必威体育精装版全国NVQ《企业行政管理》培训讲义五.pdf

NVQ企业行政管理 （二级） 课程讲义 2011-7-25 • 第五单元：工作交流、个人效率和团队 精神 • 标准与大纲： 计划课时：14 • 根据交流目标选择不同的交流方式； • 会议以及远程会议的基本要求； • 工作日志管理以及安排事务性约会； • 撰写简单的书面交流信函； • 设计和填写简单的表格； • 运用流程图行动图等辅助手段帮助沟 通； 2011-7-25 • 按照指定日期完成工作准确无误的达到 预定要求的重要性 • 第五单元: 工作交流、个人效率和团队 精神 • 中心思想： • 办公室是个工作团体，每位成员要具有 团队工作精神； • 掌握必要的工作交流方法和技能； • 提高工作效率，以实现个人和团队目标。 2011-7-25 • 主要内容： • 一、选择正确的交流方法（教材5.1 ） • 二、各种会议的组织（教材5.2 ） • 三、使用日志管理工作时间（教材5.3 ） • 四、用书面形式进行交流（教材5.4、5.5 ） • 五、办公室中进行沟通的辅助工具（教材5.6 ） • 六、努力实现团队目标（教材5.7、5.8 ）… • 七、遵守单位规定及评估业绩（教材5.9 ）… 2011-7-25 交流效率和团队精神 交 会 日 书 沟 团 规 流 议 志 面 通 队 定 方 组 管 交 工 目 评 法 织 理 流 具 标 估 2011-7-25 • 一、选择正确的交流方法（教材5.1 ） 发送信息的方法及取决因素 交 .利用电子邮件及其他电信工具 流 方 利用会议开展交流 法 利用邮政服务开展交流 2011-7-25 • 一、选择正确的交流方法（教材5.1 ） • 1、发送信息的方法及取决因素 • 大多数人发送信息的方法有： • （1）传统的邮寄系统 • （2 ）使用电信系统 2011-7-25 •通常采用何种信息发送方法取决于如下 因素： •（1）信息的紧急程度。如果是紧急信 息，则应考虑使用电子邮件、传真或电 话。 •（2）文件的大小及表现形式，如果一 份文件由许多页组成，则应考虑使用传 统的邮寄方法或使用快递服务。 •（3）收件人是否需要原件或书面文本。 如果需要，则应使用传统的邮寄方法。 2011-7-25 •（4）信息的必威体育官网网址程度或是否内附各种票据。 如果收件人的设备有附加的安全功能，信息 可以用电子邮件或传真发送，如果没有，邮 寄服务或快递服务比较合适，如果内附发票、 支票等票据，最好使用挂号邮寄或快递服务。 •（5）信息的内容是否需要商讨，如果是，则 电话是最适合的。 •（6）有多少人接收信息。如果是要发送给很 多人，可以用传真或电子邮件。 •（7）费用比较，在两种方法都可以发送信息 时，则选择费用较低的发送方式。 2011-7-25 • 2、利用电子邮件及其他电信工具 • 利用电子邮件进行交流的优缺点： •电子邮件是在计算机终端上编写信息，并通 过电信系统发送给其它计算机终端。信息可 以录入或扫描录入，并通过邮箱系统发送， 邮件被阅读前一直储存在收件人的邮箱内， 用户可以存储、删除、打印信息，同时可以 回信、转发和检查发送的信息是否已被收件 人收到。 2011-7-25 • 电子邮件的优点在于： •（1）信息发送的速度快 •（2）费用低廉，内部局域网使用电子邮件是 免费的，外部网络发送信息的费用不高于本 地电话费用，同时减少纸的使用量和发送纸 面信