公文处理实务学习课件.ppt

4.會簽意見之彙整 (1)案件涉其他單位權責時，宜先請該單位惠示意見；如屬本單位權責應先表明單位意見，再知會或請相關單位表示意見。 (2)如上陳之簽稿有其他會文單位表示不同意見，原簽陳單位應加彙整並表明本單位之立場，重簽後再上陳。 * 5.文卷之彙整 陳核之公文，全卷排列的次序： (1)簽、稿、會簽、來文、隨案存查的附件、隨文寄送的附件，並以燕尾夾2只夾於左側。 (2)提供參考性質之法規、前案或相關備以核對的資料，夾附於卷宗夾的左側（公文核判後交由承辦人收執）。 * 6.稿末之署名 (1)「函」稿不論上行文、平行文、下行文，於稿末均書寫「校長李００」，至於用印部分由文書單位依文書處理之規定辦理。 (2)「書函」稿，則於稿末書寫「(校戳)－中國文化大學」。 * 7.騎縫 上陳之簽稿兩頁以上者，其騎縫處建議一律加蓋承辦人職章；正式函文則由文書單位加蓋騎縫章。 8.用紙 1.凡須存檔與對外發文之公文書及其附件，應使用潔淨的A4第1次用紙。 2.試印文稿，及傳閱內部相關單位之文件，建議多多利用背頁紙。 * (1)對於其他機關的稱謂，在公文中第一次出現時建議用全銜，如「行政院文化建設委員會」、「行政院國家科學委員會」；第二次以後才用簡稱，如「文建會」、「國科會」 。 (2)上行文主旨請示語「請鑒核」中的「鑒」字，建議採慣用的「鑒」，而不用「鑑」，直屬上級機關用「請 鑒核」，未隸屬之上級機關可用「請 鑒察」或「請 詧照」。平行文一般多使用「請 查照」。 9.一般用詞 * 10.習慣用詞 (1)描述性用語、專有名詞、計畫名稱及慣用語涉及數字部分，仍用國字書寫。如「第二專長」、「五年教育促進方案」、「九年一貫課程」、「十二年國教」、「星期三」及「九十五學年度第二學期辦理學生生活輔導計畫」等。 (2)簽稿內涉及數字之敘寫，如「802,534,567元」請敘寫為「8億253萬4,567元」；「12,492,345人」請敘寫為「1,249萬2,345人」；「26,457班」請敘寫為「2萬6,457班」，以求一致性。 * (3)收據及支票金額以國字（大寫數字）書寫，金額後一律加上「整」字；公文簽稿內涉及金額部分以阿拉伯數字書寫，金額後均不必加上「整」字。 * 「函」的結構及作法─舉例(1) 教育部　函(稿) 機關地址：臺北市中山南路5號 受文者：如正、副本單位 聯 絡 人：張三豐 發文日期：中華民國94年2月16日 聯絡電話：(02發文字號：台總(二)字第0940024680號 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 　主旨：為杜流弊，節省公帑，各項營繕工程應依法公開招標，並不得變更設計及追 加預算，請　照辦。 說明： 　 一、依行政院本(94)年2月5日台教字第0940000123號函辦理。 　 二、據查目前各機關學校對營繕工程仍有未按規定公開招標之情事，-----　　　，致弊端叢生，浪費公帑。 辦法：各機關學校對營繕工程應依法公開招標，並按「政府採購法」及相關法令之 規定確實辦理。 正本：部屬機關學校 副本：本部總務司、政風處、會計處 　　　　　　　　　　　　　 部長　杜００ * 「函」的結構及作法─舉例(2) 義守大學　函(稿) 受文者：如正、副本單位 校址：高雄縣大樹鄉…號 發文日期：中華民國96年7月21日 聯絡人： 發文字號：(96)校人字第0940123456號 聯絡電話： 速別：最速件 密等及解密條條件或保存期限： 附件： 主旨：檢陳本校96年上半年教師借調名冊乙份，請　鑒核。 說明： 一、依　鈞部92年2月2日台人(一)字第0920111號函辦理。 二、本校教師之借調，均依照　鈞部86年10月5日台(86)人字第8600123號 函及教師借調處理原則之規定辦理。 正本：教育部 副本：本部總務處、會計室、人事室