大学生项目管理通识教程教学课件作者汪小金主编第七章.ppt

大学生项目管理通识教程 (一)个人位置、地位差异 人与人之间的物理位置差异可能影响沟通的效果。例如，两个人之间相距较远，如果不借助任何外力，口头沟通的效果就很差。除了物理位置的差异之外，人与人之间其他无形的距离，也会对沟通造成不利影响，如专业的差别。不同的专业有不同的术语，同一个术语在不同的专业中可能有完全不同的意思。本专业的人与专业外的人沟通，就会遇到“专业距离”的影响。 张明是大学三年级的学生，学习社会学专业。有一次他去医院看医生，医生为他详细检查之后，告诉护士给他打一个IV。张明听到“IV”这两个字母的时候，立刻变得非常紧张，心想自己是不是得了什么严重的疾病。通过进一步询问医生，才知道原来“IV”是“Injection by Vein”的缩写，意思是静脉注射。使用专业术语，方便了医生与护士之间的交流，却使患者吓了一大跳。 大学生项目管理通识教程 (二)事情的复杂性 简单的事情，沟通起来很容易；复杂的事情，要说清楚，就不那么容易了。对复杂事情的编码和解码，都是很困难的工作。如果沟通双方都熟悉某个复杂事情的背景，沟通就相对容易一些；如果其中一方不了解相应的背景，沟通就会变得很困难。 学过物理学的同学对爱因斯坦的相对论都比较熟悉，并且能准确地记忆和复述方程式E＝mc2 ，但恐怕很难向一个没学过物理学的人准确地解释这个公式。你告诉他这个公式就是相对论，它揭示了物体的能量与光速之间的相互关系，即同样的物体在不同的速度下，能量大不相同；其中m代表物体运动时的质量，而c则代表光的速度。你的解释很正确，对方却还是一头雾水。 如果对方不具备相应的背景知识，你与他沟通复杂事情时，就不能追求表述的“正确和准确”，而应该追求“通俗和易懂”。例如，可以这样解释相对论：同样是一个小时的时间，你等女朋友时会觉得时间过得特别慢，而与女朋友在一起时又觉得时间过得特别快。 大学生项目管理通识教程 (三)组织氛围 组织氛围也对沟通有重要影响。陈滔是某工程公司职员，该公司专业销售工程上使用的产品，公司有不同的职能部门，负责向不同行业销售产品和提供技术支持服务。在公司内部，不同职能部门之间沟通很差，主要原因是职能部门之间的利益争夺。按公司的规定，各职能部门的收益直接来源于其销售业绩。虽然不同职能部门负责的行业不一样，但为了各自的业绩还是经常发生相互争夺客户的现象，各部门之间变成了一种相互竞争的关系。所以，部门经理都禁止本部门员工与其他部门交流与销售有关的任何信息。公司总经理认为这种竞争对公司的利益没有影响，反而会使公司的销售额得到提高，所以没有加以解决。但是，公司的经营结果并非如总经理预想的那样，由于部门之间相互竞争，导致很多信息无法有效传递，造成一定程度的资源浪费，公司业绩一直不能有所突破。从总经理的角度来讲，他应该把部门之间的竞争关系转变为协作关系，创造有利于沟通的良好组织氛围，以保证公司资源的使用效率，促进公司业绩提高。 大学生项目管理通识教程 (四)信息泛滥 任何组织，随着业务的开展，都会产生很多信息。如果组织中没有对沟通过程进行有效计划，没有对什么人需要何种信息进行有效控制，就会导致组织内部很多资源被消耗在无价值的信息传递活动上，这种现象不是高效组织的应有特征，而是沟通无效率的表现之一。 信息泛滥会影响沟通的效果。与别人沟通时，应该首先整理信息，对发出的信息有所取舍，抓住重点去满足对方的需求，而不是简单追求面面俱到。柯迪是某大学工程管理教研室的专任教师，参加了一次学校组织的校级重点课程建设的中期检查会议。会议要求项目负责人用20分钟时间向专家委员会报告项目进展情况。有些项目负责人努力把课程建设情况介绍得很详细，不仅幻灯片上的文字很多，而且介绍时语速非常快，以至于专家们基本没有看清幻灯片的内容，没有听清所讲的内容。他们的报告结束后，专家们又不得不提出许多关于建设进度的问题，浪费了不少时间。导致这种结果的主要原因，就是报告人没有对过量的信息进行有效整理，没有针对专家的需要突出重点，而是向专家“倾泻”了大量的信息。其实，在有限时间内有效地向别人介绍复杂的事情，也是一个人很重要的能力。在沟通的时候，要注意做到“有的放矢”。 大学生项目管理通识教程 (五)缺乏反馈机制 有效反馈是保证沟通质量的重要手段。如果反馈成为组织的一种机制，成为人们在沟通中的习惯，沟通质量的提高就是必然的结果。缺乏有效的反馈机制会严重影响沟通效果。例如，在项目会议上，只有少数人发言，没有几个人提问。人们在抱怨项目会议没有实现预期效果时，往往把矛头指向会议内容以及员工缺乏主动性等，而忽略了没有建立良好的反馈机制这个根本原因，即没有从制度上确保反馈的发生与畅通。 人们还容易犯一个错误。当自己是信息发送者时，巴不得接收者立即给自己反馈；而当自己成为接收者时，又迟迟不给别人反馈，甚至根本就不给反馈