【制度管理】某公司管理文件规范化制度.doc

某公司管理文件规范化制度 1.0 目的 为了在对公司文件的编写、审核、批准、发放、运行识别、废除、保存等进行规范化管理，特制定本制度。 2.0 范围 本制度适用于本公司各部门所有文件和其他外来外发文件的管理。 3.0 职责 3.1 行政管理部文印室负责对文件编码、标识、文件格式原件（电子版）存档、发放记录、控制管理、废除文件回收等管理工作。 3.2 公司机密、机要文件均由总经理批准，其他外来文件及部门文件由相关部门主管批准，特殊申报须由总经理批准。 3.3 各部门负责本部门文件的编写、登记、保管，以及相关外来文件的识别，并对本部门的文件进行整理、归类、保存。各部门负责对文件的编写并参与文件的正常执行，企管部协助编写及文件格式、标准的审核,并跟进督导文件执行。 3.4 管理者代表负责质量管理类文件的审核。 3.5 法务部负责合同类文件的法务审核，财务部负责相关财务、薪资制度、报表、凭证的审核。 3.6 企管部负责本制度的最终解释权及文件格式的审核，总经理负责本制度的批准执行。 4.0 定义 4.1文件清单：指发放文件的一个清单，按文件发放时间，以文件名排序。 4.2文件目录：指文件的内容简介。 5.0作业内容 5.1 文件的分类 5.1.1管理制度类文件：由企管部审核，总经理批准。包括：公司和部门管理制度、程序文件。如员工薪资管理制度、行政管理制度、质量管理体系管理制度、仓库管理制度、委外加工作业管理制度等，须加盖受控章。 5.1.2公文类文件：包括部门公告、规定、说明类和人事部人事调令、奖罚通知类。 5.1.3合约类文件:由部门负责人编制，文件格式由企管部审核，总经理批准。包括：公司各部门与外部机构签订的各种经销合同、采购合同、项目合作合约、劳动合同、还款计划书等，须加盖受控章。 5.1.4表单类文件：包括各部门报表类、凭证类和部门工作联络表和工作报告等。 财务报表及凭证须经财务部审核并加盖受控章。 5.1.5指导书：由部门项目、技术负责人编制，厂长核准。包括：流程图、工艺指导书、操作手册、工艺技术标准等，须加盖受控章。 5.1.6外来文件:包括行政法规、标准类，广告类以及部门外来外发文件。部门外来外发文件要经负责该项业务的部门主管确认，主管该项业务的部门应保持与文件来源处的联系，保证文件版本的有效性。 5.1.7机密文件：只限于高层管理者有权查看或授权查阅，保管者不得外泄。如公司新技术研发文件、项目合同及相关特殊合同等涉及到高度利益性文件，须加盖机密章。 5.1.8机要受控文件：必须由总经理批准执行，只在少数受控部门发放的文件。如采购询价单、员工薪资管理制度等，须加盖机要章。 5.1.9普通文件：由部门主管批准葱械牟棵拍诓课募⒉棵帕绲ァ⑼ㄖ取Ｈ缛耸碌髁睢⒒嵋橥ㄖ取?5.2文件的编码和文字类型及文字格式 5.2.1各部门修订或编写、申请新增文件时，应按公司文件管理制度，咨询文印室进行文件编码，并进行登记。所有文件必须符合编码规定，文字或格式必须符合公司CIS要求，以便对公司文件的整体视觉形象进行统一。 5.2.2本制度中公司简称、部门简称均采用中文字拼音的首位字母大写为标准，如果出现相同简写则加上主管部门的简称如：生产部“SC”和市场部“SC”，则在市场部的前导面加上业务“YW” 则市场部简称为“YWSC”。 5.2.3管理制度、指导书类文件编码格式： 5.2.4A：公司简称 B：编制部门简称 C：文件流水序号 D：文件版本号（用1.0、1.1…等表示） 5.2.5表单类文件编码格式： 5.2.6A：公司简称或部门简称 B：表格流水序号 C：表格版本号（用1.0、1.0…等表示） 表格文件为公司通用A使用公司简称，为内部部门使用则用部门简称 5.2.7公文行文编码格式： 5.2.8A：为南京市简称 B：为公司简称 C：为部门简称 D、G：为编码统一格式固定字 E：为文件编写年份 F：为自然序列号 5.2.9外来文件编码格式： 5.2.10A：外来文件通用代码 B：文件接收月份和日期 C：文件流水序号 5.3文字格式和类型 5.3.1公司公文行文类文件文头统一用黑体一号字，文件编号用宋体加粗三号字，文件标题用黑体小二号字，文件内容用宋体小四号字。 5.3.2管理制度类、指导书类、合约类文件标题统一用宋体小二号字，内容统一用宋体小四号字。 5.3.3表单类文件：标题统一用黑体加精小二号字，文件编号用宋体四号字，内容用宋体小四号字。因为表单类文件的特殊性，表格内容字体可适当缩小，依表格大小而定。 5.4文件发放程序及记录 5.4.1文件格式经企管部审核、总经理批准后，由文印室加盖相应控制章后，按文件要求涉及所需的文件数量复印并发放到相关部