大型活动执行手册 .doc

第 PAGE 15 页 共 NUMPAGES 16 页 项目执行手册 流程安排是纲领 前期准备是基础 合作执行是关键 控制应变是保障 细节的把控决定效果 后期跟踪是超越的所在 2011年7月  目录 一、手册说明…………………………………………………………………2 二、活动环节一：信息沟通…………………………………………………2 三、活动环节二：方案制定…………………………………………………4 四、活动环节三：开会分工…………………………………………………6 五、活动环节四：活动筹备…………………………………………………6 六、活动环节五：全体排练…………………………………………………9 七、活动环节六：现场执行…………………………………………………9 八、活动环节七：会后跟进……………………………………………… 11 九、工作人员礼仪 …………………………………………………………13 一、手册说明 本手册讨论对象为接待等项目，由于大型公开性活动工作较为复杂，涉及赞助招商、媒体宣传以及更多繁杂的现场服务等事宜，因此，大型公开性活动需要在具体执行中制定严谨周密的活动执行方案，本执行手册仅为大型公开性活动提供原则性指导。 本手册将活动执行分为七个环节：信息沟通、方案制定、开会分工、活动筹备、全体排练、现场执行和会后跟进，以供执行负责人把握整个执行过程，避免因缺乏程序和规划而造成执行疏漏或偏差，实现清晰的活动把握、周到而创新的方案设计、明确的人员分工安排、完美的现场执行和持续到位的会后跟进，最终完成一个完美的活动执行过程。 二、活动环节一：信息沟通 信息沟通是活动执行中的第一环节，充分的信息沟通以及对活动成熟地思考是活动举办成功的基础，也能尽可能避免由于活动理解偏差和信息失真造成的反工、遗漏和时间浪费等问题。因此活动执行负责人须在活动正式筹备之前，与领导和其它人士进行充分沟通，在可允许的范围内争取了解尽可能多的信息，填写下列活动信息沟通表，再筹划下一步工作。 活动信息沟通表 活动名称 活动时间 活动地点 举办单位 协办/联办单位 执行负责人 活动规模 执行单位 执行单位负责人 活动目的 活动意义 主要领导 嘉宾邀请 媒体邀请 主要流程 接待标准 其它要求 三、活动环节二：方案制定 活动方案是活动执行的指导性文件。在活动信息沟通完成之后，执行负责人填写活动信息沟通表，自己或执行方制定活动方案与活动执行方案（初稿），组织各处室讨论，根据修改建议形成活动执行方案（第二版），提交给领导审阅，最后根据领导反馈意见制定活动执行方案（最终版）。其整体流程如下： 执行负责人信息沟通 执行负责人信息沟通 填写活动信息沟通表 与各处室讨论（第二版） 制定活动方案与执行方案 将活动方案（第二版）提交给领导审阅 根据意见确定最终方案 一般性活动简要方案基本要素： 1、活动名称与目的； 2、活动时间与地点； 3、举办/联办/协办单位； 4、与会领导、嘉宾、媒体与规模； 5、简要流程。 重大活动精细方案基本要素： 1、活动名称、背景、目的、意义与口号； 2、举办/承办/联办单位； 3、活动时间地点； 4、活动与会领导、嘉宾、媒体与规模； 5、活动详细流程； 6、赞助机构与合作媒体； 7、活动会务服务； 8、其它事项。 活动执行方案的基本要素： 活动基本信息 活动时间、地点、名称、规模、与会领导、举办/联办单位等 执行团队分工 A、执行总负责人； B、执行小组负责人； C、具体组员名单。 前期筹备事宜 A、筹备事宜列项; B、人员分工安排； C、筹备日程安排。 现场执行事宜 A、现场布置说明； B、现场活动流程； C、现场任务列项。 D、人员分工安排； 活动后期工作 A、后期事项明细； B、人员分工安排； C、完成时限要求。 活动财务预算 活动合同签订 活动应急方案 其它事项 大型公开活动同时需制定招商赞助方案。 四、活动环节三：开会分工 活动前期，成立活动小组，由小组负责人定期召开活动信息沟通会议，进行初步的工作分工。 活动方案确定后，执行负责人召集全体工作人员，举行活动工作安排会，详细介绍活动信息及其具体人员安排，同时了解全体人员时间和工作任务情况，听取反馈建议，及时进行工作调整与方案完善，最终确定全体人员分工：（根据活动的规模及性质，报请领导召开各部分协调会，得到更多的部分协助） 工作安排会三个目的： 1、讲述活动各项情况； 2、明确人员分工安排； 3、听取反馈意见。 工作安排会环节： 1、执行负责人主持会议，介绍活动基本情况； 2、执行负责人介绍人员分工安排； 3、工作人员重述自身职责与安排； 4、听取反馈意见并及时协调； 5、领导总结发言。 分工管理方法： 由于活动现场的参与人员数量大、事物繁杂。为了提高活动实施阶段的管理效率