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公司采购管理制度资料
深圳市湘劳人力资源开发服务有限公司 财务管理制度
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第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 6 页
采购管理制度
1. 总则
1.1为规范公司商务采购工作,特制定本制度。
1.2本制度适用于公司的商务采购/招标活动(含办公用品、工程、设备设施维修/维护等项目)。
2. 采购/招标原则
2.1 严格执行询议价程序
2.1.1 采购/招标活动,必须由项目需求部门拟定工程、办公用品、项目的招标书(含项目完成时间、质量要求及验收标准等);
2.1.2 采购/招标活动,必须有三家以上具备合法资质的供应商提供报价,同时应围绕供应商资信情况进行背景调查,并如实记录;
2.1.3 在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上,由管理部联合采购项目需求部门、财务部进行综合评估,并与供应商进一步议定最终价格及采购/招标要求;
2.1.4 临时性应急采购/招标的项目,须向公司领导电话汇报,经授权确认后,可以先予实施,但应于项目实施之日起五个工作日内,补充完善相关审批程序
2.2 采购会审、合同会签制度
2.2.1 采购/招标活动,必须各相关部门共同参与,调研汇总各方意见,形成书面的评估报告,经公司领导审核,并确认最终中标单位;
2.2.2 采购业务负责人根据采购项目招标书相关要求,拟定《合作协议》,报公司领导审核;
2.2.3 采购业务负责人与中标单位沟通并确认《合作协议》,报公司领导批准后,予以执行。
2.3 职责分离
2.3.1 采购人员不得单独实施货物、工程项目和服务的验收;
2.3.2 采购/招标过程中,货物质量、数量、交货等问题的解决,应由管理部、项目需求部门根据合同要求及有关标准,与供应商协商完成;
2.3.3 财务部负责对项目采购/招标过程中,相关费用的审核及评估程序合法性的监控。
2.4 一致性原则
2.4.1 采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致;
2.4.2 在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下,采购人员应及时反馈信息,由项目需求部门综合评估,变更采购单,经公司领导确认后,再次向供应商发出采购要约
2.5 廉洁制度
所有采购人员必须做到:
2.5.1 自觉维护公司
2.5.2
2.5.3
2.5.4
2.5.5
2.5.
3. 采购程序
3.1供应商的选择
3.1.1 供应商必须具有合法资质(供应商评估过程中,参与投标单位应提交营业执照、税务登记证明、组织机构代码证及其他专业资质证明);
3.1.2 对于经常使用的商品或服务,管理部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况,建立供应商档案,做好记录,会同相关部门对供应商定期进行评估和审计
3.1.3 在选择供应商时,必须进行询议价程序和综合评估;供应商为中间商时,应调查其信誉、技术服务能力、资质、以往的服务对象及客户评价情况,供应商的报价不能作为唯一决定的因素
3.1.4 为确保供应渠道的畅通,防止意外情况的发生,应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。
3.2采购程序
3.2.1 固定资产及其他零星物品的申请,由各使用部门报管理部统一申请。根据采购申请流程,由各相关部门审核,并经公司领导批准后,方可交管理部采购人员实施采购。
3.2.2 采购/招标活动,应严格遵循采购申请流程及标准要求,由各相关部门审批。项目采购申请中如果要素不明确者,应予退回。
3.2.3 采购询价、综合评估、会签合同,由管理部协调财务及采购/招标项目需求部门共同完成,报公司领导批准。项目需求部门负责采购物品的功能及
3.2.4 财务部门负责预算控制、价格调查、合同付款条款的审核,管理部负责合同风险条款的审查、合同条款的谈判,付款申请、索赔、采购档案的建立,市场信息的收集。同时,与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。
3.2.5 采购过程中发生变化时,项目需求部门出具采购变更申请,由公司领导签字确认后,交管理部采购人员执行
3.2.6 采购/招标项目需求部门、管理部负责出具
3.2.7 相关表格后附。
3.3付款程序
3.3.1管理部根据付款计划提出申请,根据财务付款申请流程,由部门负责人签字,后附付款明细单据、《合作协议》,交给财务部审核,并经公司领导批准后,由财务部办理付款手续;
3.3.2 大宗采购行为(采购/招标单价在500元以上),应要求供应商提供开户行及银行账号信息,优先考虑银行转账支付,原则上不予现金结算;
3.3.3 付款前
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