傑出祕書及助理人員實務.pdf

傑出祕書及助理人員實務 傑出祕書及助理人員實務 傑出祕書及助理人員實務 目录 目录 目录 工作职能与素质要求 接待工作 电信及办公设备 文书写作 时间管理和旅行 会议安排 信息管理 人际交往 秘书工作职责 秘书工作职责 秘书工作职责 接待工作—— 日常、专门、团组 收发信息—— 电话、电传、传真、邮件、电子邮件 文书写作——使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理—— 自己、上司 会议组织——会前、会中、会后 信息管理——存、管、取 旅行安排——吃、住、行 对外公关——联络（外事）、参与活动 商务活动——营销、市场、税务、法律 指派工作——上司安排 一、秘书工作职能与素质要求 一、秘书工作职能与素质要求 一、秘书工作职能与素质要求 职业道德： 爱本职——爱岗敬业，归属服从，从点滴 作起 要谦虚——刻苦学习，虚心求教，钻研业务 多动脑——主动思考，机智敏锐， 有商业意识 守纪律——遵纪守法，格守信用，严保秘密 工作作风： 热情——真心诚意，笑脸迎送，谦和友善 扎实——做事不飘，跟进落实，检查确认 细致——准确不粗，认真不草，稳重不浮 敏捷——干练守时，讲究效率，商如战场 21世纪的企业秘书 21世纪的企业秘书 21世纪的企业秘书 1. 像心理学家一样善于观察和理解他人 2. 像政治家一样有灵敏的头脑 3. 像外交官一样有潇洒的风度 4. 有处理各种棘手问题的丰富经验 5. 有良好的写作能力和文字功夫 6. 熟练运用各种办公自动化设备 7. 熟识商务往来的法律、金融和税务知识 8. 迅速对文件、信息归类、整理和查询 秘書的業務 秘書在一天的工作中,有三分之二是做下列業務: a. 打字 b. 接受口授 c. 傳真 d. 接聽電話 e. 處理信件 f. 與主管商談 g. 檔案管理 h. 準備當天的業務及下班前的業務整理 i. 擬稿及製作信件 秘書業務可分為四類: 1) 資訊管理業務 2) 事務業務 3) 公關業務 4) 綜合業務 資訊管理業務 資訊管理業務,即是利用電腦來處理及管理 一般業務,秘書的資訊管理業務是由其執行任務 的功能引伸而來,前節提到秘書執行的任務有發 送傳真、擬稿、存款、安排、機票等。這些業 務都需要資訊管理來處理。這些微觀方面，資 訊管理所處理之業務。 事務業務 歸類如下： (1)通訊方面: 接聽電話、拆寄信函、發電傳等 (2)辦公室方面: 檔案管理、更換用具等 (3)會議方面: 收集資料、準備定期報告等 (4)安排方面: 安排行程、約會、會議等 公關業務 秘書的職務，接觸面很廣，為了要使業務能順利 進行，必須扮演著潤滑劑的功能，在公司機構的里里 外外，必須兼顧到各個層面的人物，能考慮到各种狀 況，能預見各類該辦之事，妥善處理人際關系，圓滿 達成任務。 一般業務的推動，皆以人為主，人由於人際關系 而形成自己的團體，團体與團体的互動關系，就形成 了公共關系，秘書的業務需要顧及公司機構的上上下 下、里里外外的業務，所以必須有良好的公共關系， 才能使全盤業務進行順利。 綜合業務 綜合業務來自協調的功能,協調即是要與各單 位溝通以達圓滿處理業務。由於時代的進步與 科技的發達,業務牽涉範圍愈來愈廣,並非單項業 務所能包含。這時,就要靠秘書來作綜合業務協 調。可見秘書的綜合業務尤其重要,因它包括資 訊管理業務、事務業務與公關業務等。秘書要 辦妥任何單項業務，必須綜合協調其他相關業 務。這樣，才能融會貫通，發揮最大的秘書業 務功能。 具有基本思考過程