周例会的作用与形式.docxVIP

PAGE 周例会是项目管理与项目沟通的重要手段之一。假设项目建设过程中，全体人员都有把握在即定的范围、时间、成本之内完成项目，而项目涉及的资源情况、外部相关环境、内部环境都不发生变化，项目成员之间信息沟通顺畅、理解一致的情况下，项目的周例会或许是没有存在的必要性了。现实却是需要我们尊重这些假设，需要我们随时的应对当这些假设不成立时引起的变更，IT项目的特点之一就是在变化中建设，在变化中更成熟。多数情况下，一期项目的结束，往往伴随着下一期项目的开始。这与最近十几年，信息产业日新月异的高速发展密不可分。转自项目管理者联盟　　周例会是项目参与各方在项目实施过程中进行例行沟通的重要手段。甲方、乙方、监理方、相关利益方等通过周例会来交换彼此的问题、意见、可能承担的风险等，共同讨论项目范围、时间、成本的变化情况。周例会需要对每周的项目实施状态进行总结与分析，调整下一周的项目任务计划，分析当前的项目实施情况与项目的整体计划安排之间的支撑关系，周例会需要明确反映、记录项目各方对项目当前状态的意见与决策。　一般在项目初始阶段，就需要在项目配置文件的沟通管理章节中对周例会进行说明，主要有以下几点内容：周例会的召开时间、地点、主持人员、参与人员、周例会的介绍模板、会议纪要模板、会议纪要的审核流程、会议纪要的发送人员列表、周例会过程简介、周例会基本要求、特殊情况处理等内容。这种事先的约定，一旦得到了各方的认可，就需要按规定严格执行，这是项目实施中的“法律”，是项目参与者的游戏规则。沟通管理是贯穿整个项目生命周期的，其中关于项目的周例会的相关规定，也会在项目的生命周期中进行调整。无论如何调整周例会的规定，周例会应该具有的元素都是必不可缺的。例如：会议纪要的审核流程可以增加或是简化环节，变更人员，调整审核的约定时间，审核的手段方式等，但审核本身是必要的，会议纪要一定需要各方的审核后，才是可以存档与发布的版本。通过对这些要素的理解，制定严格的流程，才能减少或避免上述的一些不合适的场景的出现。　　周例会的流程　　周例会的流程包括准备工作、举行例会、会议纪要的编写与发布三个环节。　　首先，准备工作。项目管理论坛　　在周例会召开之前，需要做的准备工作包括：确定周例会的主题、完成周例会的汇报材料，并将周例会的主题成汇报内容与例会参与方进行事先沟通。　　1、 实施方召开内部会议：实施方需要事先对前一周工作的工作状态进行总结，一般由项目经理来完成。项目经理与内部小组成员进行沟通，回顾各小组的工作状态、存在问题、面临的风险、能否有效保障小组整体计划的执行，存在哪此困难及期望的解决方案，以及下周的工作任务，特别标识出哪些地方需要其他方面配合。大型项目的项目经理需要事先召开内部会议来汇总这些信息，并在这些基础上编写每周的汇报材料，包括：项目的整体视图及WBS说明、项目当前的状态、当前存在的问题列表、面临的风险列表、上周的工作计划完成情况、下周的工作计划。项目管理者联盟文章　　2、 明确例会主题：周例会参与方较多，大家时间都很宝贵，因此会前沟通以明确会议主题十分必要。对于项目可能面临的重要问题、风险及变更等，实施方的项目经理需要在周例会召开前事先与甲方、监理方等各方负责人进行沟通，讨论本周例可能会谈及的问题。需要强调的是这种沟通不仅仅是项目经理层面的，还需要小组长的水平沟通，例如实施方接口组的组长与甲方的接口组长也需要进行沟通，这是避免会上争论的最有效的保障。很多情况下的争论，都是由于会议召开之前没有充分的沟通好，最终将周例会会场变成了个人PK的战场。而PK的结果常常是两败俱伤，原因很简单，这个PK过程本来就不应该出现在周例会上。周例会是项目实施中沟通的主要手段之一，而日常的项目成员之间沟通更是不可或缺的，项目中需要不断的沟通、沟通、再沟通，所有的项目成员，无论是甲方还是乙方都是为了共同的目标而努力的一家人。转自项目管理者联盟　　3、 例会通知：通知方式包括邮件、短信、电话等，一般由甲方的项目负责人发起通知。通知邮件一般不要采用暗中抄送的方式，以便收件人可以了解参加会议的人员情况；邮件内容包括以下要素：会议时间、地点、参加人员列表、会议主题，相关文件等；一般在会议召开前24小时发送通知，使用Outlook发送可选择“会议申请”模式，以便收件人在收看邮件时直接确认参会。　　第二，举行例会。　　周例会会议内容一般包括以下6个方面：?　　1、 项目整体状态介绍：由乙方项目经理来介绍项目当前的状态。包括资源、计划、工作范围是否存在变化，对于发生变化的地方，需要特别说明。　　2、 上周工作总结：介绍上周工作总结。重点介绍工作任务的完成情况，需要特别说明没有完成的任务的原因及处理方案。　　3、 下周工作计划：介绍下周的任务计划安排。对于每一项任务