采购流程及技巧培训.ppt

在一个公司里，采购和销售是仅有的两个能够产生 收入的部门，其他任何部门发生的都是管理费用。 -----杰克 韦尔奇 通用电气前任CEO 采购的定义 采购的误区 小 结 采购发展的历史已近百年，上表中按时间表介绍了采购管理的进展。从表中可见，采购管理从思想上越来越深入，从方法上越来越精细。 采购发展的历史就是从传统采购走向战略采购的过程，其间经历了战术采购阶段。 战略采购的四个关键特征 从传统采购走向战略采购，是采购发展的趋势，因此要把握战略采购的关键特征。一个采购组织是否具备战备采购的思想，判断依据也是基于这些关键特征。 对采购发展的各个阶段特征进行对比归纳，可以发现战略采购区别于传统采购有四个鲜明的特征： 特征一：从关注单价到更多地关注总成本。 特征二：供应商的数目由多到少甚至到单一。 特征三：与供应商的关系由短期交易到长期合作。 特征四：采购部门的角色由被动执行到主动参与。 采购金额下降对利润的影响 “一语中的” 采购的功能 一个完整的采购流程大致可以分为以下几个过程： 1、需求确定与采购计划的制定 需求的确定是采购流程的初始环节。 需求的确认过程就是采购部门收到采购申请，制订采 购计划的过程。 2、供应商的搜寻与分析 这些标准包括供应商的实力、以往在产品设计上的表现、质量承诺、管理水平、技术能力、成本控制、送货服务、优化流程和开发产品的技术能力等。 3、定价 常见的有竞争性报价及谈判两种 （1）竞争性报价 竞争性报价适用下列特征： ①采购量足够大，值得进行竞争性报价 ②供应商很清楚细节和要求，有能力准确估计生产所需的成本 ③竞争性的市场环境，即有足够多的合格竞争者 ④买方只向技术合格的供应商发出竞标，而愿意合作的供应商则进行报价。 ⑤买方没有优先考虑的供应商 （2）谈判 谈判下列情况适合： ①当前述任何竞争性报价的标准都不存在时 ②当采购要求诸多绩效因素（如价格、质量、交货、风险分摊以及产品支持等方面）必须达成一致时 ③当买方要求供应商的早期参与时 ④当供应商需要很长时间来开发和生产采购方采购的物品时（这通常会使预测供应商的采购成本变得更难） 4、拟定并发出订单 采购订单操作规范 三、公司采购管理程序 为了提高公司采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足工公司对优质资源的需求，进一步规范物资采购流程，加强与各部门间的配合，特制订本制度。 管理程序适用于公司所有的物料及耗材品。 物 料：指本公司所经营所需之直接与间接物料。 采购人员：采购部执行采购业务人员。 需求人员：各部门开具请购申请之人员。 三、公司采购管理程序 1、请购的定义：请购是指某人或者某部门根据生产及生活需求确定一种或几种物料，并按照规定的格式填写物料申请给部门负责人审核后提交采购部； 2、采购作业是从接受物料需求一选择适当的厂商，并确定物料之名称，规格质理交货期等要求，和订单发出，确认及物料接收并按时请款之过程； 3、应在合格供应商中选择供应商，如需采购物品现有的供货商无法达成，就在网上或朋友介绍开发新的供应商，则由采购部对其供货商进行选择及评估流程对供应商进行选择，考核等作业。如需采购的产品中有被客户批准或指定的供应商，则采购部在采购产品时，必须从客户批准和指定的供应商名单上采购有关产品，如采购部要从其他供货商处采购时，必须将此供货商提供给客户批准，并经客户批准被列与客户指定的供应商后，采购方可从该供应商处采购物料。如客户有新批准的供应商名单或客户对原批准的供应商名单做修改和更改时，采购人员必须及时对此客户批准的供应商名单进行更新； （一）严格执行采购作业流程 三、公司采购管理程序 4、对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供 应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程，进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商。采购须进行采购追踪及监控采购的物料，及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账。如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门主管及经理的同意； 5、间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业。采购人员对申请单进行审核以及交期确认。如采