大型国际会议操作实务.docVIP

56 - 1 - 前言 天津 – 立志成为北方国际会展中心城市 　　《天津市现代服务业布局规划》近日正式出台，到2020年，天津将建成北方国际会展中心城市，全市会展设施总建筑面积达到180万平方米。 　　规划9个国际会展中心、6个会议中心、8个展览中心。其中3个国际会展中心为滨海国际会展中心(位于经济技术开发区)、天津国际会展中心(选址于智慧城)，中国天津国际会展中心(选址于海河中游地区)。6个会议中心为蓟县盘山金碧国际旅游度假中心、蓟县环秀湖国际会议旅游中心、东丽湖国际会议中心、京津新城国际会议中心、中新生态城会议中心和宁河卧牛湖会议中心，8个展览中心为东疆保税港国际展贸中心、天津港保税区国际汽车城展贸中心、天津空港展览中心、高新区展览中心、武清自行车展贸中心、汉沽海产品展贸中心、子牙环保产业展览中心和天津国际经贸会展中心。 　　国际活动或会议中，邀请到了一大批国内外政界要员、学者专家、知名人士、跨国公司企业家莅津赴会，产生了强大的轰动效应和聚集效应，为天津市的对外开放和经济建设营造了良好的国际环境，提高了天津的国际知名度，有效地推动了天津市的国际化进程。高层次的社会、文化、体育等观赏性很强的国际活动、演出大幅增加，这类活动由于面向社会各界，吸引广大普通市民积极参与到活动中来，从而提升了天津市的文化品味和城市形象，给广大天津市民带来了高品味的艺术享受，提高了市民的国际化素质，对于天津走向世界，让世界更多地了解和感受天津，起到积极的促进作用。 　　依托产业优势举办国际活动，促进国际活动更好地为产业发展和招商引资服务。除了大量综合性的国际活动外，许多国际活动或会议依托行业力量举办，特别是天津的一些优势产业，通过举办国际活动扩大自身影响，推动产业迈向国际市场，促进招商引资，取得了很好的效果。 随着国际活动的日渐增多和频繁，迫切需要在实践中总结和完善适合天津市发展现状的模式。大型国际活动和国际会议是个典型的系统工程，其实施和操作涉及到社会多个领域和部门，特别是涉及到行政机构、机场、海关、安全保卫、交通、新闻宣传等政府机关和职能管理部门时只有政府有充分的权威和能力推动和协调。但是，国际活动在具体操作层面却面临着大量复杂的事务性服务工作，这些工作全部依靠政府承担既不现实，也没有必要，可以放手让社会力量参与和承担，从而提高效率。 国际活动的重要效果体现在社会影响上，特别是通过国际活动可以有效地提高当地的国际知名度，提升当地的国际地位。国际活动的真正效果往往不直接体现于参会人员的多寡，而是体现在参会人物的层次。国际活动或会议的规模要适度，不是越大越好，从实践效果来看，会议的层次比规模更重要。高层次人士参会会产生名人效应，吸引社会和媒体的关注。 以国际化的角度和视野组织举办国际活动是其能否成功的基点。国际性活动通过多年的实践和操作已经在国际社会形成了比较定性的模式和惯例，这些模式和惯例即形成了国际化的基础规范，因此我们能否遵循国际社会广泛认可的操作方式，严格把握策划、邀请、组织、协调、接待、举办、传播等各个环节，直接关乎一场国际活动的效果。 在遵循国际化的前提下，要重点解决具体操作过程中的职业化问题。国际活动的操作过程极其复杂，需要高水平、高素质且具备专业知识和技能的专业队伍和职业化操作方式。如果缺乏那些掌握了专业技能，娴熟运用职业规范的人员，偏离职业化的操作规范，甚至继续沿用传统的操作方式，国际活动在具体操作过程中就会走样和变形，就会脱离国际化的基点，产生负面影响。 综上，天津市在对外交流方面日益突出的地位，对进一步深化天津的对外开放和促进经济建设起到了重要的推动作用。众多国际活动和国际会议此起彼伏，异彩纷呈，展现了天津国际都市的风采，形成了国际交流领域一道亮丽的风景线。与此同时，随着国际性活动日趋频繁，由其带动和推动的会展经济初露端倪，很有希望发展成为天津新的产业和经济增长点。国际活动和国际会议的内外影响有了显著提高。充分利用会展设施资源，高水平组织好国际活动和国际会议推动天津会展经济发展，树立天津国际都市形象。 大型国际会议操作 综述 一个完整、顺畅、成功的活动，应该是有如下的操作指导思路和评价标准的： 以一个会议为例，360°的一站式服务应该包括如下内容： 下面从执行角度上分步概述。 邀请 邀请 是整个活动中非常重要的一环。一个大会是否成功的举办，邀请环节占了非常大的比重。数据统计及各项接待准备方案能更好的提升会议品质及参会感受。 一、邀请目标的确立： VIP嘉宾 普通嘉宾 媒体 二、邀请工作流程： 邀请步骤 开始时间 完成时间 负责方 备注 数据库的整理，确定邀请嘉宾 讲演嘉宾确立及邀请 邀请函的制作 会议手册邮递 邮件邀请 传真邀请 电话邀请前的培训 电话邀请 统计参会人数 更新变量 再次确认 会前提