还是上面的例子，你已经跟对方说了“我的电脑装有4G的RAM”而且解释了“4G和RAM”对方还说看不懂，想想这是为什么？如果已经理解记述信息的内容，他所期待就是下一个评价信息，“装了4G的内存，所以呢？”因此你应该继续说“RAM的容量大，才可以同时处理很多程序，内存越大的电脑，一般来说更好。” 当你传递出评价信息，对方仍然无法理解时，或许就应该轮到“规范信息”出场了，比如不管你如何强调这台电脑很好，但“那又如何，你要我怎么做？”这时候你可以试着用“规范信息”告诉对方：你也应该买一台内存很大的电脑。 当你知道对方心里的评价条目、评价标准、行动原理时，与其传递“规范信息”还不如只说“评价信息”等他们自主行动。比如“你要对方做A”，你可以说“采取A行动真的不错！” 我知道你说什么，还是一头雾水，咋办？ 看完了评价信息，还不懂咋办？ 有时候为了促成对方行动， 可以故意不传达规范信息？ 只传递“记述信息”勾起对方的下意识。比如你说“这里禁止停车”潜台词其实是规范信息“不应该在这里停车”。 当然，如果你不那么熟悉对方，依次传递记述信息，评价信息与规范信息，这是最保险的！ 当然，更绝的是你只说记述信息 微观写作技巧 Part 6 【信息种类分辨】 【主题撰写】 【主语、连接词、具体性用字】 主题是什么，先看一个报告的目录 1、仔细揣摩绿色大标题与红色次一级标题的逻辑关系，再揣摩红色标题与再次一级蓝色标题的逻辑关系，照着前述的金字塔原理与MECE原则，已经漏洞百出了！这里只思考一个问题：上一级标题的内容能否概括下一级标题的内容？ 2、一般来说报告里的“标题”也就是我们这章要讲述的“主题”。与“信息”相比，信息说的是作者“想表达什么”，而主题是“关于什么”的表述。 3、主题是装着信息的容器。这就要求主题拥有两个特性：有内容，有概括性，它不是单一内容，否则何必弄主题，写一句信息就搞定了！ 4、写好主题，一方面可以反映你是否掌握前述的“金字塔原理”“MECE”原则，另一方面也可以促进的你的逻辑思考，加强逻辑训练。 商务报告中如何写好主题 举例来说“关于成都市主城区在售房产项目销售动态调查”这个表达就是一个主题，这样的表达可以促使接受者先有准备“接下来肯定会传递一些跟成都主城区在售房产项目销售的信息”与此无关的信息就肯定不在内。主题限制了信息可以展开的范围，但主题不是信息！如果将上面的主题改成“关于成都市主城区在售商业地产销售动态调查”还是主题，但是限定的信息就变了！ 要学会用“主题”标示“信息”的范围 信息推导主题，想想之前的“归纳法”与“演绎法”，主题要避免空洞无内容。前一页“市场项目现状”是什么一句很空洞的话？什么市场？什么现状？关于现状的什么？记住商务报告，不是侦探小说，你要对方钻研，对方就直接不看了！ 设定主题时，我们除了要考虑所涵盖范围的大小、时间轴、印象等因素之外，也需要考虑主题与信息种类是否可以整合在一起。例如我们把主题写成“变卖事业的重要性”，这个主题跟进的信息应该是一些评价信息如“证明这么做很重要”而不是“应该变卖”这类的规范信息。 讲了一大堆信息，你会推理出主题吗？ 主题性质要与信息种类一致。 总之，主题避免“空洞”、“牵强”、“牛头马嘴”， 要切实地能够概括信息的内容，表达中也要有内容！ 微观写作技巧 Part 7 【信息种类分辨】 【主题撰写】 【主语、连接词、具体性用字】 主语、连接词、具体性用词更加细微的技巧了 熟练运用它们，可以写出流畅有力的文案！ 1、善用主语，会影响别人思考 2、善用连接词，文章容易一气呵成，逻辑表达顺畅有力 3、用字具体，这是负责的态度 善用主语，影响别人思考 有逻辑表现力的信息，都是包含主谓语的句子，所以我们在句子中主语与谓语要明确。“现在我正在写原稿”，“我”就是主语，支配“正在写”这就是谓语，谓词表达的是动作或者状态。 先学会使用主谓语关系明了的句子 例如“本公司非常重视与A公司的独家交易，可是最近开始与别家公司开始交易，让人非常担忧”这句话主语是谁？跟别人公司交易的到底是本