公司内部行文标准格式规定.doc

******饮料有限公司 ******饮料有限公司 公司内部行文标准格式规定 文件编号：******/GD/XZ2/02[A] 目 录 1.目的 2.适用范围 3.文件审批流程 4.文件格式 5.页眉、页脚 6.文本的规范 7.表单格式 8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式 9.附件： 1.目的 为进一步规范公司对内、对外发布的各类文书，使各类文书格式统一、内容规范，现对公司各类文件行文的具体要求定此规定。 2.适用范围 本规定适用于******饮料有限公司所有部门起草的所有体系文件及相关记录。 3.文件审批流程 所有部门文件需提交质量部评审，评审完毕由各部门负责人签字确认，然后上交总经理签字审批，审批后的文件下发给各部门，由各部门负责人组织员工进行学习。 4.文件格式 4.1文件必须包含：目的、适用范围、工作内容、附件（需要时：支撑该文件内容的规则、方法、模版）、相关文件（需要时：该文件中需引用的文件，不要编号）、相关记录（需要时：该文件产生的记录名称，不要编号）、适用岗位、制定依据（需要时：该文件制定的依据） 4.2版面规格 行文时，要首先进行页面设置，页边距上下均为2.54cm，左右均为3.18cm， 4.3封面格式 4.3.1公司名称格式为宋体二号字，距离页眉位置小四字号三格回车键； 4.3.2文件标题格式为黑体小初用加粗字体，距离公司名称位置小四字号八格回车键； 4.3.3文件编号格式为宋体小三，距离文件标题小四字号一格回车键，文件编号构成： 文件类型第几版文件年度文件编号部门公司名缩写******/XZ/GD/1—2015--1 文件类型 第几版 文 件 年 度 文件编号 部门 公司名缩写 4.3.4编制格式为宋体小四，首行缩进6字符，2倍行距，字间两格空格键，距离文件编号小四字号六格回车键 4.4正文 正文内容宋体小四，首行缩进2字符，1.5倍行距 5.页眉、页脚 5.1页眉字号为宋体小五，距离顶端距离1.8cm 5.2页脚距离底端距离1.8cm,页码居中宋体13号字 6.文本的规范 6.1文件中序列号的使用 第1/2/3后面应该用实心圆点“.”，用顿号或逗号都是不规范的； 6.2年份中“零”的正确使用 年份如用中文形式表示，如二○一五年，中间的零应该用圆，在电脑“插入”栏里特殊符号或几何图形里选择。 7.表单格式 8.通知、通报、请示、报告、接洽、批复格式 8.1行文时，首先要进行便签填写，属于什么公文就在此公文前打“√”； 8.2按照便签格式填写所发文件部门、发出文件部门及日期； 8.3正文按照便签格式填写，简明扼要的写出所写文件的内容； 8.4文号采用宋体四号，标题采用宋体二号，正文采用宋体三号，首行缩进2字符，1.5倍行距； 8.5内部业务便签正文采用宋体小四号字体。 9.附件： 9.1附件1：文件及部门编号说明 9.2附件2：红头文件模板 9.3附件3：红头会议纪要模板 9.4附件4：内部业务便签 9.5附件5：制度、规定等内部文件模板 附件1： 部门名称 部门代码 文件类型代码说明 总 经 办 XZ ZD-制度 GD-规定 ZDS-指导书 GC-规程 JL-记录 生产运营部 SC 质 量 部 ZL 财 务 部 CW 供应物流部 GY 新增部门以总经办通知增加为准。 附件2：红头文件模板 ******饮料有限公司文件 ******字 [2015] XXX 号 关于XXXXXXXX的报告 各部门： 特此报告。 二O一五年 月 日 附件3：会议纪要模板 ******饮料有限公司文件 ******字 [2015] XXX 号 关于XXXXXXXXX会议纪要 参会人员： 会议地点： 召开时间： 会议主持： 会议内容： 二O一五年 月 日 附件4：内部业务便签 ******饮料有限公司内部业务便签 □指示、√通报、□批复 □请示、□报告、□接洽 给（TO）:XX部 (黑体 五号) 日期：（DATE） 2015年 月 日 由（FROM）： XX部发出 □请回复（REPLY）√请存档（F