公司文书管理制度资料.doc

公司文书管理办法 第一章 总 则 第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公司公文办理的质量与效率，根据公司管理实际，特制定本管理办法。 第二条 公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要工具。 第三条 公文处理是指公文的办理、管理、 整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则，做到及时、准确、必威体育官网网址、安全。 公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。 第二章 公文种类 第六条 公文分类 根据公司需要，方便管理与识别，将公文分为五大类： 一、一类公文：指红头文件，主要用于公司下发各种正式的规章制度、通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其它部门一律不得自行向上、向下或对外印发此类公文。 二、二类公文：指红头公函，主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。二类公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送、归档；其他部门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。 三、三类公文：指对外非红头公文，主要用于公司或各对口部门与外部相关单位之间，不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管，办公室负责指导、修正。 四、四类公文：指内部非红头公文，主要用于各部门在公司内部向上级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。 五、五类公文：指部门拟定的各种规章制度及工程标书、合同等公文。 第六条 公文版式制定标准 一、公文格式 公司行文统一使用统一格式和标准版头。 二、文头部分 由文件版头、发文字号、横格线组成。 三、行文部分 由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。 四、文尾部分 由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。 五、公文排版： （一）公文文字一律从左到右横写横排。 （二）使用字体： 文件标题——2号黑体加粗，主题词——3号黑体，正文及其它——四号宋体。 六、页面设置 （一）一类和二类公文页面设置为：上、下边距为25。4㎜，左边距为28㎜，右边距为26㎜。 （二）三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自动默认设置，即：上、下边距为25。4㎜，左、右边距为31。7㎜。 装订要求：一类和二类公文必须在左侧上下双钉匀称装订；三类、四类和五类公文可根据版面装订。 上边距为37㎜，下边距和左、右边距均为27，行距1。5倍行距。 七、使用纸张 公文用纸：除单位特殊要求外，各类公文均采用国际标准A4型（210㎜*297㎜）打印纸（或复印纸）。 八、序号排列 层次“一、”、“（一）”、“1、”、“（1）”。 第三章 发文程序 第七条 公文发文程序为：拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。 一 拟稿。根据公司工作需要和领导的意见，由主办部门指定专人草拟文稿。草拟文稿必须从公司整体工作角度出发，不抵触法律法规，操作性强，文字精炼，避免出现差错与语义分歧，标点符号要正确。 二 审核。文稿拟就后，拟稿人填写“公司发文用纸”，详细写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等；然后附同草稿一起送交部门经理(对文稿内容、质量负责)审核。 三 送审。主办部门领导审核后送主管总经理或总经理，由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。 四 样稿。领导核正后，由主办部门送至总经理办公室，由办公室文秘打印出样稿，办公室主任签署处理意见后，办公室文秘送至相关领导签批意见。 五 传阅。办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。 六 签发。经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。 七 打印。总经理签发后的文稿由办公室文秘负责统一编号、打印初稿，拟稿人负责校对并在发文用纸上签名；核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。 八 用印。除会议纪要外，所有对外发出的文件都应由总经理办公室加盖公司印章，并做好登记、签收手续。对印刷质量不好的文件，印信管理员有权拒绝盖印。 九 归档。公司所有发文，拟文单位应有存档，并将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。 第八条 分发原则。分发公文应做到准确、迅速、安全、必威体育官网网址，并严格履行登记手续。 发送公司各部门和各分（支）机构的公文，一般采用电子文档形式，由办公室复核编拟后通过电子邮件发送。 由部门起草对外发送的文件，由主办部门寄送并报办公室备案。 第四章 收文管理 第九条 收文办理指对收到公文的办理过程