实验项目09会计档 案的装订与保管20101214.ppt

《会计学专业综合实验课》 实验项目十 会计档案的装订与保管 主要内容 一、会计档案的装订 二、会计档案的保管 一、会计档案的装订 装订机的使用 凭证的整理装订 会计账簿的整理装订 装订机的使用 A02型凭证装订机的构造 凭证装订机的使用方法 常见故障处理 装订机的构造 A02型凭证装订机由22个机件构成：(1)机头；(2)手柄弹簧；(3)手柄；(4)主轴；(5)线球盒；(6)夹头；(7)钢针；(8)紧手轮；(9)压手轮；(10)压脚；(11)靠架；(12)底盆；(13)工具盒；(14)切纸刀；(15)夹线板；(16)引线臂；(17)软轴；(18)弹簧；(19)装订线；(20)球线合架；(21)后孔；(22)线引。如图1所示。 图1：装订机 图1：装订机 装订机的使用方法 先将线球盒（5）装上球台架（20）。 带线法：将装订线从球盒中抽出穿过底座后孔，经过夹线板（15），由下而上穿过引线臂小孔（16），再由底孔抽出线头。按照被装订件需要长度留出线头向左拉直，按定位线方向放好。 将钢针装入夹头（6），钢针钩槽朝正机身夹紧，进行试机带线；一边试机一边调整夹线板（15）螺母压力，使带线达到钩线引线灵活自如为止。 将整理好的装订凭证夹入压脚（10）下面，转动右边压手轮（9）压紧，再转紧左边紧手轮（8）固定好，稍拉紧订线两头，继续操作手柄（3）将钢针缓缓穿透装订资料听到“喀”响声时，下穿已挂上钓槽。退出钢针，下线就自动带上，然后将线头穿过线孔（22）拉紧后线，就完成一次穿孔带线，孔距和孔数随意选择，装订宽度不受限制。 冲孔法：在底孔盖上垫片，将冲头装压夹头上（6）。再将被冲穿物件放在压脚下面压紧。操作手柄（3）就能冲出光洁的圆孔。再用螺丝或铁皮账夹装订成册即成。 图1：装订机 图1：装订机 装订机常见故障处理 主轴卡死：调整商标内的主轴紧定螺丝。 钢针偏料：检查装订件是否整齐，钢针是否弯损，夹头将钢针是否夹正。 手柄不回位：加紧手柄弹簧（2）强度或加主轴（4）润滑油。 线带不上：调整钢针钩糟方向。 断线：检查线源或调松压线板（15）弹簧压力。 引线臂失灵：调整引线臂上的软轴丝或弹簧拉力。 凭证的整理装订 凭证装订就是将一札一札的会计凭证装订成册，以方便保管和使用。装订之前，要设计一下，看一个月的记账凭证究竟订成几册为好(一册厚度在1.5cm左右）。每册的厚薄应基本保持相同，不能把几张一份的记账凭证拆开装订在两册之中，要做到既美观大方又便于翻阅。 会计凭证装订之前，还要再次检查一遍所附原始凭证是否都经过加工折叠、整理。凡超过记账凭证宽度和长度的原始凭证，都要整齐的折叠进去。要尤其注意装订线眼处的折叠方法，避免装订以后再也翻不开了。 全部会计凭证都要加具封面，如图2。封面应用较为结实耐磨耐拉扯的牛皮纸为宜。 封面内容: 1、本单位的名称和会计凭证的名称，比如“广东立竣机床股份有限公司记账凭证”或“广东立竣机床股份有限公司收款凭证”等。 2、凭证所反映的经济业务发生的年月份，凭证的起止号码，本札凭证为几分之几册或本月共几册，本册为第几册。 3、在记账凭证封面上加盖单位负责人、财务负责人和装订人的印章，由装订人在装订线封签处签名或盖章。 凭证装订常用方法 1、包角法 2、包边法 图2：凭证封面 会计账簿的整理装订 会计账簿同会计凭证和会计报表一样，都属于会计档案，是重要的经济档案，各单位必须按规定妥善保管，确保其安全和完整，并充分加以利用。 会计账簿的装订整理 在年度终了更换新账簿后，应将使用过的各种账簿(跨年度使用的账簿除外)按时装订整理立卷。 装订前，首先要按账户目录核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续； 然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、装订封底的顺序装订。 对活页账，要保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页并撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面和封底，装订成册。 多栏式、三栏式、数量金额式等活页账簿不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 装订好后，应在封面上填明账目的种类，编好卷号，并由会计主管人员和装订人签章。 装订后会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全，平整，并注明所属年度和账簿名称及编号，不得有折角、缺角、错页、掉页、加空白纸的现象。 会计账簿要按保管期限分别编制卷号。 二、会计档案的保管 会计档案的概念 会计档案的内容 会计档案的归档和保管 会计档案的查阅和复制 会计档案的保管期