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办公室5S培训 培训内容 文件管理 5S是什么 如何做好5S 第一部分 文件管理 文件管理 文件 文件管理 记录 第二部分 5S是什么 5S是一种管理 需要全员的积极参与和长时间的坚持不懈 每日每日坚持5S管理，一点一滴持续的改善 第三部分 如何做好 5S 5S 差！ 问 题 点 在 哪 里？ 定 位、标 识 方法 问题点 问题点 自己动手，不依赖外人(所有部门、人员都一起执行) 清 扫 责 任 分 区 问 候、礼 貌 语 着装 离位时 要主动整理、整顿传真？ 传真是客户传递过来的信息，对公司和我们的工作都是非常重要的。 不管是不是发给我的传真，我都应该认真对待。 主动把我认识的人的传真送过去，以便同事可以及时得到客户的宝贵信息。 打印前，我们应该做什么？ 确认打印机是否正常工作。 ①小故障请按照提示排除。 ②无法解决时，请及时与管理员联系。 确认打印纸。 ①及时更换所需的纸型，以免产生作废文件。 ②发现作废的包装时，请及时丢到纸篓内。 ③发现纸张快用完时，请及时领取。 办公室5S活动 办公室5S活动 要领 彻底整理， 只留下需要的物品 合理利用空间，100%定位放置 要领 根据 种类、空间、区域、防护 规定摆放方法 要领 利用各种颜色、数据等进行标识 问 题 点 在 哪 里？ 问 题 点 在 哪 里？ 清扫 含义 经常清扫保持清洁， 将各个角落的脏物清理掉 目的 保持良好的工作情绪 稳定品质 达到零故障、零损耗 如何清扫？ ①看不见的地方，也要彻底打扫干净。 ②经常打扫，使环境尽量不产生灰尘、污秽。 电源插座 电脑侧面 主机座 要领 A1 区(张) B1区(赵) C1区(王) C2区(沈) C3区 (李) A2区(胡) E1区(贾) D1区(霍) 要领 清洁 含义 将整理、整顿、清扫进行到底， 并且标准化、制度化。 目的 成功惯例和制度 是标准化的基础 企业文化开始形成 连续不断的进行 整理、整顿、 清扫活动 要领 花时间改掉坏习惯及眼不见为净的态度 要领 要领 每天保持5S评价的心情，不断改善办公5S 素养 含义 对于规定了的事情，大家都按要求去执行，并养成一种习惯。 目的 让员工遵守规章制度 培养良好素质习惯的人才 铸造团队精神 您好! 早上好! 下午好! 大家好! 语言 要点： 1. 2. 3. 4. ☆持续推动4S活动直至习惯化 ☆严格遵守公司的规章制度 ☆不断地培养责任感、改变意识 ☆充满热情的开始每一天的工作 要领 * 信息及其承载媒体 媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或他们的组合。 一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“documentation”. 某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求 阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件 记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验证、预防措施和纠正措施的证据。 通常记录不需要控制版本。 文件管理 文件分类 重要度 保存期限 来源 版本 缓急 文件管理 管理技巧 分门别类 程序化 规范 专业化 专人负责 索引 专门化 文件管理 签字 以旧换新 文件收发 可追溯性 认可 盖章生效 连贯性 有效性 授权 5S是什么 整理 整顿 清扫 清洁 素养 5S 区分要物与不要物，将不要物处理掉。 将要物规范放置，使寻找时间为零。 使工作环境变得无灰尘、干净整洁。 保持前3个S，制度化，规范化。 形成习惯，提高整体素质。 8S （服务） 7S（节约） 6S（安全） 5S（修养） 4S（清扫、清洁） 2S（整理、整顿） 演 变 5S是什么 5S是什么 整齐、清洁 的工作环境 吸引更多的 忠实顾客 更大的 发展空间 行业内成为 学习榜样 企业形象 5S是什么 可以及时拿到需要的东西 随时确认自己的工作是否按计划执行 保证工作顺利进展 整理干净不是最终的目的，而是避免浪费，提高工作效率 5S是什么 整理 含义 将需要的和不需要的物品明确分开， 并处理不需要的物品。 目的 腾出空间 防止误用 5S 好！ 现场检查 要领 马上要用的 暂时不用的 长期不用的 要区分对待! 要领 将需要的物品的数量降到最低程度 例如： 减少文具使用数量 减少文件保存数量 减少电话使用时间 缩短会议时间 要领 对可有可无的物品，应坚决处理掉， 决不手软! 要领 为何会有这么多废品？ 分析 检查 改善 提问 1、图片中存在什么问题？ 3、会产生什么样的影响？ 4、我们应该怎样做？ 2、为什么会产生这样的问题