OA系统改造方案初稿.pdf

OA 系统改造方案初稿 一 前言 我们现行的 OA 系统是基于 Lotus Dominos/NOTES 4.6，主要应用在 Domino 邮件服务和公文流转方面。从98年以来，我省的OA系统已经在全省范围内广泛 地推广及应用，成为公司所有员工最主要的办公平台。 OA系统的大力推广及广泛应用推动了公司的信息化发展，促进了广大员工信 息化意识的提高。目前，我们在全公司范围内基本上做到了无纸化办公，并使各 部门间的协调工作更加顺畅，提高了各部门的工作效率，得到了广泛的好评。特 别是其他省的一些兄弟公司也纷纷借鉴我们的应用模式以及数据库源代码，而且 部分已经或者正准备投入使用。 但随着现代化办公理念的日新月异，我们在应用、维护的过程逐渐发现从 98 年开发后至今未得到升级的现行系统应用比较简单，平台也相对落后，已经 不能够满足员工办公的需要。 我们所设想中的 OA 系统应该是提供公司内部办公全方位服务的系统，在操 作终端上应提供所有Web页的简单界面并提供Web查询功能，在服务提供上应完 善公文流转系统、开发电子决裁系统、部门间信息共享系统等，并对外提供数据 接口，在 Web 级或数据库级与其它系统进行集成和信息共享！最终能够依托 OA 系统形成公司的内部网（INTRANET）。 二、公司现行 OA 系统简介 目前我们采用的 OA 系统于 1998 年开发，服务端基于 Domino 4，客户端采 用 Notes 4.67。省公司 Server 和地市公司 Server 通过复制同步信息。在应用 上主要包括日常公文的流转，信息发布，讨论组，以及利用 Domino 邮件系统实 现通信。下面就现有模块及其存在的一些问题说明如下： 1. 公文流转系统 我公司现有的公文流转系统作为 OA 系统中最重要的一部分在全省范围 内运转，实现了全公司无纸化的公文流转。主要包括以下几部分： 收、发文管理库：这两个数据库是公文流转中的核心部分，所有公文按 照公司收发文规定的流程进行流转。在流转过程中，总公司与省公司之间、 省公司与市公司之间的公文是以邮件的方式进行流转；省公司、市公司内部 直接在收、发文两个数据库内通过定义一系列操作实现流转。各个发文部门 通过相应模板进行发文，办公室人员可以定义如密级等文件的所有属性。由 于收发文具体流程比较复杂，在此不做详述。 办公流程控制库：在这个数据库中定义了各种办公流程，以及在包括收、 发文管理的各种流程中每个岗位的定义，以及岗位的相关描述，如相关岗位 的人员集合等。 办公人员配置库：这是一个人员管理数据库，定义了使用各模块人员的 基本信息以及相关权限，还有人员的一些实时状态，如出差标记等。上述两 个数据库是公文流转系统的基础，提供了具体流程的定义以及用户权限的管 理。 存档库：这是基于Domino的一个文档库，用来存放公文流转结束后需要 存档的相关文件。此外对此数据库通过借阅控制模块管理，根据文件密级不 同也有相关权限控制，还可以组合查询。 出差留言库：办公人员出差登记的小模块，通过填写出差时间段和公文 授权人控制在此人出差时公文的流转。办公人员作了出差登记后，在公文流 转到该人员时可以选择提交给被授权的人员进行处理。 正式发文库和阅文栏：在发文流程结束后，办公室综合处理人员可以将 该文件发布为正式发文，同时在阅文栏上发布，供有阅读权限的人员阅读。 在收发文流程中按提示进行操作。 2. 信息发布 信息发布平台是 OA 中应用较多的一部分，包括日常公司、以及各部门 需要发布的各类信息。主要包括：通知栏，公司日常通知事务在此发布，可 定义阅读群组以及阅读期限，定期删除过期文档；部门专栏，全省各级公司 同部门内部通知以及资料、文件的发布，如个险专栏，教育培训专栏等；新 闻性专栏，全省分地区发布的新闻信息，如“福建寿险”专栏等。省公司与 地市公司Server间通过复制对发布的信息进行同步。 3. 讨论组 利用Notes讨论组模板构造的各级讨论组数据库，一般是以部门为单位， 用户以论坛的