第3章 沟通的信息应适合对方.pdf

下载 第 3 章 沟通的信息应适合对方 辛蒂V .卡色曼(Cindy V. Casselman), 施乐研究技术公司高级副总裁执行技术助理 w w w. x e r o x . c o m 辛蒂V.卡色曼通过对公司内部人员的普查，最终说服决策层统一建立了公司内部互联网。 这一技术大大提高了生产效率。 我是在 1 9 9 5年意识到，互联网对提高施乐公司的内部沟通是一个很有用的工具。调查显示， 员工喜欢及时、准确和诚实的沟通。 尽管当时“内部互联网 ( I n t r a n e t ) ”这个名称还没有确定下 来，但是我向上司—施乐公司沟通部主任乔伊·卡哈兰 (Joe Cahalan)提出了我的设想。他十分 感兴趣，但是也表达了他的一些担心，主要在技术 (该网络的可信度和可靠性有多大？ ) 、资金 (这项冒险项目该怎样设计、建造和维护？ )和工作量投入(这只怪兽所需的信息由谁来补充？ )等 方面。我又进行了进一步的调查，造访了一些已有的内部互联网网站。诸多的发现总结为一篇 新的报告，我回答了他提出的问题。 在对施乐集团其他企业进行分析研究时，我逐步感到要是能说服他们，让他们了解到内部 互联网同样也可以使他们受益，也许他们会赞助这一尝试。我向时任集团执行总裁的帕特·沃 灵敦(Pat Wa l l i n g t o n )建议：内部互联网站可使公司用于建设基础设施所斥巨资收回些回报，也可 以成为施乐人交换信息的一块阵地，同时能形成一个施乐特有的公司文化。我很清楚帕特听说 能建立一个知识库或企业文化一定会动心的，因为他视这些为投资基础设施成功的标志。 经过不懈的努力，最终整个项目的创立、开发和入网器支持系统等都得到了全面的赞助。 我认为此次成功的关键在于，我们不仅生动有力地描绘出内部互联网的巨大潜能和美好前 景，同时还把这一理想同组织管理期望有机地结合起来。所以，首先要了解沟通对方的希望， 自己的建议既要满足对方的要求，又能帮助实现组织管理预定目标，才能真正说服他们。 成功传递信息最根本的要了解对象是谁，分析他们的特点，了解他们的动机，学会和他们 接触。 3.1 分析信息传递对象的特点 分析对象的第一步就是认识对象为何人。组织内的信息沟通大多具有多个对象。 1 (1) 最初对象。他们最先收到信息，有时这些文件就是这些最初对象要求你提供的。 (2) 看门人。他们有权阻止你的信息传递给其他的对象，所以他们也能决定你的信息能否传 递给主要对象。有时让你起草文件的上司就是这类看门人；有时，看门人在公司的更高层 ; 还有 时，看门人来自企业外。 (3) 主要对象。他们可以决定是否接受你的建议，是否按你的提议行动。各种信息只有传递 给主要对象，才能达到预期的目的。 (4) 次要对象。他们可能会对你的提议发表意见或在你的提议得到批准后负责具体实施。次 要对象包括律师。许多年后，你的文件会被他们当作企业文化和政策的证明。 (5) 监督对象。他们既无权阻止信息传递，也不直接参与实施，但他们拥有政治、社会地位 和经济实力。他们密切注视你和主要对象间的信息沟通，依评估结果决定是否采取行动。 改50 商务与管理沟通 下载 行业报告的多重阅读对象 某咨询公司受雇起草一份报告 ,预测法规修订对某产品的生产、安全和成本可能产生的 影响。 主要对象是联邦当局，最终是他们制订法规。这其中还有经济学家、工程师和立法专 家。 雇佣该咨询公司的财团既是咨询公司的最初对象又是它的看门人。财团若不喜欢他们 的报告，报告是不可能被交给联邦当局的。 次要对象有：广大的大众，同种产品的其他生产商，咨询