文书丶声像丶实物丶会计档案培训讲义.pdf

文书、声像、实物、会计档案培训讲义 档案业务知识培训资料 文书、声像、实物档案 工作业务培训讲义 二ＯＯ七年四月二十日 第一章 档案的基本知识 一、档案的定义及其基本含义 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的 — 1 — 文书、声像、实物、会计档案培训讲义 文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。 2、档案是保存备查的历史文件。 （1）办理完毕的文件才能作为档案 （2）对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的 文件，才有必要作为档案保存。 （3）按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。 3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。 二、档案的作用 档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度 的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用： 1、凭证作用 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文 件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以 往的历史情况,是令人信服的历史证据。 2、参考借鉴作用 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科 学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后 处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人的关系，与此相联 的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情 况，研究有关事物的发展规律，具有广泛的参考作用。 另外，从社会生活空间联系和时间延续的角度看，档案具有横向 的信息交流和纵向的承前启后、继往开来的作用。档案作为一种历史 文化财富，还具有文化作用，可以对人们的思想认识、道德修养提供 直接的知识营养，丰富人们的精神生活，促进社会的精神文明建设。 三、档案的种类 — 2 — 文书、声像、实物、会计档案培训讲义 1、档案的分类 按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案（如 会计档案、干部档案、诉讼档案等等） 按档案的制成材料分：纸质档案、非纸质档案 按信息表达方式分：文字档案、音像档案 按记录方式分：普通档案、电子档案 按立档案单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、 农村档案 按时期分：建国前档案、建国后档案 目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专 业档案、声像档案、实物档案、电子档案。 2、电子文件与电子档案 电子文件：在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、 磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并中在通信网 络上传送的文件。 电子档案：是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 电子档案的特性及问题：1、信息的非人工识读性（设备依赖性）； 2、信息存储的高