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会务流程
为规范*****公司会务操作流程,提高会务质量,优化会务流程,减少会务成本支出,特制定本操作流程。自本操作流程下发之日起,所有会务工作均按本操作流程执行:
会务管理权限及岗位设置
适用范围:
会务管理
会务负责人
设会务总负责人一名,接授公司总经理的领导,全权负责公司所有会务管理工作,对会务工作进行督导,审核会务。
B、场内负责人、场外负责人
会场设场内负责人、场外负责人各一人,接受会务总负责的领导,以课程会场为界,负责安排、监督、检查各项具体工作。
嘉宾服务组
嘉宾来之前:
1准备日常茶水、点心、水果;
2 精神饱满,形象一流,微笑一流,注意卫生;
3与嘉宾接洽人员对接,提前安排好场内接送;
嘉宾来之后:
1 提醒嘉宾上场时间;
2 场内接送嘉宾;
3 准备金嗓子,感冒药等应急事务;
4 保持贵宾室桌面清洁,及时清理杂物,避免脏乱,及时整理物品,使桌面整齐有序,及时情绪用具
5 及时清点物品数量,与后勤部门对接,让后勤负责人进行购买;
会议嘉宾接洽组
1 负责与嘉宾沟通上场时间和需求;
2 与嘉宾服务组对接,确保演讲嘉宾顺利进场;
3 与外场司机对接,通知哪位嘉宾需要接送;
4 如果有嘉宾需要住房,与客房组对接;
销售组
1 熟悉产品和打包优惠政策;
2 上岗前认真检查销售区产品种类及数量;
3 课程期间应防止产品丢失、错卖,每晚检查产品种类和数量;
4 下课期间要站立服务,售书区任何时间都要有人留守,以确保产品安全;
5 销售时要有极高的兴奋度叫卖,不可站立默默无语;
6 每天销售的金额要及时与财务对接;
音控组
会前
1负责会场内音响、电脑和投影的准备工作,确保正常使用;
2 播放消磁音乐;
3 提前准备好,主持人和演讲嘉宾所要用到的资料;
会中
1负责每个嘉宾的资料播放和音乐配合;
3 负责每位讲师的资料播放;
4 配合讲师播放音乐烘托课堂气氛;
5 通知灯光组播放视频或幻灯片时,灯光关暗;
6 配合主持人,烘托课堂气氛;
7 播放音乐要及时;
会后
1 播放****公司的官方网站,公司官方微信,客户服务热线;
2 准备好下一场所需资料;;
主持组
会前:
1 熟悉主讲嘉宾的资料以便塑造;
2 着装大方得体,状态一流;
3 语言表达清晰、流利;
4 注意和讲师沟通每个环节成交重点,随时做好调整安排;
开会期间:
1 欢迎参会人员入场;
2宣导进场客户,按照安排就坐;
3指挥助教带动客户气氛;
4 塑造主讲嘉宾;
5 欢迎主讲嘉宾上场;
6配合主讲成交;
7 宣导客户刷卡或交现位置;
会后:
1 中午或晚上宣导客户就餐位置,并祝午餐或晚餐愉快或晚安;
2宣导客户离场; 引导组
穿银色助教服,佩戴徽章和授带;
会前:
1 客户在酒店下车时,门口迎宾要立刻上前开车门,面带微笑,鞠躬欢迎,并说:“请问您是参加****活动的吗?”帮助客户拿行李;
2 引领客户到大厅签到,并询问客户:“请问您是----------------------引导到相应的位置去签到;
3助教引导客户分别到完款签到处或现场购票处,配合签到和收款人员,热情帮助客户,服务客户;
4签到后,引导客户办理入住酒店;并致“学习愉快!”。
会中:
1 队长安排留守4人在大堂引导,直到签到组签到结束;
会后:
1 及时站到门口欢送学员“祝您用餐愉快!”;
2 引导有餐票的学员到就餐地点用餐;
3 引导后,统一就餐和休息,如有特别事情,向组长请假;
守门组
课前
1 面带微笑,认真检查学员胸牌和手环,无手环无牌者拒绝入内。注意礼貌用语:“您好!请戴好您的胸牌!请出示您的手环!谢谢”;
2 保持好学员的入场秩序,不要出现拥挤或踩踏事件;
课中
1 把控好助出入场,不要让那个助教出入会场太频繁;
2 维持现场质素,不得出现混乱现象,保证门口环境的安静,不要影响学员上课;
课后
1 下课后及时开门,欢送学员;礼貌用语:“午餐愉快!或晚餐愉快!”
舞蹈组
1 人员服装统一,队形整齐有序,动作统一,情绪高昂;
2 每次与主持人做好沟通,与DJ配合好,音乐提前准备;
3 跳完后,跑不下台;
4 活动期间要注意与学员的互动,表情、眼神、肢体语言的互动,带动整体会场气氛;
站位组
1 不可弓腰弯背,站位时,不可依靠身旁设备或靠墙等,面带微笑注视顾客,保持高度敏感度,观察上课期间客户需求,以便随时服务;
2 不允许私换岗位,替岗,随意走动,接打电话,站位时不允许记笔记,或是其他小动作,影响公司形象;
3 学员有打电话者,友好提醒道外面接听,礼貌用语:“您好!上课期间,请到会场外接听电话,好吗?”
4 配合讲师和主持人,微笑最灿烂,回答最大声,掌
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