三五井地测防治水档案管理制度.docVIP

地测防治水档案管理制度 第一章总则 第1条目的 为加强企业档案管理，提高档案利用效率及安全性，特制定本制定。 第2条管理部门 地测防治水科是档案的管理部门，其主要职责如下。 （1）地测防治水制定或参与制定档案工作的规章制度。 （2）做好地测防治水档案的收集、整理、保管和利用工作。 （3）做好地测防治水永久性档案向有关档案部门的移交工作。 （4）提高地测防治水档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。 第二章地测防治水档案管理体制 第3条地测防治水归档范围 （1）地测防治水法规性文件。包括上级颁发、需要矿井执行的，或由矿井发行的各种标准、规章制度等。 （2）郑煤集团郑新煤业三五井形成的地测防治水文件材料。 （3）地测防治水各种工作计划、总结、报告、请示、批复、批示等。 （4）地测防治水与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。 （5）地测防治水证件性文书资料。 （6）地测防治水仪器、设备方面的文件材料。 （7）地测防治水基本建设、工程设计、施工、竣工等方面的文件及地测图纸、地测防治水资料、储量资料和各种存储设备的电子版材料。 （8）地测防治水科研、技术革新等方面的材料。 （9）地测防治水相关机构来往的批复。 第4条地测防治水档案管理 （1）地测防治水档案工作要实行集中与分散管理相结合的体制。由地测防治水科负责主体档案的管理，总经理和总工程师对地测防治水档案管理工作进行督促和指导。 （3）地测防治水管理的文件、资料及制度各部门不得随意处置，由总经理、总工程师、地测防治水科定期归档统一处理。 第三章地测防治水平时归卷 第5条地测防治水科要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专（兼）职文书集中统一保管。 第6条地测防治水科应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归档使用的《地测防治水目录索引》。《地测防治水目录索引》的条款必须简明确切，并编上归档编号号。 第7条地测防治水归档人应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全，并加以整理，送交地测防治水科专（兼）职文书归卷。 第8条地测防治水专（兼）职文书人员应及时将已归卷的文件材料，按照《地测防治水目录索引》条款，放入平时保存文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上注明。 第四章地测防治水立卷 第9条地测防治水归档案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 第10条地测防治水归档归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 第11条地测防治水归档在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文件应合一立卷。绝密文电应单独立卷，少数普通文件如果与绝密文件有密切联系，也可随同绝密文件立卷。 第12条卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起。 第14条地测防治水归档永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写《地测防治水目录索引》。填写的字迹要工整。卷内目录放在卷首。 第15条地测防治水有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在档案盒《地测防治水档案明细表》内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时间填上以示负责。 第16条地测防治水案卷封面，电子版打印，字迹要工整、清晰。 第五章档案借阅、利用工作 第17条地测防治水档案利用的方式 （1）提供档案原件。 （2）提供档案复印件。 （3）提供文献索引资料。 第18条地测防治水档案借阅管理 （1）凡需使用档案者，均须填写《文件调阅单》，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。 （2）案卷一般仅供在档案室阅看，立卷的文件、资料可外借。外借的须办理登记手续。 （3）借阅期限不得超过10天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。 （4）借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。 （5）外单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室。其摘抄内容也须总经理同意且审核后方能带出。 第六章档案销毁管理 第19条对已失效的地测防治水档案，由档案管理员登记造册，经相关领导共同鉴定，报总经理批准后，按规定销毁。 第20条经批准销毁的地测防治水档案，可单独存放半年，经验证确无保留价值时，再行销毁，以免误毁。 第21条销毁文件必须在指定地点进行，并指派专人监销，文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。 第七章附则 第22条本制度由地测防治水科负责解释、补充，由总经理批准后实施。 郑煤集团郑新公司三五煤业 2012年1月1日