电子邮件沟通规范和技巧.ppt

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(二)邮件格式 3、结尾签名 对方可以清楚的知道发件人信息 Email末尾加上签名档:可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,4行左右。 签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。 电子邮件签名是一个公司品牌形象的组成部分 正规公司在邮件签名(尤其是对外部联系的邮件)都有统一的格式设计,这样体现了公司品牌形象,尤其是当多个人员或者多个部门都需要与用户发生通信联系时,这种效应更加明显 (三)邮件发送对象的选择(2) 3、寻求跨部门支持的邮件(我们最常用的)部门性质决定 一般主送给寻求支持的人,抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持 4、小心使用抄送(CC)/ 密送(BCC)功能 CC是指发送给收件人的同时,也让其他一或多人收到该邮件,并且也让收件人知道这种情况 BCC的功能也差不多,区别是收件人并不知道你把该邮件发送给了其他人(当心接收方回复这封信!) 将CC人数降至最低,确认收信对象是否需要收到这封信,以免造成不必要的困扰和「垃圾」? 补充资料一 搞清楚TO,CC,BCC,FW TO,收件人,也就是要主要阅读这邮件的人放去TO; CC,相关人(即抄送),需要了解信息,你的直接主管如果是喜欢事必躬亲的,或者这件事你需要领导支持的,一定要去CC,不然你做了很多事情,领导不知道,你就是出了事也没人挺你。就算领导没时间看也没关系,别的收件人看到也是一样的效果。他如果不给你面子就等于不给你老板面子。 补充资料一 BCC,加密抄送人(即密送),放你的下属。举例来说,你需要别的部门做一件事,你要写邮件给这个部门的经理,为了得到老板支持,你又必须抄送你的老板,但这件事最终执行得怎么样,你要你的下属去跟进。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送栏,想想看,下属和领导放一起多么的不恰当,这时候加密抄送就奏效了。再口头嘱咐一句,下属就能了解事情的前因后果去帮你跟进。 交代工作给下属的时候,一定要将该做什么,什么时候要做好交代清楚,还有同一件事情要是给两个及以上的下属一起做,一定要分清楚谁做什么,否则很可能“三个和尚没水吃”。 补充资料一 FW,身为一个领导,用得最多的就是转发。每天很多事情,分轻重缓急,很多简单的事情直接可以转发给你的下属去处理。转发后加个批示 XXX,pls. follow. (请处理) 简单明了。 有些事情你无法决定,或者说超出你的权限,也需要转发给领导,请求领导批示。还有一些不是需要批示,只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发,而是仅仅写个FYI(for your information,仅供参考),领导不是你的下属,FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。 (三)邮件发送对象的选择(5) 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见,应该与发件人单独沟通,不要当着所有人的面,不停交互邮件与发件人讨论 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件 不能随便向群体邮箱发送不必要消息 全体邮箱:全体技术中心、技术支持、新元素全体员工,只有一定级别才能发送 一个人找订书机,300人中断工作来看这个信息(布拉格的有些广场应该关闭) (四)邮件内容(2) 6、保持专业 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件 7、Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确 保持你的每个段落简短不冗长 8、一次邮件交待完整信息 不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感 9、注意字体大小要适中、字体尽可能统一 如果写英文邮件,特别注意不要全用大写 (五)回复邮件的基本技巧 1、对每一份邮件都立即处理是很占用时间的,对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理,但一般不要超过24小时。 2、 如果事情复杂,你无法及时确切回复,那至少应该及时的回复说”收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复,云云”。不要让对方苦苦等待,记住:及时作出响应,哪怕只是确认一下收到了。 3、如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作 。 (五)回复邮件的基本技巧 4、进行针对性回复 你当回复邮件进行问题解答的时候,最好把相关的问题抄到回件中,然后附上答案,进行必要的阐述,让对方一次性理解,避免再反复交流,浪费资源。 5、回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件,你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼,这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字,显示出你的尊重。 6、主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复,浪费资源,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添上以下语句:“全部办妥”

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