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档案信息化管理 什么是档案信息化 　　所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这是一个长期的发展过程，在这一过程中，要不断地采用现代信息技术装备档案部门，从而极大地提高档案管理和利用的现代化水平。 档案信息化的意义 1、更好的收集和管理档案。档案是一个立档单位为适应职能活动需要，而直接产生的依法归档的具有保存价值的文件与材料。档案是一种历史活动的原始记录。大型企、事业单位每年都要产生很多档案资料，内容涉及文档、科技、合同等各种重要信息，这些信息忠实的记录了立档单位的发展历史，对立档单位的发展提供有利的借鉴。实行档案的信息化管理后，必将能够更好的收集和管理这种信息资源。 档案信息化的意义 　2、方便二次利用、提高利用率。一般的单位形成的档案，总是要隔一年才整理完毕，但事实上本年的档案在二次利用的要求上是最多的，这在一定程度上影响了档案的利用效率；同时既已形成的档案，利用起来也是相当麻烦，首先要登记，然后要在浩如烟海的档案中查找，这个过程中不可避免的要造成损坏，而且同一份档案在同一时期只能由一个人借阅，别人只能在他借阅完毕后才能再续借。而档案的信息化建设成功之后，档案信息可以在内部网上共享，有控制地进行利用。 档案信息化的意义 　　3、可以解决档案损坏、丢失的问题。完全依靠手工方式来收集档案、借阅实体档案，不可避免的会造成许多重要档案的丢失和损坏。计算机的管理可以避免重要档案在这个过程中的损坏及丢失。 　　4、形成完整的档案信息网络。纸质的实体不能形成信息网络，对于档案管理、统计、对外交流会产生很大的不便。大大降低了工作效率。而档案信息化的建立可以使立档单位形成一个完整的档案信息化网络。 档案信息化的意义 　　5、形成电子信息资源中心。电子档案管理可以加快我们与国际接轨的步伐，同时形成单位的电子信息资源中心。 　　6、提高员工的工作效率。档案管理实现信息化后，档案的查阅、借阅、浏览可以在内部网络上完成，减少不必要的事务工作，提高员工的工作效率。 如何做好档案信息化管理 电子文件的真实性、完整性、有效性原则 1、真实性原则 就是指电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。（电子文件全程管理） 如何做好档案信息化管理 2、完整性原则 指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。 电子文件完整性包括两个方面： （1）完整地归档记录单位、机构活动的真实全貌，应该归档的全部电子文件。 （2）完整地归档电子文件的内容信息和元数据（背景、结构）信息。 如何做好档案信息化管理 3、有效性原则 是指电子文件应具备可理解性和可被利用性，包含信息的可识别性、储存系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 如何做好档案信息化管理 电子文件归档格式 《电子文件归档管理规范》规定保存的电子文件通用格式为： 文字型：XML、RTF、TXT 图像型：JPEG、TIFF 视频和多媒体：MPEG、AVI 音频：WAV、MP3 如何做好档案信息化管理 在电子文件归档过程中把非标准规定格式的电子文件转换为标准规定格式的电子文件，使归档存储电子文件的种类减少，有利于电子文件保管工作。若能更进一步把归档的电子文件转换为标准的、更加稳定的格式，使之可以脱离原生成技术环境存在，则更加有利于电子文件保管工作。 TIF、PDF、CEB格式具有适合长期保存的优点。 如何做好档案信息化管理 电子文件命名 归档的电子文件命名应当遵循唯一、确切、规范、简明的规则，以便后期的各种处理操作 如何做好档案信息化管理 元数据 电子文件元数据定义 指描述电子文件数据属性的数据，包含文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 如何做好档案信息化管理 元数据 电子文件元数据是专门设计用于满足电子文件真实性、可靠性、稳定性、可理解性与可利用性的数据。 电子文件元数据并不神秘，传统著录数据也是元数据，传统的检索工具、目录卡片、案卷目录，都包含有元数据信息。不过相对于电子文件的管理而言，元数据项目不完整。 如何做好档案信息化管理 档案目录数据库建设 电子档案全文数据库建设 电子文件生成方式 1、计算机系统生成 2、数字化扫描 如何做好档案信