归档文件及归档 文件整理.ppt

归档文件及归档文件整理 装订文件 装订文件，是归档文件整理工作的基础环节。归档文件修整完毕，采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订，以固定文件页次，防止散失，便于保管和利用。归档文件应以“件”为单位逐件进行装订 装订方法 线装法。根据文件的厚薄，选择粗细适中的棉线进行装订。文件页数较少时，采用“两孔一线”（细线）左上角装订，背后打活结；文件页数较多时，采用“三孔一线”左侧装订。 对于装订成册不便拆钉的书籍、刊物，由于其金属物已严密封装在其中，拆除有损其原貌，因此也可以不拆除。 分类文件 归档文件可以采用年度—机构—保管期限，或者保管期限—年度—机构等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 排列文件 一、按事由排列法，就是将同一事由的相关文件排列在一起。 按事由排列的具体步骤如下： 1、在一个全宗内将同一年度的归档文件分别按其划定的保管期限排列，即按永久、定期分别排列，不同保管期限的文件不得混在一起排列。 2、在同一期限内的文件按其划定的类别分别排列，类与类之间、类与属类之间的文件排列，要按照分类方案进行。 3、在同一类别内的文件按事由结合时间、重要程度来排列。即在同一类别内，将文件先按不同事由分开，将同一事由的相关文件排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。 文件编号 归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。 一、件号 二、页号 编制归档文件目录 编制归档文件目录，是整理工作中的重要环节之一，也是其它编目工作的基础，为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件。 （一）归档文件应逐件编写目录 来文和复文作为一件时（如请示与批复作为一件），除登录批复件发文字号外，同时应将本机关的发文字号一并登录，以便查找（注意：只登记一个件号）；但如果是重要法规性文件，历次修改稿或定稿太厚，只能与正式文件分开各作为一件时，则分别登录。 （二）归档文件目录中所列项目应逐项认真准确地填写 归档文件目录设有件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。其填写方法如下： 1、件号：填写室编件号。 2、责任者：填写制发文件的机关或个人（标明职务），即文件的发文机关或署名者。 3、文号：填写文件的发文字号，即由发文代字、发文年度和发文顺序号组成。如：郑档字〔2008〕8号 4、题名：填写文件标题。 5、日期：即制发文件的时间。填写文件的形成时间（文件末尾落款日期），以8位阿拉件数字标注年、月、日，占两格。如：文件的形成时间是2008年1月6日，即上格填写为“2008”，下格填写为“0106”。 6、页数：填写每一件归档文件的总页数，即该文件最后一页的页码。一份文件由几个部分组成的，把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数。 7、备注：填写文件需要补充和说明的情况，包括文件残损、修改、移出、销毁等。 （三）归档文件目录格式 归档文件目录一律采用竖式，各个项目的尺寸，由市档案局统一制定，各单位不得自行其是。 参见归档文件目录格式式样图。 （四）归档文件目录用纸及字迹材料选择 1、用纸：幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm），纸质优良。 2、字迹材料：应选用较耐久的字迹材料制作，如碳素墨水、蓝黑墨水等，使用计算机制作目录，最好使用激光打印机，起码使用喷墨式打印机，并选择较耐久的色带打印。 （五）归档文件目录应装订成册，并编制封面 1、归档文件目录应按保管期限分别编制和装订。 2、装订整齐、美观、便于利用。 3、份数：按档案进馆要求编制相应份数。 4、归档文件目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、起止件号、类别名称等项目。 装盒 装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。 * 归档文件指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕并应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 归档文件以“件”为整理单位。一般以每份文件为一体，正文与附件为一体，原件与复印件为一体，转发文件与被转发文件为一体，报表、名册、图册等一册为一体，来文与复文可为一体。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。 装订时，应将“件”内的各页按一定方式对齐。在左上角装订的，左侧与上侧对齐；左侧装订的，右侧与下侧（底边）对齐。 二、