文件级档 案的整理.ppt

文件级档案的整理 一、依据 二、定义 三、归档范围 四、整理原则 五、归档要求 六、整理方法 依据 国家档案局 《归档文件整理规则》 青岛市档案局 《归档文件整理规程》文件级 《青岛市企业档案分类编号办法》 定义 件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一件。 文件材料： 指企事业单位在生产、经营和管理等活动中形成的各种形式和载体的记录 文件级档案：是档案的一种保管形式，即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较为简便的档案管理形式 归档范围 企事业单位在筹备、建设运营发展以及产权变动过程中形成的，记录和反映本单位活动的，具有依据和参考作用的文件材料 整理原则 　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档要求 质量要求 数量要求 时间要求 质量要求 1、字迹清晰，材料耐久 2、归档的文件应为原件或具有凭 证作用 3、归档的文件应齐全、完整、准确 数量要求 1、归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当增加份数 2、具有长期保存价值或具有凭证作用的电子文件，应制成一套相应的纸质文件一并归档 时间要求 管理类文件一般应在办理完毕后，第二年上半年归档 产品、科研、基建项目文件在项目结束后三个月内归档，周期长的项目可分阶段、分单项归档 外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档 会计文件在会计年度终了后，由财务部门整理保存一年，次年上半年归档案室保存 整理方法 装 订 分 类 排 列 编 号 编 目 装 盒 装订 归档文件应按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。 分类 归档文件可以采用年度——机构(问题)——保管期限或保管期限——年度——机构(问题)等方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的稳定。 （more） 1　按年度分类　　将文件按其形成年度分类。 2　按保管期限分类　　将文件按划定的保管期限分类。 3　按机构(问题)分类　　将文件按其形成或承办机构(问题)分类(本项可以视情况予以取舍)。 排列 归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。 编号 　　归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项 1　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 2　年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。 3　保管期限：归档文件保管期限的简称或代码 4　件号：文件的排列顺序号。（more） 5　机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称 件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。 编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。在编目过程中，应注意以下几点：(1)、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。（more）(2)、归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长×宽为297mm×210mm)。(3)、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。 1、件号：填写室编件号。 2、责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。 3、文号：文件的发文字号。 4、题名：文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“〔?〕”号。 5、日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日， 6、页数：每一件归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。 7、备注：注释文件需说明的情况。 装盒 　　将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。　 　档案盒　　1.　档案盒封面应标明全宗名