会计基础第十章会计档 案.ppt

第十章 会计档案 第一节 会计档案 一、会计档案的概念 会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。 如何理解？ 1、会计档案是会计核算的产物 注意：会计档案仅指会计活动中形成的会计核算材料，即会计凭证、会计账簿和财务报告等。财务会计管理活动中形成的文件材料，如会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划、总结等则不属于会计档案的范畴，而是属于文书档案的范畴。 2、会计档案是重要的凭证和史料 会计档案是一种原始记录，它以丰富的数据信息记载着各单位经济活动，具有很强的凭证性，是各单位经济业务活动的重要依据。 3、内容：包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料 4、保管期限和销毁办法由国务院财政部门会同有关部门制定。 【例】以下会计资料中不属于会计档案的是（ C ） A现金日记账 B总账 C销货合同 D购货发票 二、会计档案的作用 1、反映作用 2、史料作用 3、查证作用 4、监督作用 三、会计档案的内容 1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总记账凭证和其他会计凭证。 2、会计账簿类：按用途可分为：总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账（也称备查账）及其他会计账簿等。其外形一般有：订本式、活页式和卡片式三种。 3、财务报告类：按时间分有月报、季报、年报；按内容分有资产负债表、利润表、资金活动情况表等；按编制单位分有单位报表、汇总报表；按服务对象分有内部报表和外部报表。 4、其他类： 包括银行存款余额调节表、银行对账单等及会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。 ★注：实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。（其它类） 三、会计档案的种类及分类方法 1、会计档案的种类 （1）按会计工作性质分：企业（公司）会计档案、预算会计档案和银行会计档案 （2）按会计期限分：永久会计档案和定期会计档案 2、会计档案的分类方法 实际操作中，往往是采用“复式结构分类法”，即将上述两种分类方法结合使用，如： （1）年度—形成分类法：指某年度的凭证、某年度的账簿、某年度的财务会计报告和某年度的其他档案 适用：企业事业单位 （2）年度—机构分类法： 适用：各级财务、税务等部门和所属单位较多的大型企业 第二节 会计档案保管 一、会计档案的归档与保管要求 （一）归档要求 1、归档时间上的要求：《会计档案管理办法》第六条第二款规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机 构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管” 。未设立档案机构的，应在会计机构内部指定专人保管。出纳不得兼管会计档案。 2、归档范围上要求 注意： 工资年报，职工工资、奖金及各种福利审批名册，养老保险缴纳名册，调整、新增审批表，职工聘用、转正等审批表、协议书，事业统计报表，清产核资材料，财务制度，上级指标文件等均属文书档案。 3、归档的具体要求： 1）、收集、整理应符合规范——应归档的会计核算材料要求齐全、完整、准确，且分类清楚、组卷合理、排序科学、编目清晰。 2）、保持原封装——移交归档的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，特殊情况需拆封，重新整理的，应由档案机构和会计机构经办人员共同拆封整理，以分清责任。 3）、签章要完整——会计凭证封面、账簿封面及启用页、报表封面等需由经手人员、会计主管人员、单位负责人签字盖章的，应当要完整齐全。 4）会计电算化的单位应当保存打印纸质会计档案 4、会计档案归档程序 （1）对会计档案进行整理立卷 各单位每年形成的会计资料，年度终了后，应由会计机构按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。　 【2】单选：各单位每年形成的会计档案，都应由（ A ）负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。 A会计机构 B档案部门 C人事部门 D指定专人 （2）对会计档案进行编制卷号 （3）编制保管清册 会计档案保管清册 （二）移交要求 1、移交手续（编制移交清册——监交下逐项交接——相关人员签章） 移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、 已保管期限等内容。交接时，双方应按照移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应在移交清册上签名或者盖章。 2、移交制度 （1）单位终止：单位撤销、解散、破产或其他原因而终止的，在办理手续前形成的会计档案，由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交档案馆代管