采购管理部岗位职责及控制程序.pdf

第一部分 岗位职责 1.1 部门机构设置 采购管理部：配备5人，其中部长1人、商法1人、采购2人、设备 管理1人。 1.2 部门及部门内部人员职责 1.2.1采购管理部部门职责 负责公司筹建阶段的设备物资和小型工程服务的招标采购工作。负 责编制招标采购计划，并负责实施。 a．负责公司物资的竞标采购组织工作； b．负责组织编制设备技术规范书、招标文件等并组织审查； c．负责组织实施对供方的评价、选择工作；负责合格供方的资质初审、 调查、绩效考核、重新评价以及合格供方资料的归档工作； d．负责组织合同谈判、合同签订、合同评审、合同管理、设备监造等管 理工作； e．负责确认总包单位分包厂家的资质确认工作； f．掌握现场施工进度，对设备的供货状况做好及时调整；根据设备物资 交付计划，及时与生产厂家联系，使设备物资供货按计划进度进场； g．负责联系上级相关单位参与、监督招评标过程； h．负责向工程管理部移交订货合同； i．协助工程管理部做好设备物资的催交及设备交付后的服务工作； j．及时完成领导交办的其它工作。 1.2.2采购管理部内部人员职责 (1)采购管理部部长 a．负责采购管理部的日常管理和采购工作，包括岗位设置、规章制度和 工作流程的制定、人员培训和指导 b．负责组织编制采购计划，经总工审核，交主任批准后实施。 c．根据采购计划要求，以及技术规范书、设备材料清册组织编制并审核 招标书，负责组建招标小组，通知相关人员按时参加招标、评标，作 好评标记录，公平、公正地完成招标工作。 d．掌握项目所需货物的市场行情以及供应商情况，依据市场供应情况分 析供货趋势，为领导及有关部门提供决策信息，以控制和降低项目成 本，提高货物质量。 e．掌握货物供应来源，调查供应渠道，建立完善的供应商跟踪管理系统； 负责分供方管理，如实反映供应商的供货质量及后续服务情况，把供 应商纳入供应链管理系统。 f．负责协调采购管理部和其他部门的关系；负责协助工程管理部推交设 备物资，检查监督合同履约情况。 g．负责分派采购任务，安排落实设备监造工作。 h．负责竞标方案、竞标（询价）结果、采购合同的审查。 i．根据履约能力，合理平衡规模采购项目的安排。 j．负责与上级公司竞标采购部门、风险控制部门、监察审计部门的联系 工作 k．负责办理合同在上级部门的合同审批工作。 l．完成领导分配的其它工作。 (2)采购工程师 a．根据采购计划要求，以及技术规范书、设备材料清册编制招标书，并 经审核批准后组织招标。 b．在合格分供方内确定候选厂家，对于不是合格分供方的厂家，要严格 把关，履行合格分供方的资格调查审批手续，做好市场调研，对要采 购货物进行询价、比价、比质，完成商务谈判并负责签订商务合同。 2 c．负责合同的管理和归档，并将相关信息及时通知相关部门。合同签订 后，采购工程师应及时将合同移交给工程管理部一份，并将分包方联 系方式和地址等一并抄送给工程管理部，由工程管理部组织催交、安 装、调试及验收。所有采购文件及合同由采购工程师负责按项目归档。 d．根据工程需要，及时向部长汇报采购工作进程。 e．协助工程管理部催交货物、现场接货和清点的交接工作、设备专工对 货物的质量进行跟踪和处理。 f．项目完工时，根据具体执行情况，结合各部门提供的数据及时对分包 方进行合同的结算工作。 g．做好对供应商的考评工作，根据合同条款审核合同付款情况并办理申 请付款手续。 h．完成领导分配的其它工作。 (3)商务、法律专员 a．负责项目招标文件的商务法律审查工作，及时提出潜在的风险和修改 意见。 b．负责所有分包合同的商务审查工作，审查合同是否规范、合理，是否 符合公司的采购的相关制度，及时提出修改意见。 c．负责公司法律诉讼案件等问题的处理及协调。 d．根据公司发展需要，必要时组织公司的商法培训工作。 e．必要时，参与处理项目执行过程中发生的纠纷问题。 f．兼做部分零星采购工作。 g．完成领导交办的其他任务。 (4)设备工程师 负责设备采购的技术服务工作；