ERA的电子文件管理战略.docVIP

ERA的电子文件管理战略 　　2005年8月，美国国家档案馆(以下简称NARA)正式宣布由美国著名的军工企业洛克希德?马丁计算机公司承担开发NARA的电子文件档案馆(以下简称ERA)系统，该系统将耗资3，08亿美元、开发时间长达6年。ERA的开发使得NARA能够更有效地保证电子文件的真实性、可靠性和凭证性，应对电子文件所带来的日益严峻的挑战。 　　 　　1、NARA开发“ERA”的背景 　　随着人类进入数字化的知识时代，电子文件已经渗透到政府、军事及各个领域，这给档案部门如何长久保存电子文件提出了新的挑战。就NARA而言，它所面临的电子文件管理的挑战主要有三方面：第一、收藏的电子文件档案数量巨大。据统计，NAR，A馆藏中仅保存有克林顿政府时期文件管理委员会的电子邮件就达4000万件之多，美国国会的外交电子邮件又有2500多万件，美国国防部每年又以5400多万份电子文件的递增量向NARA移交电子军人人事档案；馆藏中所保存的美国人口普查局的电子图像文件又有8亿多份。可以说，NARA面临着海量的电子文件需要长久保存，显然这个挑战不能说不严峻，如不引起高度重视，这些历史记录都将面临流失的危险。第二、收藏的电子文件档案范围广泛。NARA所收藏的电子文件包括从里根总统时期至克林顿总统时期长达约20年左右的所有电子邮件，以及有关越南战争的电子文件和有关二战时期美国军人的电子文件。显然，这个挑战不仅十分严峻，而且十分紧迫，再不采取措施，后果将难以预料。第三、收藏的电子文件档案类型繁多。NARA所收藏的电子文件档案，不仅有与传统文件相对应的电子文件类型，如字处理文件、图像文件及电子表格，还包括了传统文件所没有的电子文件类型，如数据库文件、地理信息系统文件、网页文件、CAD图形文件以及虚拟现实模型等类型更为复杂的电子文件。显然，这个挑战不仅十分严峻，十分紧迫，而且十分艰巨，没有现成的经验可供借鉴，不采取科学的方法与手段，也很难应对这个挑战。 　　就是在这样的背景下，NAR，A做出战略性决定：建立“ERA”以长久保存类型繁多、数量巨大的电子文件，应对电子文件管理这一艰巨挑战。 　　 　　2、“ERA”的顶层设计――功能需求 　　ERA之所以能付诸实施，其关键和核心就是进行了充分的顶层设计，即对ERA提出了详尽的功能需求，制定了ERA的功能需求文件，其中详细列出了建立一个可以支持文件生命周期的电子文件管理系统的各种需求。它包括了ERA的九大类功能需求：电子文件管理功能需求、电子文件接收功能需求、电子文件档案存储功能需求、电子文件利用功能需求、电子文件安全功能需求、电子文件保护功能需求、电子文件用户接口功能需求、电子文件系统管理功能需求和电子文件系统特殊服务功能需求，共计有856项功能需求，这些需求贯穿于电子文件的整个生命周期，十分全面。可以说，迄今为止在国际电子文件管理领域中，这份需求文件是最全面、最详细、最完整的功能需求文件。 　　 　　3、《电子文件档案馆功能需求文件》的具体内容及依据标准 　　如上所述，NARA的《电子文件档案馆功能需求文件》共有九大类功能需求，其中每一类都对ERA提出了具体而明确的功能需求，现将其中主要类别的功能需求简介如下： 　　(1)有关电子文件管理的功能需求：规定ERA必须能管理NARA馆藏的所有类型的电子文件。ERA必须具有建立和管理适用于所有类型电子文件的保管期限表，必须保证ERA所接收的电子文件之间的内在联系。ERA应能够捕获证明电子文件真实性和凭证性的元数据，并对电子文件实行多级著录，实施对电子文件著录条目的利用和管理，确保电子文件记录之间的链接。 　　(2)有关电子文件接收的功能需求：规定了ERA接收电子文件实体移交和电子文件内容移交的需求。规定电子文件形成者必须能够以ERA支持的文件格式移交电子文件，ERA在接收电子文件时必须审查每个被移交电子文件的集成性、准确性和完整性，确保移交的电子文件符合文件保管期限表。 　　(3)有关电子文件档案存储的功能需求：规定了ERA必须具备能够保证电子文件各组成部分可靠性的功能，即保证所有存储载体实体完整性的功能，能够依据存储对象的标识符找到其存储物理位置的功能，显示等级关系的功能，证明全宗完整性的功能；对存储对象进行备份的功能；区分利用权限的功能。由于电子文件用途的不同和使用场合的不同，规定了ERA必须具有不同的为维护和管理数据对象副本的功能要求：即为了保证操作的连续性和保证数据恢复能力而存储有足够份的副本，系统对单个文件进行规律性备份，针对不同利用方式转存不同存储格式的电子文件副本。 　　(4)有关电子文件利用的功能需求：规定了ERA电子文件利用大类的检索功能需求和依据电子文件的密级进行分级别利用的功能需求。在检索功能模块中，规定电子档案馆