第五讲 分清轻重缓急.ppt

第五讲分清轻重缓急 如何确定各项工作的优先顺序 ☆明确行动目标 ☆先做重要且紧急的事 ☆接着做重要但不紧急的事 ☆然后做紧迫但不重要的事 ☆最后处理不紧迫也不重要的事 如何使用ABC时间管理法 1、列出需要处理的事物 2、按照ABC法则分类，在每项事务前标注类型 根据重要性来规定优先顺序，而紧急性作为次 要但也是重要的考虑因素。对每一项工作做如 下思考：“这件事是不是有助于达到我的长期目 标或短期目标？” →如果非常有助于达成目标，即最重要的事表 注为A。 A类——必须做的事，是指与实现自己 的目标相关的关键事物，比如管理性指导、重 要的客户约见、重要的期限临近，能带来领先 优势或成功的机会。 →如果对达到目标有一般的重要性，即次重 要的事标注为B。 B类——应该做的事，这是 指具有中等价值的事务，这类事务有助于提 高企业业绩，但不是关键性的。 →如果对达到目标起的作用不大，即不重要 的事标注为C。 C类——可以做的事，价值较 低的一类事务，无论这些事务多么有趣或紧 急都应该拖后处理。 3、按优先顺序调整 A类工作应该占全部工作时间的60%-80%。 如何使用帕累托的80/20法则 “80/20”法则是19世纪末由意大利经济学家及社 会学家帕累托提出来的,他当时发现20%的意大 利人口支配着80%的国民财富，引申意思是任何 一组东西之中,最重要的通常只占其中的一小 部分。此法则又称“犹太法则”或“帕累托法则”。 80/20法则主张：一个团体中的重要项目，是由 团体中小部分的比例引起的，或者说80%的结果 可以用20%的时间来取得。重要的东西只占很小 一部分，因此，只需要集中处理工作中比例很 小的20%的工作，就可以解决80%的问题。 使用80/20法则前 使用80/20法则后 会见所有想见的人 由秘书过滤或预约只会见 我想见的、带来较多利润人 接听所有电话 由秘书过滤只接重要电话 自己处理所有文件 只批阅重要的少数文件 平均分配客户服务时间 把80%的时间用在少数大客户上 会议时间一拖再拖 会议时间少了70%-80%，而且 会议效果很好 结果：忙碌不堪、收入不高 有足够时间、悠闲，收入增加80% 如何运用逆势操作法 1、认识逆势操作法 核心思想是把握做某项事务的高峰期，当别人 没有来得及做某事的时候，逆势操作去做。这 样避免了一窝蜂，可以省下等待或排队时间， 从而提高效率。 2、应用逆势操作法 如何学会搁置问题 ★不要固执，把一时难以解决的问题记录下来 ★把这个问题存档于潜意识中 ★从其他角度考虑这个难题 如何在工作与家庭之间取得平衡 ★认识人生的需求——四种 心理的、物质的、精神的和社会文化的需求 ★认识工作的意义 ★认识家庭的意义 ★在工作与家庭之间取得平衡 * D、不紧急又不重要 C、紧急而不重要 B、重要而不紧急 A、重要又紧急 有压力的人 从容不迫 的人 没有用的人 懒人 选择权、决定权在于你 *