机关档案保管作业要点.doc

機關檔案保管作業要點 一 為統一各機關檔案保管作業，提昇檔案管理效能，特訂定本要點。 二 本要點所稱檔案保管作業，包括檔案之整理、裝訂、分置及存放事項。 各機關檔案保管作業，依本要點規定辦理。但檔案採微縮、電子或其他方式儲存者，依其相關規定辦理。 三 同一案卷檔案之整理，應按文件產生日期先後，早者在上、晚者在下，依目次號順序由小至大排列整齊。 四 整理檔案應注意下列事項： （一）檔案上加附之金屬物應予去除，但裝訂前確有分件必要者，不在此限。 （二）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。 （三）檔案內容如有字跡模糊者，應洽請原承辦單位查明補註於公文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。 （四）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬過大者，得予裁切、折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，得以公文用紙襯貼。 （五）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼，不得脫離原件。 五 同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。 前項所稱檔案卷夾，包括檔案夾、盒、箱或其他得以置放檔案之容具；其規格由各機關自行訂定。 六 每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限；案件過多時，得分置數個檔案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，並依案次號順序排列；其檔案厚度以三公分為原則。 檔案卷夾如置有不同案名之案件時，其封面或卷脊之標記應依前點第一項規定並列為之，並於不同案名之案件間予以適當之區隔或註記。 七 每一檔案卷夾內首頁應放置目次表，載明下列事項： （一）案名。 （二）檔號起迄。 （三）目次號。 （四）案由。 （五）來文者。 （六）受文者。 （七）發（來）文號。 （八）收文號。 （九）密等。 （十）保存年限 （十一）頁數。 （十二）附件註記。 （十三）其他應記載事項。 檔案卷夾放置不同案名之案件時，其目次表應分別製作，分置於該卷各案之首頁。 八 檔案卷夾應選用質優、堅韌且保固良好之材質；如為紙質，應經去酸處理。 九 永久保存檔案應定期裝訂成冊。 裝訂檔案時，應加裝封面及封底；其封面及卷脊應載明之事項，依第五點第一項規定辦理；其材質依第八點規定辦理。 裝訂檔案應注意下列事項： （一）每冊左右底三面對齊，厚度以三公分為原則。 （二）裝訂線上有字跡者應加邊托裱；字跡擴散者應予複印，並與原件併同裝訂。 （三）案卷應採棉線繩、紙釘、塑膠釘或其他不損壞檔案之材質裝訂。 （四）裝訂應以結實及整齊為原則，不得掉頁、倒頁、壓字、損壞檔案或妨害閱讀。 定期保存檔案之裝訂，得以活頁方式辦理。 十 檔案附件以與原件裝訂為原則，如難以併同裝訂時，應標記檔號及收發文號後，另行存置。 檔案附件另行存置時，應於原檔案案卷目次表註明媒體型式、數量及附件存放位置。 十一 檔案裝訂作業由檔案管理人員自行辦理；如需委外裝訂時，應於檔案保管場所或機關內指定場所為之。 十二 經整理、裝訂之檔案，依下列規定存放於檔案架： （一）永久保存與定期保存檔案得分置存放。 （二）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立排列，並預留架位空間，以利後續檔案排架。 （三）珍貴檔案或不便直立之檔案，得予平放。 檔案管理單位應定期查檢前項檔案排架情形。 十三 檔案中有機關首長之原始手諭或特殊歷史意義之文物史料，各機關得另立專案保管，並註記其檔號。但原案卷應放置抄件或影（複）本，並於目次表註記原件存放位置。 十四 檔案管理人員應依檔案之年度或檔號範圍等項目，於檔案櫃、架之適當位置，設置簡明之標示，以利保管與查檢。 十五 檔案管理單位保管之檔案，應定期抽查，以確保安全。 十六 檔案有遺失、毀損情形者，檔案管理單位應即查明原因簽請權責長官處理。 十七 檔案保管場所宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不得擅自進出。