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OA 系统车辆管理方案 车辆管理对于车多、人多、用车频率高的企业来说，实现统一的管理、调度、维护是重要 的行政服务事项之一。 由于车辆管理的多维度性和车辆使用的灵活性，传统的表格管理方式很难及时跟进企业车 辆的使用状态，导致管理乱，用车难。 泛微 OA 系统通过表单建模、流程、台账等功能，实现车辆统一、有序的调度管理，保证 用车原因明确、目的地清晰、出行安全。 （泛微车辆管理方案架构） 一、泛微车辆管理方案亮点 1、实时了解车辆信息 1.1 建立车辆卡片： 车辆卡片中能够显示车辆的基本信息，主要包括：车牌号、厂牌型号、驾驶员、状态以及 用车人的相关信息。 1.2 多维度车辆维护： 为了保证公司资产安全和行车安全，泛微 OA 系统从驾驶员、油费、保险、维修保养、车 辆年检等维度对车辆进行全方面的管理： a.驾驶员管理：对驾驶员的信息进行统一全面的管理，记录了驾驶员驾照扣分情况、驾照 到期时间、培训记录和违章记录，并且，会有短信自动提示到期换证和扣分情况。 b.油费管理：在系统中统一管理油费支出，方便后期统计油费使用情况。 c.保险管理：系统中记录了车辆保险的金额、到期时间和保险公司等信息，在保险到期前 自动以短信等方式提醒。 d.维修管理：发现车辆损坏，可以新建车辆维修流程，填写损坏情况，可上传照片等附件 作为补充说明。可关联相关的流程、项目，让损坏用车原因便于查询。提交至系统后，车 辆状态即为“维修中”。 e.车辆年检：台账中记录了每辆车的年检日期和下一次年检日期，可设置到期提醒。 1.3 车辆状态实时查询： 车辆卡片建立后，车辆信息自动在系统更新，会自动形成所有车辆的状态报表，使车辆管 理员和用车申请人能够实时了解公司所有的车辆和信息。 （车辆查询） 可以能过报表很清晰地查询到所有公车的使用情况。车辆状态主要分：空闲、已外出、已 预订、维修中 4 种。 2、发起用车申请 2.1 PC 端发起申请： 员工需要用车时，可以直接在系统中发起用车流程，在发起界面可以看到已预订但还未外 出的用车信息。 在申请页面可关联相关的项目和流程，让用车原因便于查询。如果时间地点符合自己的外 出行程，可以与用车人联系拼车，节约资源。 2.2 移动用车： 不仅在 pc 端可以提出用车申请，泛微在移动端搭建了用车服务应用，方便员工在移动端进 行用车申请。 用车服务应用首页面展现用户所有的车辆预订申请以及流程状态，在用车日历中可查看所 选车辆的占用情况，避免车辆预订申请时间冲突。在完成预订后，可在地图中标识车辆预 订申请的出发地与目的地，位置一目了然。 2.3 微信订乘： OA 系统通过云桥集成，在微信端搭建订乘系统，方便了员工上下班出行。在微信订乘系统 中，班车信息实时发布，员工可以随时了解班车动态，避免出现因为班车信息调整而导致 出行困难的情况。 为了规范线路信息，方便查找，泛微 OA 系统对公司班车的线路进行了编号，并录入系 统，员工可通过订乘系统的线路进入查阅。在订乘管理首页，可根据日期进行选择，根据 需要选择订乘类型、线路和人数提交订乘申请。 （提交订乘申请） 同样，在微信订乘系统中，泛微打造了专门的拼车平台，员工可在拼车信息平台中发布、 查阅拼车信息，通过私下沟通协商后，进行拼车，提高车辆使用率。 公司班车作为员工福利，给员工通勤外出带来便利的同时，如何避免非本公司员工蹭车的 情况？ 微信企业号和 e-mobile 中的乘车卡片以及人脸识别功能帮助公司解决了这一难题，上车向 司机出示即可，员工权益有保障。 （员工乘车卡片） 3、以流程管控用车全过程 3.1 管理员分配车辆： 申请用车流程提交后，首先需要部门负责人审批，批准后由行政部车辆管理员分配车辆。 车辆管理员分配时可以选择到所有空闲的车辆，同时也能看到所有已预订的车辆，如果有 符合拼车的，也可以提醒用车人联系拼车。 （管理员分配车辆） 在选择完车辆之后，会自动带出驾驶员相关信息，方便用车人联系车辆，不耽误行程。 3.2 门卫放行： 车辆管理员分配完车辆后，流程流转至门卫处，等待放行。同时车辆卡片上的使用人信息 自动更新，车辆状态即为已预订，其他人员申请用车时可以看到本条车辆预订