水运建设项目档案管理规定和要求.ppt

9、工程用表中相关人员必须亲自手写签名，严禁弄虚作假。 10、应将相应检验评定得分汇总至分项工程、评定至子分部工程，并归入施工工序资料组卷，而其他分部工程评定表和单位工程评定表参与全合同段评定体系得分汇总组卷。 11、属于工程变更性质的监理文件（含抽检资料和试验资料），其原件归入施工文件组卷，盖章后的复印件归入监理文件组卷。 12、承包人必须向厂家索取相关商品购件的生产许可证以便归档。 13、各项目部申报中间交工计量时除提供计量台帐、中间交工证书外，必须提供计量项目的相关归档资料。 □声像档案收集及整理 1、声像档案收集范围 ⑴反映某单位主要职能活动和工作成果的照片档案。 ⑵领导及著名人物参加与某单位、某地区有关的重大公务活动的照片档案。 ⑶反映各合同段在施工过程中的主要职能活动（各关键工序、隐蔽工程、技术管理等）和工作成果（中间交工、交工验收、竣工验收等）的照片档案。 ⑷记录工程重大事件、重大事故、自然灾害和异常现象的照片档案。 ⑸其他具有保存价值的照片档案。 2、文字说明的成份和编写要求： 文字说明的成份包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。 a、事由：照片所反映事件、事物的情由； b、时间：事件发生或事物变化产生的时间和拍摄时间； c、地点：被摄物所在的具体地点； d、人物：照片上主要人物的姓名、单位、身份； e、背景：对揭示照片主题具有一定作用的背景； f、摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。 文字说明的编写要求： a、综合上述六个要素，概括地揭示照片影像所反映的全部信息； b、文字简短、完整、明燎、语言通顺，一般不超过200字； c、阿拉伯数字表示时间，年、月、日用“．表示。 3）照片的整理方法： ①照片的分类：一般工程照片按年代-结构进行分类，其他类照片按年代-问题进行分类；分类应保持前后一致，不能随意变动。 ②卷内目录：以照片的自然张或有分组（类）说明的若干张为单元填写卷内目录； ③照片题名：在尽量保证基本要素内容完整的前提下，将文字说明改写成照片题名，照片题名不应超过50字。 ④卷内备考表：应收在案卷的最后一页，要标明案卷内照片档案的张数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。 4）照片的整理要求： a、照片要组成案卷。 b、案卷题名应概括案卷内全部照片的基本主题。 c、档号规范、准确、清晰，不能出现重编、漏编及空号现象。 d、说明格式正确、项目齐全、能准确揭示照片内容，反映管理情况。 e、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。 5）录音、录像档案的整理要求： ①凡是归档的声像档案，必须图像清晰、声音清楚，并附以必要的文字说明，声像档案必须是原版、原件。 ②录音、录像档案以自然盒（盘）为一卷，每盒（盘）的外套上要贴有标签，注明其内容、主要人物、形成日期、编号、型号和保管期限等，并填案卷目录。 6）光盘档案的整理要求： ①按照建设单位的要求，将已归档的纸质文件、图纸输入光盘，由各施工单位负责整理、编辑。 ②归档光盘文件应使用不可擦除型光盘。 ③存储归档的光盘文件，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软、硬平台等。 （各单位归档的照片、磁盘、光盘等一定要注明内容，档案人员是无法判断的，如襄白河航道工程整治项目，各单位归档的照片不少，但未写内容，使档案人员无法整理） 几点要求 1、加强项目档案的平时管理，提高文件资料的形成质量 工程建设事关百年大计，质量问题至关重要，且质量的文字表述全部记录在档案资料中。工程档案来源于工程建设职能活动，从文件资料的产生到归档整理要经历较长时间，中间经过多种环节，每一环节的工作质量都会直接影响其形成质量、完整性、齐全性和准确性。 建设单位在工程建设中对工程质量严格把关的同时，应加强对工程参建单位的档案管理指导、督促和协调作用，应编制工程建设项目竣工文件编制及档案整理办法,编好水运工程项目竣工文件,对总结设计、施工经验和提高公路建设监理，管理水平具有重要意义，并将为今后的养护、维修、改选和扩建提供资料与依据。项目监理应切实加强工程监理过程中形成的文件资料的完整性、系统性、准确性及隐蔽工程和竣工图的质量控制。 2、提高认识，加强领导 交通档案是记录和反映我省交通事业发展与历史变化进程的原始记录材料，是我省交通事业建设与发展历史真貌的再现。它既是研究我省交通事业发展历史与发展规律的宝贵史料，也是指导我省交通事业今后继续发展的重要依据与参考。 各单位应加强对档案工作的领导，要明确有一位单位领导人分管档案工作。各施工、监理单位还应同时指定一位总工程师或技术负责人兼管档案工作。各单位应依法将档案工作列入本单位总体发展规划，纳入本单位生产建设、科学研究、技术管理的规章制度中，纳入各级分管领导的岗位职责和工作人员的岗位责