企业文员实务.pdf

第二章 文员实务 第二章第二章 文文员实务员实务 1、文员的素养 1、文员的素养 2、时间管理 2、时间管理 3、费用管理 3、费用管理 4 、文员的工作方法 4 、文员的工作方法 文员的素养 （测试题） • 秘书人员的形象 • 性格特点 • 心理特征 • 才能特征 • 是否认为，不一定要当元帅的士兵也是好士兵？ • 小时候，家人让你同时去打酱油，买菜，寄信，你是否会 很好计划一下，有条不紊完成。 • 当你工作的时候，是否会想：“星期一又到了，真好。” • 考虑问题没答案，是否会换个角度去想？ • 你能看一整天的蚂蚁搬家吗？ • 你是否喜欢别人拿主意，自己照着完成就是了？ • 无意中知道别人一个秘密，能否必威体育官网网址？ • 是否在做一件事之前，就开始考虑后面的事情？ • 是否尝试过骑自行车长途旅行？ • 别人比你出色，但你不嫉妒，反而会帮助他做得更好。 • 你完成一件事，功劳记在别人身上也不介意。 • 是个热心肠，喜欢到处张罗。 • 觉得自己的文笔不错。 • 从小细致，一丝不苟。 • 喜欢和比你强的人在一起。 • 善于弥补别人的错误或不足。 • 喜欢揣摩别人的心事，大家都夸你懂事。 • 口才不错。 • 总是在看有什么事可以做，不等别人说就主动完成。 秘书人员的形象 秘书人员的职业形象可以概括为：整洁、清爽、端庄、优雅、成熟、敏捷。形象的塑造需要从心理历练和外形 塑造两方面进行。秘书人员的外形塑造很重要，包括发型设计、五官设计、化妆设计、服饰设计等。 1、发型设计 2、化妆设计 3、服饰设计 4 、举止设计 发型设计 • 美的发型对一个人来说，比化妆和服饰更重要。头发不要染成太夸张、艳丽的颜色（以黑色、深棕色未、为 最好），否则很难达到端庄、优雅；发型必须与脸型相配，以自然、轻松、垂荡、不夸张为主。 • 脸型长的女性不适合中分，可采用中短发和外翻式。如果是长发可用将头发向后束起，或盘成发髻，发髻只 适合在脑后，防在头顶太显眼。圆脸女性，不宜三七分，可用中分式齐耳和齐肩的中长直发，不要刘海。方 脸女性，短发选用带高位侧分和斜长刘海型，长发草用中分的清汤挂面式垂下，可遮掩方型脸廓。瓜子脸的 女性适合各种发型。特别注意：如果是长发，上班时一定要梳拢扎成马尾。 化妆设计 • 化妆已成为年轻女性生活的一部分，能增加美感和雅致。但浓妆艳抹，香气扑鼻，往往会掩盖身上很多美好 的东西，而且会显得庸俗，不为人欢迎，而且这种妆在办公室里还会影响别人的工作。其实，青春健康是最 好的美，淡雅清新，看不出化妆的痕迹是化妆最高境界。 服饰设计 服饰总是作为对于一个人的第一印象，对评判一个人有着重要的影响。穿着应该整洁、别致，不要奇装异服、 性感着装，或者是过于随便邋遢。另外，还需要留意遵循单位的着装文化。一般的说： • 款式。不能太陈旧，使人感到压抑；不能太时髦，形成视觉上的刺激。不要穿牛仔服，与办公室的格调不相 应。 • 服色。办公室最宜灰色系列，给人舒适、稳重，容易接近的感觉。 • 首饰。不要戴叮当作响的、夸张的首饰。 • 鞋袜。女性要穿高跟鞋，但跟不能太细太高；裙装时用浅灰色或浅黑色弹力、吸附力极好的连裤袜，或不穿 袜。 举止设计 秘书举止要得体。具体的说： • 站着等人，身体重心落在一只脚，另一只微曲，拿出精神，注意被等人来的方向。 • 拾东西时，