非商品物资管理规范说明书.docVIP

编号： ITAT服规店字第10号（0607） 非商品物资管理规范 一、非商品物资的概念及相关要求 是指除商品以外的所有非销售货物，简称物料，区别于商品。不但包括开店时总部投入或其它分店调入的货柜、场地设备、监控设备、防盗设备、电脑网络及收银设备、办公设备、营业道具、营业用品、会籍资料、开业企划宣传活动用品，也包括开店后由总部投入或其它分店调入和由分店自行购置的非商品物资。 物料必须使用公司财务统一的编码管理，非商品物资总类代码为 WW ；款号代码定义：第1、2、3、4位为大分类，5、6、7、8、9位为小分类，第10、11位为小分类流水号（代表不同的供应商）。总部负责相关物资采购的经办人（以下简称采购经办人）在给供货商下采购订单时，必须提供物料编码，供货商在送货至总仓时，送货单上必须有物料编码，并与所送货物上的编码对应；如新增物料品种，必须给予新的编码，编码工作由总公司财务结算中心编制完成，并在OA上及时更新，以便编码得以统一，总仓有义务及时将新增物料品种及时上报公司财务部。各门店要及时下载必威体育精装版物料编码，并在申请物料时将编码与相应物料名称对应，一同填写在“分店日常物料审批单”上，已传真件形式，向相关采集经办人进行申请。 现有非商品物资的编码及相关采购经办人见附件“非商品物资档案一览表”。 所有物料都必须附对应图示，由工程部在FTP-拓展加盟中心-工程部文件-非商品物资图册上发布，并随时更新、OA告知。图册上的物料编码为统一编码的前九位。二、物料入库流程 1、总仓采购入库1.1 相关采购经办人在給供应商下发订单后，及时将本次采购总量、明细及定单号及时OA或传真至物流中心，以便物流中心做好收货前的准备工作；1.2 供应商预约送货：1.2.1 供应商送货前，相关采集经办人应在送货前12小时将本次送货订单以传真形式通知总仓，总仓物流文员应及时核对ERP系统内是否有相应单据，如未找到相应单据应及时与相关采购经办人取得联系，并及时存档备份后交物料仓管员随时准备收货。供应商在送货前，需提前一天通知物流中心，物流文员做好预约登记并公布；1.2.2 对未按约定时间或未预约送货的物料，物流中心可以根据部门的工作量安排人员进行收货，如需加班则该部分加班费将由供应商承担；1.2.3 对因为供应商的原因迟送货，导致物流中心通过非公路运输方式发货，所产生的运费差价由供应商负责承担，在货款中扣除。1.3 供应商送货：1.3.1 供应商按照约定时间送货，且要一次送齐本次送货量。送货时必须提供至少两联的送货清单交于物料仓管员进行收货，并且送货单上一定要有本次所送货品的“订单号”，物料仓管员需持有相应采集经办人提供的采购定单来核对本次所送货物的“订单号”“明细”及“量”进行验收，（注：自用品需经组装方可使用在送货单备注栏注明几件套，并在每件货物上注明：物料名称、编码、几分之几，例如：某货物为三件套，则在货物上注明1/3、2/3、3/3；另外所送货物必须要有外包装箱唛其内容包括：包装规格、包装数量、定单号、物料名称、物料条码等信息对有棱角的物料如，收银台、高柱等要在棱角外进行加固包装。）1.3.2供应商送货时至少要出据三联以上送货单，总仓保留一联送货单留底，另一联交于相关采集经办人，第三联由供应商自行留底。当送货人送货时无法提供送货单或送货单“并未注明送货单号”总仓收货人员可拒收该批货物；1.3.3 供应商将所送货物按照物流中心的要求放置在指定区域，按照订购的单位分别摆放，等待验收。1.4 验收入库：1.4.1 验货无误后，物料仓管员持送货清单（注：送货单上是否有采购订单号）核对点数，对于品种少、数量较大的物料如：防盗扣、会员卡、购物袋及企划部的宣传物资等，可采取抽点方式进行收货（抽点概率为２０％）。另外包括一些如店招、标志、模特等物料由于此些物料都附有较严实的外包装，收货时亦需要抽检（抽检概率为１０％）、数量较少的商品（如：货柜、场地设备、监控设备等）必须全部一一核对点数。1.4.2点数完毕后累加总送货数量，确认单货是否相符。在收货过程中如发现本次送货数量不符，应在送货单上注明实收数量并要求供应商附和确认并签字。但出现数量差额较大或存在严重质量问题时，收货人可拒绝收货并应及时上报物流经理，通知相关采集，由采集负责与供应商方面进行协商，要求供应商于12小时内给出答复，确认无误后与供应商共同在送货清单上签名，并留存好送货单收货人仓库联。供应商送完货后需自行将总仓已验收过的，有总仓物料仓管员签字并加盖有总仓收货专用章的财务联送到相关采集经办人处已便结款之用；1.4.3 物料仓管员应跟据本次送货单进行收货。核对本次物料到货数量、物料外包装、规格、外观等信息，并抽样简单查看物料质量。(由于总仓收货人员无法对自用品的质量、配置进行检查，