骨干员工《时间管理》内训2009-01-01前( 54页).ppt

时间管理 2009-01-01 什么是时间管理？ 时间管理的误區 时间管理不是要把所有事情做完，而是更有效运用时间 再怎么管理也没有用，就是有这么多做不完的事情。 如何把这麽多事情塞进行程表当中？ 时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性 什麽是时间管理？“可以自己控制，固定在什麽时间完成什麽事情。” 来做个小测试 下面有一些问题请依据自己的情况分别回答自己记录下每一题的分数 Q1 要做的事，要负的责任多到令人喘不过气。 Q2 觉得自己非常忙碌，而且没有耐心。 Q3 越接近最后的期限，工作越努力。 Q4 来自领导（或是客户、合作方）的要求多到让我感到很大的压力。 Q5 常常有处理不完的e-mail，或是回不完的MSN（或QQ）对话，几乎成为早上上班的第一件事。 Q6 得面临不断发生的工作重点改变或是组织变动。 Q7 我不喜欢将原本属於我的责任移交给别人。 Q8 我觉得我很难保持机动与弹性，也无法专注在真正重要的事情上。 Q9 太过焦虑与担忧，因此浪费了不少的时间。 Q10 只要会是影响到我自己和同事的互动，我就很难做出决定或要求。 Q11 开会或是会面时常迟到。 Q12 花太多时间处理不太重要、或是紧急的事，而没有时间处理真正重要的事。 Q13 我习惯拖延事情，直到时间过了或是不再重要了，就不需要处理。 Q14 我睡得很不安稳，早上起床仍觉得很疲惫。 Q15 对我来说，要规划每天的工作时间表是很难、也很少做到的事。 Q16 我没有清楚的方向，也不知道自己的目标是什麽。 Q17 我觉得我对工作的期望还有我在工作上的成就与表现，和领导所认知的不一样。 Q18 当我手边一个项目在进行时，我只有一个预定完成的时间，而不是把它切割成好几个小项目，分别列出进度。 Q19 只要牵涉到别的部门或其他同事，就很难按照我理想的进度进行。 Q20 主管常常来来询问我的工作进度。 计 分 1-30分 恭喜你，你的时间管理做得不错 31-50分 对於时间管理，你已经有了基础的认识，或一些自己的方法，但还有进步改善的空间 51-100分 你仍不知该如何有效管理自己的时间，因此是在一种没有效率的状态，应该尝试改变 你的时间管理  出了什么问题? 陷阱1. 无法管理外在的变数和要求 从自我可掌控的部分开始 你自己可以掌控的部分变少时，在规划自己的时间运用就必须保有更高的弹性 在规划一天的工作时，至少要保留40％的缓冲时间 陷阱2. 时间的配置不对 请排出正确的行事优先级 正确的行事优先级 不合理的时间配置 明智的时间配置 陷阱3. 做事没有方法 多加利用可用的资源 完成任何一件事情，有许多方法，重点在於你能否找出最快速的方法 如果不懂就要问清楚 学会与大家讨论﹑寻求主管及众人的帮助 从别人的经验值里面去学习 厘清不同性质的工作 将工作分类清楚： 需要高度专注力的工作，例如撰写报告﹑拟定计划等… 开会﹑处理行政文书作业﹑拜访客户﹑电话联系… 较不需专注度的工作，如：封装信封… 排定优先顺序 A级： “必须”要做的事 非常重要，必须立即完成，没有完成会有很大的影响 B级： “应该”要做的事 很重要，但是可以有较多的缓冲时间 C级： “可以”做的事 如果还有时间，可以排入的工作 Delegate 分派工作 重新检视以上清单，找出哪些工作可以分派给适当的人去执行 Eliminate 删除 排不上时间，又找不到人可以帮忙处理的，就直接删除 陷阱4. 拖延与怠惰 人, 為何安於現狀? 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状？ 1.无奈 2.不确定改变之后会更好 3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上…但是要用对 “新的思考方式” 後果只会更糟而已 除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延之后往往变成紧急的事情 思维习惯的改变 成本/效益分析法 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般 陷阱5. 没有准备﹑没有想法 下属在面对主管时， 通常有以下应对方式： 等待被告知 询问该怎麽做 提出建议，采取双方都同意的作法 直接采取行动，同时立即告知 自行采取行动，定期向上报告 陷阱6. 不知道利用其他人的资源 陷阱7. 不会把握零碎的时间 如果只有5分钟的时间，你可以： 浏览所有的信件，看看是否有重要的讯息，提醒自己要注意，不要遗漏了。 想想明天或是下个星期有哪些重要的事情要做，大致排定时间表。 之前排好的会面时间，趁这个空档和对方做最後的确认。 对於