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第六章 哈佛经理信息处理能力 一、信息收集 □ 信息收集的基本原则 信息或资料这两个词因应用领域不同，而有不同的定义。综 合一般说法和英文解释，信息应包含下列内容： (1)事实、真实(FACT)：指还未经“加工”的事件所拥有的 原始面貌。 (2)消息、通知(INFORMATION)：指由传达而来，已经过某种 程度整理的事实。 (3)知性、智慧(INTELLIGENCE)：指由经验或理性推理而创 造的事实或思考方法。 (4)知识(KNOWLEDGE)：指由发现及思考而产生的系统化概 念。 (5)报告(REPORT)：指经过事实调查后，所做出的记录结果 和结论。 (6)资料、记录(DATA)：指汇集事实后记录下来的所有文字。 (7)报道、传闻(NEWS)：指必威体育精装版、有新闻价值的事实，和对 这事实的传达。 1 □ 收集动机 在管理者开始收集资料前，要先回答以下几个问题： (1)你想得到哪些具体资料? (2)哪种资料一定要有? (3)哪些意想不到的地方可能藏有目标资料? 不分主次、漫无目的永远是收集资料的人最易犯的毛病。就 象你曾经不知道需要哪些信息，却连续收集一个月结果仍似懂非 懂一样，总以为只要坚持收集，就能分清目标；事实上这种好运 气出现的机会微乎其微。最后的结果是，你面对一堆“都有用” 的资料，却不知该用什么。 □ 系统整理 收集动机中的例子可能并不适用于每位管理者，不过如果仔 细推敲进行的步骤，其实可以归纳出五个原则： (1)发现不寻常的事物。不用心观察、见怪不怪是许多人丧 失机会的原因。以日本人来说，在八十年代前期，常有许多情侣 在传统咖啡店里相对而坐，他们既不交谈，更不“眉目传情”， 根本就是漠然冷对。为什么浓情蜜意的人进了咖啡店就变样了? 如果有人能进一步了解，极可能发现另一个消费市场。 2 (2)亲身体验。1988年，日本推出高级国产车SIMA，每部卖 价高达500万日元，却离奇地畅销，成为当年最热门车种。许多 人都在思索其中的原因，而各媒体的从业人员却拚命地绕着车子 的名字、配件、性能打转，起码有一半的记者连车子是什么样子 都不知道，就编出了各式各样的理由来说服读者。其实这部车最 大的优点是它有略似女性身体轮廓的“性感曲线”，吻合强调 Body Concious的时代潮流，证明“女性化”的机械产品有市场。 自诩“秀才不出门，能知天下事”的你，有时也该活动筋骨出门 看看，免得被二手资料所蒙蔽。 (3)追溯既往。任何事物都有它的时间流程，就象每个小孩 都有父母、祖父母、曾祖父母一样，没有人会……凭空冒出来的， 管理者要追究他的生活背景、亲人，才能了解儿童的行为模式。 其它事理亦然。 (4)扩大空间。在狭窄的环境里，许多思考被挤压的结果， 造成其本质逐渐泯灭，思考的敏捷性荡然消失。与其在自己的部 门里苦思，倒不如看看别的部门的流程?与其困在本行业，倒不 如看看其它行业?看看其它的国家?闭门造车是会永远失败的。 (5)用图解方式联想。当管理者感觉思维混乱时，最好拿出 纸笔来，写下关键字或画些图形，借有形的图文思考，用自己的 想法来启发自己。其实从现在个人电脑的普及来看，很可能将个 人的原始想法输入电脑，等累积一定程度时，再利用电脑的移动 3 功能审视、分类这些构想。用电脑整理构想时，不妨在每一行的 起头订一个代号，英文字母、注音符号都可以，以方便检索和归 类。 当然，如果觉得使用电脑不方便，用卡片处理也是一种方法， 只是每一张卡片只能写一件事情，才不会混淆。 □ 收集计划 任何一种工作都有开头和结尾，尤其在专题式收集资料的情 况下，更要有“截稿”的意识，才能有效率地赶上工作进度。一 般地，收集资料时应制定合理的计划，不管是专题式资料或长期 的收集，都要有阶段性的处理，大概分三个步骤： 1. 设定“产品”类型