档案和信息管理的技巧.pdf

档案和信息管理的技巧 课程提纲  档案管理 信息管理 – 收文处理程序收文处理程序 --信息的收集信息的收集 – 发文处理程序 --信息的整理 – 文书的立卷归档 --信息的传递 – 档案的收集整理 --信息的利用和储存 – 档案的保管和利用 第一单元 档案管理 收文处理程序  总的任务： 组织文件按程序运转，达到查阅处理目的。  具体内容： 签收、拆封、登记、分文、传阅、请办、批 示、办理、督察、备注、归档 文件的签收  弄清是否写明给本公司或自己职权范围内的  在启封后详细清点在启封后详细清点、、核对收来函件核对收来函件  签字一定要清晰、易识，姓名俱全，并注明 收到时间  如发现原件有拆封、破损等现象或者文件数 与对方登记不符时，应立即查明原因，及时 处理 文件的拆封  要小心启封，剪口时要注意避免损坏袋内文 件。启封后的文件袋要认真检查，取净文件， 防止遗漏防止遗漏  来件如有附件，要按附件目录认真核对，如 不相符或漏装，要及时向来件企业查询  如果来件日期不清，应根据邮戳注明收件时 间，并保留其封皮备查 文件的登记  通常收文登记应包括以下几项主要内容： –收文日期 –收文编号收文编号 –来文企业 –文件密级、缓急程度 –文件标题或内容摘要 –份数、附件 –处理情况 特别提醒 :  收文登记首先应确定，哪些文件必须登记，哪些文件可 以不登记，这是登记工作首先应弄清的问题。如果见文 就登就登，，不仅耗费大量的时间和精力不仅耗费大量的时间和精力，，还会影响到正常的还会影响到正常的 工作。  同时应确定在收文登记簿写明的主要内容。这些内容应 根据公司工作的实际需要来确定，繁简得当，不超出需 要限度。如登记内容过多过细，会费时费力，造成不应 有的消耗。反之，过于简单，缺少某些必要的内容，则 说不明问题，起不到登记应有的作用 收文登记的方式 1、簿式登记 日期 编号 来文企业 缓急 份数 文件标题 处理情况 备注 2、卡片式登记 来文企业 缓急 份数 文件名称 处理情况 备注 3、联单式登记 来文部门 收文编号 文件标题 分送情况 负责人 处理情况 备注 特别提醒：  对秘书来说，无论采取哪一种登记方式， 都应力求达到及时都应力求达到及时、准确准确、手续简便手续简便、易易 于查找及有利于统计文件等要求。 登记工作注意事项 ：  登记字迹要工整清楚，不仅自己能辨认，别人也能 看懂，便于查找。  登记项目要逐格填写登记项目要逐格填写，不随意取舍不随意取舍。登记标题要完登记标题要完 整，不能随意简化。如来文没有标