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第三部分：办公室工作的基本要求 1、要着力为领导搞好服务。 2、应具有较高的文字水平和口头表达能力。 3、培养沟通上下、平衡左右、协调内外的方式方法。 4、要有强烈的奉献精神。 5、要有严谨细致的工作作风。 情况报告 一般是工作中出现的新情况、新问题，或者有新举措，需要向上级机关报告情况。不同于工作报告，其结构应是某情况（事项）发生的全过程以及处理意见（讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法），以便上级机关了解。 回复性报告 主要是针对上级机关明确要求上报某一方面情况或答复上级机关领导人对某一问题批示的办结（处理）情况。要写明本级的重视程度、采取的措施和下一步的打算或建议。 4.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。是下级单位在工作中发生的不能自行决定的重大问题，不属于本机关权限审批范围的事项，需要上级机关审批、解决或帮助解决的重大事项，以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准、指示时使用的公文文种。 特点: 一文一事，不得越级请示或横向请示，一般不应多头主送（一个主送机关，是与制发主体有隶属关系的直接上级机关，可抄送有关部门），有明确的请示要求，只上报不下发等。请示需标注签发人（主要负责人）和联系人及联系电话。 请求审批事项的请示 不属于本机关批准权限，需要上级机关批准、审定，如项目立项、机构设置、人员安排、区划调整、口岸开放、城市规划、开发区设立、对外交往、土地审批、申请资金等等。 写法上应注意有理有据，理由充分，事项可行，符合国家的规定。一般有附件。 5.批复：适用于答复下级机关的请示事项。 “批复”是对应“请示”而设。批复的制发主体应是上级机关。原则上同级机关（如）往来公文不用批复，特殊情况下，也有经上级机关批准，职能部门代上级机关“批复”的情况。 1．行文的针对性。下级机关请示什么事项，上级机关就批复什么事项。一文一事。 ???2．观点要明确。无论审批性批复还是指示性批复，上级机关的态度要明朗，不能太原则，更不能模棱两可，以免使下级机关无所遵循。 ???3．要及时。批复是因下级机关的请示而行文，凡下级机关能够向上级机关行文请示的，说明事关重要，时间紧迫，急需得到上级机关的指示和帮助，所以上级机关应当及时批复，否则就会贻误工作，甚至会造成重大损失。 ???4．行文要言简意赅。要做到言止意尽，庄重周严，以充分体现批复的权威性。 6.意见:《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》（国办函[2001]1号）规定：“‘意见’可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的‘意见’作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考”。 上行文： 下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议，请求上级机关批转、转发。 只要本部门制定办法、措施能够解决的，就没必要再向上级建议。只有自身无法解决，本部门、单位的工作涉及其他部门，超出自己职权范围的事项，才在意见中表达清楚，争取上级机关认同，以上级机关名义批准、同意、批转、转发，达到促进工作的目的。 平行文： 在适用范围上一般系涉及两个或两个以上单位、部门之间表达自己对某一问题的意见、见解。 一是提出见解，带有商榷的意思；二是提出解决的办法，带有建议的性质。使用“意见”作文种就比“函”更加灵活。 下行文： 一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见．对重要工作部署作出安排。“意见”更具有宏观性、指导性，或者说“意见”主要是对新的事项进行部署。 7. 函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 申请函 分向不相隶属机关的申请函和向职能部门的申请函。 商洽函和征询函 建议成份较大，工作主要是发文单位承担，需受文单位进行工作配合。 写法上注意将本单位应该负责的事项做得如何写清，需要受文单位配合的事项写清。 与申请函不同的是，责任主体不同，责任大小不同。 8.会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项。 会议纪要的一般写法是时间、地点，什么人主持召开了什么会议，对什么问题进行了研究，作以纪要，把会议形成的一致意见和需要说明的问题提纲要点式地一一列明