工程档案编制、归档的规定.docVIP

工程档案资料编制归档的规定 一、一般说明 1、基本定义： （1）案卷：由若干相互联系的资料组合而成的一种档案保管的基本单位。即卷盒所包装的资料的全称。 （2）立卷：将拟归档的零散资料，按其内容或形式的联系组成案卷的整理过程。 A、资料的系统分解和组合：首先按合同项目、扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程，对资料进行科学合理的系统分类，形成此合同项目资料的树型系统结构图表。然后，把资料对号入座，同类资料组合后，归入相应工程名称类目。 B、资料类型划分：依据合同项目资料的内容性质、产生阶段等进行划分，确定资料的类名。原始资料、质量管理资料、进度管理资料、费用管理资料、阶段验收资料、竣工验收资料、竣工图等。 C、基本规则：如果对应于一个单元工程（或分项工程等）的某类资料组成的案卷，一个卷盒不能装完，则可用几个卷盒按资料次序分装，并在每盒的案卷题名后用数字区分。 （3）归档：指设计单位、施工（制造）单位、监理（监造）、监测单位盒总公司项目部（以下简称项目部），在完成相应的合同、协议或项目管理工作后，将资料案卷移交给**工程档案馆（以下简称档案馆）集中管理的工作。 设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部以及档案馆都要服从项目建设的整体规划，各负其责。按以下基本程序开展工作： ⑴合同签订时，设计、施工（制造）、监理（监造）、检测和项目部及档案馆等单位，即应该确定该项目的档案负责人，并在档案馆登记注册。 ①每一个合同项目，都应该由项目部（或委托监理）主持，召集档案馆、监理、承包商等有关单位，在工程验收前，制定出竣工资料归档范围和实施细则。档案馆备案，做为合同项目档案验收的依据。 ②各单位档案专（兼）职人员，要进行**工程档案资料整理、立卷的咨询和学习。 ⑵施工（制造）单位对合同范围内的竣工档案的真实性、完整性、系统性进行核查并签署意见，业主项目部复核并签字。 ⑶监理（监造）、监测单位对监理（监造）、监测合同（协议）范围内产生的资料及时整理、立卷，业主项目部复核并签字。 ⑷总公司项目部对整个项目管理过程中形成的资料整理、立卷、签字。 ⑸设计档案由工程技术部复核、签字。 ⑹总公司所属各部门（单位）对本部门在**工程建设、管理过程中产生的档案资料，分类收集、整理、立卷（标明密级）后，移交档案馆保存。 ⑺档案馆分别对设计、施工（制造）、监理（监造）、监测和业主项目部项目管理工作中，形成和使用的、具有保存价值的、各种载体的资料，均属于归档范围。在**工程建设中，如果出现与本归档范围有争议的问题，由总公司技术部门牵头，会同项目部和档案馆进行协调和解释。 （4）归档范围：凡在**工程设计、施工（制造）、监理（监造）、监测和业主项目部项目管理工作中，形成和使用的、具有保存价值的、各种载体的资料，均属于归档范围。在**工程建设过程中，如果出现与本归档范围有争议的问题，由总公司技术管理部门牵头，会同项目部和档案馆进行协调和解释。 ①工程前期准备阶段：建设工期的提出，可行性研究评估，计划任务书，勘测设计文件，工程管理文件，涉外文件等。 ②工程建设阶段：在施工、安装、调试过程中的技术文件，管理文件，施工图及设计修改通知单，材料代用单，现场测试、检验签证和商洽记录、原材料检验，外事文件以及财务，经营管理，合同等文件材料。 ③工程建设监理：监理通知批复文件（重要的），施工质量和分析、开、停、复工令，质量事故处理备忘录，工程价款支付凭证，以及向施工单位签发的完工移交证书等。 ④阶段验收和初期商业运行 ⑤原始记录：原始记录是工程建设中最直接产生的、最可靠的记录，其内容含义明确、清晰肯定，没有人为主观性，是工程项目质量检查的主要依据。 2、主要问题说明 （1）归档套数 **工程档案馆存档二套，一套正本，一套副本。副本内不必复制原始记录。 归档以外的套数，合同有明确要求的按合同执行，合同无具体要求的另外准备副本二套。一套移交生产、运行管理部门，一套移交项目部处置。 （2）归档时间 指各参建单位完成合同项目并通过验收之日起，到办理完归档手续之日止的时间。国家标准规定，竣工验收与档案归档同步完成，即竣工验收之日，就应该完成归档工作。**工程的归档工作原则上执行国家标准，但考虑到**工程验收工作的特殊性和复杂性，归档工作最迟应在工程验收后的三个月内全部完成，特殊情况需与**总公司商定并签署协议。 （3）合同项目是档案管理的基础 **工程验收分为扩大单位工程、单位工程、分部工程、分项工程、单元工程等。无论合同对应的是哪个级别，均应以合同项目为基础归档。如果多个合同项目对应于一个扩大单位工程（或单位工程、分部工程），则由总公司项目部视情况确定档案集成工作。 （4）**工程档案资料的保管期限 国家标准规定，保管期限分永久、长期和短期三种。根