“再看OA”系列讲座之一：为OA正本清源.pdf

“再看 OA”系列讲座之一：为 OA 正本清源 伴随着企业 ERP 建设、政府电子政务建设的热潮，曾经淹没在 Internet、.com 中的一个 名词——OA （办公自动化 Office Automation ，简称 OA ）开始再次频频牵动人们的眼球。 此次 OA 回潮，裹挟着电子商务、电子政务甚至知识管理的内容。有人认为 OA （即广义 OA ）包含了电子政务和电子商务，有人认为电子政务和电子商务包含着 OA，对于知识管 理，它是 OA 的新衣,还是 OA 真正长大了？借助近日召开 OA’2002 办公自动化国际学术研 讨暨展览会召开之际，《中国计算机用户》特邀相关领域的多位专家，与我们共同探讨OA 这个话题，希望通过 OA 发展过程、实践应用、技术演变等方面的系列讲座，梳理一下 OA 的脉络，勾画一个OA 的新形象。 OA 是集成的办公环境 办公自动化（Office Automation，简称 OA）是 20 世纪 70 年代中期发达国家迅速发展 起来的一门综合性技术。我国的 OA经过从 80 年代末至今 10多年的发展，已从最初提供面 向单机的辅助办公产品，发展到今天可提供面向应用的大型协同工作产品。现在，办公自动 化到底要解决什么问题呢？我们说，办公自动化就是要创造一个集成的办公环境，使所有的 办公人员都在同一个桌面环境下一起工作。具体来说，主要实现下面七个方面的功能： (一)建立内部的通信平台。建立组织内部的邮件系统，使组织内部的通信和信息交流快 捷通畅。 (二)建立信息发布的平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公 告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企 业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。 (三)实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部 门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。我们都知道，各个单位都存在着大量流程化的 工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过 实现工作流程的自动化，就可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率。 （四）实现文档管理的自动化。可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权 限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。每个单位都会有大量的文档，在手工 办公的情况下这些文档都保存在每个人的文件柜里。因此，文档的保存、共享、使用和再利 用是十分困难的。另外，在手工办公的情况下文档的检索存在非常大的难度。文档多了，需 要什么东西不能及时找到，甚至找不到。办公自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件 柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现办公自动化以后，比如说，某个单 位来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己上网就可以 看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以 阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。 （五）辅助办公。它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、物品管理、图书管理 等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。 （六）信息集成。我们每一个单位，都存在大量的业务系统，如购销存、ERP等各种业 务系统，企业的信息源往往都在这个业务系统里，办公自动化系统应该跟这些业务系统实现 很好的集成，使相关的人员能够有效地获得整体的信息，提高整体的反应速度和决策能力。 （七）实现分布式办公。这就是要支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公。 现在来讲，地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。 OA 的这些功能也就规定了它的存在范畴。OA 是使政府和企业的办公自动化并辅助工作 人员办公。国内实现办公自动化应用软件在短短 10 多年时间内，已经经历了三个发展阶段， 实现了两个革命性的飞跃。 第一代 OA 从 80 年代中期起步的第一代办公系统以个人电脑、办公套件为主要标志，实现了数据 统计和文档写作电子化，完成了办公信息载体从原始纸介质方式向电子比特方式的飞跃。 第二代 OA 从 20 世纪 90 年代中期开始，随着以 Lotus Not