员工档案管理程序 - 运通汽车集团.pdfVIP

运通汽车集团 员工档案管理程序 员工档案管理程序 文件名称 员工档案管理程序 起草人 年 月 日 审核/批准人 年 月 日 文件编号 HQ-HR-B09.02 实施日期 年 月 日 文件版本 00-[201505] 修订日期 年 月 日 1 主题内容与适用范围 1.1 本程序规定了集团关于员工人才档案委托办理、转入与转出 ；员工内部人事档案建立与保管、更 新、查阅的管理机制。 1.2 本程序适用于运通汽车集团本部、下属各经销店及其他分支机构。 2 术语和定义 2.1 人才档案 ：是个人身份、学历、资历等方面的证据，由用人单位委托具有管理资格的人才机构进 行统一管理。其与个人退休待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人 生轨迹的重要依据。 2.2 人事档案 ：是指集团及下属分支机构将员工录用、调配、培训、考核、奖惩和任免等工作中形成 的有关个人简历、面试评价、录用审批、能力水平、工作表现以及工作变动等情况的文件材料 ， 是历史地、全面地考察员工的依据。 3 相关文件 3.1 新员工入职管理程序（HQ-HR-B04.03 ） 3.2 离职管理程序 （HQ-HR-B09.03 ） 4 职责分工 4.1 集团人力资源部 4.1.1 建立集团关于人才档案、人事档案管理机制，并适时更新。 4.1.2 负责集团及代管人事管理的机构与所属地人才管理机构的对接。 4.1.3 负责办理集团本部各部门员工人才档案的转入手续、委托人才存档、存档费缴纳及转出手续。 4.1.4 负责集团本部各部门人事档案的建立与保管、更新、借阅及销毁。 4.1.5 定期检查下属分支机构人力资源部门人事档案并用于经销店人力资源管理水平评价。 4.2 下属分支机构人力资源部门 4.2.1 按集团人才档案、人事档案的管理要求实施本机构的人才档案与人事档案的管理。 4.2.2 负责本机构与所属地人才机构的对接。 4.2.3 负责办理本机构所属员工人才档案的转入手续、委托人才存档、存档费缴纳及转出手续。 4.2.4 负责本机构所有员工人事档案的建立与保管、更新、借阅及销毁。 4.3 各级机构负责人 4.3.1 审批本机构委托人才机构进行人才档案管理的必要性。 4.3.2 审核本机构人员查阅、复印及扫描人事档案的合规性及必要性。 4.4 用人部门 4.4.1 每月将本部门员工考核材料提交到相关人力资源部门存档。 1 / 3 运通汽车集团 员工档案管理程序 5 管理内容 5.1 人才档案管理 5.1.1 人才档案委托开户 ，按照所属地劳动部门规定 ，各级机构可根据实际情况委托当地人才机构进 行人才档案管理 ，经本机构负责人审批后办理 ，审批手续及委托信息需报集团人力资源部备案。 5.1.2 人才档案转入 ，根据当地人才机构规定，各级机构可为符合要求的在职员工办理人才档案代管 手续 ，非本机构在职员工不得办理。 5.1.3 人才档案转出 ，当员工发生跨机构职位变动，人才档案在变动当月转至新机构委托的人才中心 管理；当员工离职 ，应在离职当月将人才档案转出。 5.2 人事档案管理 5.2.1 人事档案内容 ，人事档案是可以全面回顾与评价员工面试情况及自入职后工作能力、在职表现、 工作调整的纸制文件 ，包括但不限于 ： 1) 员工简历信息、面试评价记录、面试过程中测评记录或考试试卷、薪酬核定等材料 ； 2) 《新员工入职管理程序》 （HQ-HR-B04.03 ）规定中要求提供的所有纸制证明及劳动用工类材料 ； 3) 转正申请材料及教育培训材料